10 Règles d'or de la gestion de projet - les nuls

Lorsque vous commencez à utiliser le Projet 2016, les expressions courantes (ou aphorismes, axiomes et préceptes) peuvent vous aider à vous rappeler les principes de base de la gestion de projet. Mets-les sur le mur de ton bureau pour que tu puisses les revoir tout au long de la journée de travail.

Rouler avec

La planification des vagues par roulement est un excellent moyen de simplifier la gestion d'un projet. Ne planifiez pas plus loin dans le futur que ce que vous pouvez raisonnablement voir - et ne planifiez pas plus en détail que logique. Quand un projet est affrété pour la première fois, vous n'avez que des dates importantes. Au fur et à mesure que vous commencez à mieux comprendre le projet, vous pouvez définir le cycle de vie du projet et les livrables clés à créer dans chacune de ses phases.

Construire le projet en phases. Commencez par les phases initiales et remplissez les tâches détaillées, les séquences, les ressources et les durées. Laissez les dernières phases à un niveau de détail élevé; De cette façon, vous aurez moins de travail à refaire sur les tâches ultérieures qui ne peuvent tout simplement pas être anticipées au début du projet. Vous aurez également moins besoin de manipuler la ligne de base de ces tâches ultérieures: Si les tâches sont trop loin dans le futur, leurs besoins en temps ne correspondront pas aux ressources que vous leur avez initialement mises de côté.

Quand il est tôt dans le jeu, évitez de vous plonger dans les détails des tâches qui sont loin dans le futur. Le projet peut vous aider à planifier vos vagues lorsque vous utilisez ces fonctionnalités du programme:

• Affichage du diagramme de réseau: Vous aide à visualiser graphiquement les phases du projet
• Chronologie: Affiche les jalons, les livrables et les phases haut niveau
• Expansion et réduction des tâches: Vous permet de masquer ou d'afficher les phases du projet

Mettez vos canards dans une rangée

Avant de commencer à créer le projet, faites vos devoirs. Si vous ne disposez pas de toutes les informations dont vous avez besoin lorsque vous vous asseyez sur l'ordinateur pour travailler avec Project, vous vous arrêterez, planifiez et courrez continuellement pour trouver l'information, ce qui n'est pas un moyen efficace de travailler.

Avant de vous asseoir pour établir un calendrier de projet, pensez aux informations suivantes:

• Vérification de la réalité des attentes de base: En fonction de votre expérience dans la gestion de projets similaires, déterminez si les livrables, budget, et le calendrier préliminaire sont dans la raison. Décidez si vous souhaitez discuter des modifications de la portée et du budget afin d'éviter un projet irréalisable dès le départ.
• Informations sur la ressource: Si la ressource est humaine, enregistrez le nom complet de la ressource, ses informations de contact, ses compétences, son coût, son planning, les conflits de synchronisation, son nom et ses coordonnées.Pour l'équipement ou les installations, trouvez sa disponibilité et son coût.
• Structure de l'équipe: Déterminez si un membre de l'équipe enregistre les progrès de tout le monde ou si toutes les ressources effectuent leur propre suivi. Décidez qui met à jour l'horaire après les modifications, qui reçoit les copies des rapports et qui a accès à l'horaire principal en ligne.
• Prévisions de gestion: Demander si la direction s'attend à recevoir des rapports de base réguliers ou un autre type de rapport. Demandez comment, et auprès de qui, obtenir l'approbation du budget à diverses étapes de la planification du projet, et demandez si des intérêts interentreprises nécessiteront des rapports ou l'approbation de plusieurs sources.
• Politiques de l'entreprise: Ces documents peuvent définir les heures de travail et les heures supplémentaires, les calendriers de vacances, les frais généraux ou les majorations de projet, et le partage (ou non) d'informations avec les clients et les fournisseurs.

Après avoir examiné les problèmes de cette liste, vous êtes prêt à vous asseoir et à commencer à entrer des informations dans un projet de projet. (Entendez-vous un écho ici?)

Attendez-vous à l'inattendu

Vous savez qu'il est là-bas - Murphy et sa loi sacrément stipulant que tout ce qui peut mal tourner se trompe. La plupart des projets, en particulier les projets plus longs et plus complexes, ne sont pas achevés à temps ou dans le budget. Votre travail en tant que chef de projet consiste à planifier aussi précisément que vous le pouvez et à faire des ajustements prudents chaque fois que quelqu'un lance une clé dans les travaux - et Project vous donne beaucoup d'outils pour le faire. Mais au-delà de toutes les fonctionnalités automatisées du Projet, vous pouvez anticiper le changement en le planifiant simplement. Le chemin critique détermine la durée du projet. Chaque gestionnaire de projet sage construit le temps de réserve d'urgence et des fonds dans ses projets. Quand un projet se termine avec une semaine de retard et 5 000 $ de plus que prévu, seul le chef de projet sait qu'il est

quatre semaines plus tard et 25 000 $ plus cher que prévu, sans réserve pour imprévus. Ajouter une provision pour imprévus avant les principaux livrables ou la fin d'une phase pour tenir compte des imprévus. Vous pouvez même ajouter une tâche de contingence et la ressource avec Murphy.

Utilisez le type de ressource de coût (plutôt qu'une ressource de travail ou de matériel) pour ajouter une quantité définie de réserve de contingence à une tâche ou à une phase.

Ne remettez pas à demain …

Bien que le logiciel de gestion de projet puisse simplifier de nombreux aspects de votre vie professionnelle, la plupart des personnes utilisant Project pour la première fois sont submergées par le temps passé à entrer et mettre à jour leurs données. Ces tâches peuvent certainement être lourdes, mais la récompense de la maîtrise des capacités de mise à jour et de génération de rapports automatisées dans Project dépasse largement le travail qu'elles subissent.

Dans la mesure du possible, importez les tâches d'Outlook ou d'Excel dans Project afin d'accélérer la saisie des données dans la phase de planification.

Effectuez le suivi aussi souvent que vous le pouvez - au moins une fois par semaine. Si vous n'avez pas la tâche de suivre les progrès d'un projet, vous pouvez vous retrouver derrière la balle proverbiale huit.Non seulement cette stratégie vous évite d'avoir à saisir une montagne de données de suivi, mais elle vous permet également - et à votre équipe - de voir l'état du projet à tout moment. De cette façon, vous pouvez rapidement repérer une catastrophe et faire des ajustements préventifs.

Déléguer, déléguer, déléguer

Évitez l'envie d'essayer de tout faire vous-même sur un projet. Bien que la création et la maintenance du fichier de projet par vous-même semblent vous donner plus de contrôle sur le résultat, voler en solo dans un projet plus vaste est presque impossible (et peut-être un travail à temps plein). Bien sûr, vous ne pouvez pas permettre à des dizaines de personnes d'apporter des modifications au plan, car vous risqueriez de perdre la trace de qui a fait quoi et quand. Cependant, suivant ces quelques pratiques simples peuvent convertir quelques doigts dans le projet tarte de nocif à utile:

Désigner une personne pour gérer toutes les données.

• La mission de cette personne est de saisir toutes les données de suivi dans le fichier maître. Divisez le projet en quelques sous-projets et affectez des personnes en qui vous avez confiance pour agir en tant que gestionnaires de ces sous-projets.
• Laissez-les gérer leur propre suivi et leurs ajustements, puis assemblez ces projets dans un projet principal afin de pouvoir surveiller l'état général. Définir des procédures uniformes pour l'équipe à l'avant.
• Ne laissez pas un membre de l'équipe signaler l'heure sur une feuille de notes inter-services, un autre vous enverra ses progrès par courriel, et d'autres enregistreront leurs heures de travail dans la feuille de temps, bon gré mal gré. Élaborez une stratégie qui utilise les fonctionnalités du projet pour communiquer de manière cohérente. Vous pouvez suivre les progrès à un niveau élevé, tels que 25%, 50%, 75% et 100%.

Documentez

La plupart des gens ont entendu l'avertissement de gestion de projet «couvrez vos hypothèses» et Project vous aide à le faire facilement. Utilisez ces fonctions pour documenter les détails du projet:

Zone notes:

• Utilisez-le pour les tâches et les ressources afin de créer un enregistrement des informations d'arrière-plan, des modifications ou des problèmes particuliers. Rapports:
• Personnalisez-les pour intégrer toutes les informations pertinentes et aider à documenter les tendances et les changements. Rapports visuels:
• Utilisez cette nouvelle fonctionnalité pour peindre l'image du statut du projet pour les parties prenantes orientées visuellement. Enregistrez plusieurs versions du projet, en particulier si vous modifiez la référence dans les versions ultérieures. De cette façon, vous avez un enregistrement de chaque étape de la planification du projet de se référer à des questions qui surgissent sur la route.

Gardez l'équipe dans la boucle

Suivez ces méthodes pour garder les canaux de communication ouverts:

Utilisez les fonctionnalités du projet qui s'intègrent à Outlook ou à d'autres programmes de messagerie.

• Utilisez-les pour envoyer des fichiers de projet ou d'autres types de communications. Mettre à jour le plan de gestion des communications.
• Document qui a besoin de quelle information, quand et à quelle fréquence. Passez en revue les progrès réalisés avec les membres de l'équipe en vous rencontrant régulièrement en personne, par téléphone ou via un logiciel de réunion.
• Assurez-vous que tous les membres de l'équipe disposent de la dernière version du calendrier du projet pour se référer à ces réunions. Afficher le code de structure de répartition du travail (WBS) sur les rapports.
• Ensuite, vous pouvez facilement vous référer à des tâches spécifiques dans de grands projets sans confusion. Mesurer le succès

Lorsque vous commencez le projet, vous devez avoir une idée de ce qui constitue un succès, et vous devez savoir comment mesurer ce succès. Vous avez entendu celui-ci: «Vous pouvez avoir le livrable à temps, sur le budget, ou bien. Choisissez deux. "Le succès peut impliquer atteindre de nombreux objectifs, tels que

Satisfaction du client

• Satisfaction de la direction
• Contraintes budgétaires de la réunion
• Être à l'heure
• Pour déterminer comment mesurer le succès, posez ces questions: > Le succès dans la budgétisation signifie-t-il ne pas dépasser les estimations initiales de plus de 10%?

Le projet sera-t-il considéré à temps si vous y travaillez le nombre estimé de semaines moins une période de deux mois pendant laquelle vous étiez en grève pour une grève syndicale ou est-ce que le temps de travail total est moins important que l'échéance?

• Comment allez-vous mesurer la satisfaction de vos clients?
• Un lancement de produit réussi comporte-t-il des chiffres de ventes élevés après le lancement ou le projet a-t-il réussi simplement parce que vous l'avez déplacé?
• Placez des jalons dans le projet qui reflètent la réussite de chaque type de succès. Lorsque vous en atteignez un, vous pouvez tapoter votre équipe sur le dos. Savoir à quoi ressemble le succès vous aide à motiver votre équipe pour y arriver.
• Maintenir une stratégie flexible

Les choses se passent. Il n'y a jamais eu de projet qui ne nécessitait pas d'aménagements pour des surprises en cours de route. La marque d'un bon chef de projet est qu'elle est attentive à ces changements et fait des ajustements pour les traiter rapidement.

Faire des ajustements pour tenir compte des mauvaises nouvelles n'est pas facile; en fait, il peut être vraiment difficile de livrer de mauvaises nouvelles. Cependant, éviter un problème dans le projet et espérer qu'il va simplement disparaître a la mauvaise habitude de faire boule de neige dans un problème encore pire. Les outils suivants peuvent vous aider à rester à l'affût des modifications et à apporter des modifications:

L'option Contour de travail peut vous aider à modifier le contour du travail pour charger, charger ou modifier la répartition du travail sur la durée de la tâche.

Utilisez l'inspecteur de tâches pour voir ce qui motive une tâche. Vous pouvez rechercher des options telles que l'ajout de ressources, la révision des relations de dépendance de tâche et l'utilisation de la réserve.

• Activez la mise en forme du chemin critique pour voir le chemin critique du projet et suivre le relâchement. Ajuster les tâches pour utiliser efficacement leur jeu peut vous tenir au courant en cas de crise.
• Apprenez de vos erreurs
• Un des grands cadeaux que Project vous offre est la capacité de regarder en arrière après avoir terminé un projet pour apprendre de vos erreurs. Vous pouvez consulter l'horaire original, et chaque version après, pour voir comment vous avez estimé le temps et l'argent, puis déterminer comment le faire mieux.

En utilisant les enregistrements du projet, vous pouvez repérer les tendances pour savoir, par exemple, où vous manquez toujours de timing, ou pourquoi vous accordez toujours trop peu de temps pour les études de marché et beaucoup trop de temps pour les questions et réponses.Peut-être que vous oubliez toujours de prévoir une aide temporaire pendant les périodes de pointe, ou vous arrivez trop tôt, lorsque vous n'avez besoin que de quelques personnes.

Utilisez la richesse de l'information contenue dans les calendriers du projet pour vous renseigner sur vos propres forces et faiblesses en tant que planificateur de projet et gestionnaire et pour améliorer vos compétences dans chaque projet que vous entreprenez.