10 Pièges de gestion de projet et comment les éviter avec Project 2016 - mannequins

Gérer un projet est difficile. La portée, les ressources, les attentes, les calendriers et les budgets changent constamment. Bien que Project 2016 puisse vous aider avec les mécanismes d'organisation, de planification et de suivi d'un projet, il ne peut pas vous aider à éviter tous les pièges dans la gestion de projet. Voici un aperçu des dix pièges les plus courants et des conseils pour les éviter.

Commencer trop petit

Pour commencer du bon pied dans un nouveau projet, commencez par réfléchir sur la grande image et descendez systématiquement dans les détails. Vous devez comprendre le but, les objectifs et l'importance stratégique du projet avant de vous lancer dans les tâches détaillées nécessaires à la réalisation du projet.

Commencez par poser les questions suivantes: Le projet doit-il être organisé par livrable? Par phase? Par la géographie? Par type de technologie? Réfléchissez aux implications de l'organisation de votre projet de chacune de ces façons.

Lorsque vous déterminez comment vous souhaitez organiser le projet, vous pouvez commencer votre structure de répartition du travail (WBS). Si vous décidez d'organiser votre projet par phase, chaque phase du projet est reflétée dans le niveau supérieur du WBS; Si vous décidez que les livrables sont une meilleure façon d'organiser le projet, ce sont les meilleurs. Lorsque votre niveau supérieur est établi, vous pouvez commencer à décomposer le niveau supérieur en lots de travail plus détaillés et des lots de travaux en tâches.

Ne pas couvrir vos hypothèses

Vous ne pouviez pas planifier un projet sans certaines hypothèses. Faire des suppositions n'est pas un problème, mais croire que d'autres personnes connaissent - ou même partagent - vos hypothèses est un problème.

Chaque fois que vous démarrez un nouveau projet, créez un journal des hypothèses, soit dans une feuille de calcul Excel, soit sous forme de tableau Word. Documentez l'hypothèse, spécifiez la date limite pour la valider et ajoutez un champ pour les commentaires. C'est très simple, mais cela garantit que tout le monde fonctionne selon les mêmes hypothèses.

Collez l'hypothèse dans la section Notes des tâches affectées par l'hypothèse.

Traiter votre projet comme le seul VIP (projet très important)

Votre projet est important pour vous; en fait, c'est peut-être l'aspect le plus important de votre travail. Cependant, ce n'est peut-être pas aussi important pour tout le monde. Si vous travaillez dans une organisation qui a de nombreux projets en cours, le vôtre n'est probablement pas la priorité numéro un. Chaque fois que des ressources sont retirées de votre projet pour aider une autre personne, il suffit de retourner à l'horaire et de réviser votre plan pour terminer le travail.Vous devrez peut-être réviser la référence ou même en créer une nouvelle.

Croire que la disponibilité est un ensemble de compétences

Lorsque vous travaillez en profondeur au sein du projet et que vous tentez d'équilibrer la disponibilité des ressources avec le travail à effectuer, la stratégie la plus simple consiste à rechercher le premier non attribué ou sous-estimé. alloué, ressourcez et assignez cette personne à une tâche. Le problème est que la ressource non allouée peut ne pas avoir les compétences pour faire le travail. Par exemple, la position d'un employé dans le département informatique ne garantit pas, ou même n'implique pas, qu'il peut construire une base de données ou concevoir un système. Identifier les compétences nécessaires pour terminer le travail et identifier les ensembles de compétences des ressources disponibles. Vous devrez peut-être même identifier les niveaux de compétence , tels que le niveau d'entrée, le niveau intermédiaire et l'expert.

Abonnement au mythe des ressources illimitées

Si vous ne calculez pas l'effort et la durée de chaque tâche, vous courez le risque d'attribuer trop de travail à une seule ressource. Dans la plupart des cas, les ressources ne sont pas dédiées aux projets à temps plein. De nombreuses ressources fonctionnent dans une organisation matricielle : elles travaillent sur plusieurs projets ou effectuent des travaux de projet.

Si vous ne déterminez pas combien de temps les ressources doivent consacrer au projet et nivelez le travail en conséquence, vous êtes confronté à une surprise désagréable lorsque le projet est retardé car ses ressources ne sont pas dédiées à 100% ou parce que vous les avez trop affectées.

S'appuyant sur des estimations irréalistes

En tant que chef de projet, vous comptez sur les membres de l'équipe pour fournir des estimations précises des coûts et de la durée de leur travail. Après tout, vous ne pouvez pas être un expert en la matière dans tous les domaines. Cependant, étant donné que vous êtes toujours responsable du calendrier et du budget que vous développez, vous devez comprendre comment les estimations ont été élaborées, puis vérifier la méthode d'estimation appropriée.

Dans la section Notes, documentez la base des estimations et les hypothèses utilisées pour élaborer une estimation afin de suivre les variables associées à l'estimation.

Oublier de se préparer à la loi de Murphy

Un chef de projet a une attitude volontaire. Être dans le métier de résoudre des problèmes et de livrer des résultats, cependant, ne signifie pas que vous pouvez vous permettre d'être aveuglément optimiste sur les projets. Le respect des délais et du budget dépend en partie de la constitution d'une provision pour imprévus pour le calendrier et le budget. Vous pouvez établir une réserve pour des tâches individuelles qui sont intrinsèquement risquées et définir une réserve de projet globale. Pour les projets plus simples, une réserve de 10% est suffisante. Pour la technologie de pointe, vous pouvez avoir besoin d'une réserve de 50% ou plus.

Succombant à la folie des réunions

L'obstacle numéro un à l'accomplissement des tâches est sans aucun doute la réunion. Vous pouvez vous rappeler des jours de travail où vous avez bousculé d'une réunion à l'autre, pour arriver à la fin de la journée et vous rendre compte que vous n'avez pas terminé votre travail. Vous n'avez probablement pas besoin d'assister à toutes ces réunions. Et si au moins ils avaient été courus plus efficacement, ils auraient pu conclure dans la moitié du temps.

Arrêtez la folie de la réunion! Programmer des réunions - même des réunions statutaires hebdomadaires - seulement si nécessaire. Expérimentez en tenant des réunions d'équipe toutes les deux semaines ou en organisant des rencontres individuelles avec les membres de l'équipe. Si un sujet spécifique à l'ordre du jour nécessite la contribution d'un intervenant, invitez cette personne à assister seulement à cette partie de la réunion et ensuite soyez excusé pour retourner au travail.

Oublier que c'est seulement un modèle

Une fois que vous savez comment créer un planning efficace en utilisant Project, ne confondez pas le planning avec la réalité. Le calendrier est simplement un modèle de la réalité, compte tenu de l'information disponible à ce moment-là. L'information, les hypothèses, les estimations et les ressources changent tous; les risques et les problèmes sont omniprésents; et bien sûr, la portée du projet change. Dès que vous avez défini le projet, il est probablement dépassé.

Faites de votre mieux pour mettre à jour le modèle avec les dernières informations, mais n'oubliez pas que la simple planification d'un événement ne garantit pas qu'il se produira.

S'appuyer sur des miracles

Si vous ne parvenez pas à déterminer comment respecter les délais, compte tenu des ressources et des informations que vous saisissez dans Project, il est peu probable que vous ayez respecté cette échéance. En fait, Project peut vous aider à communiquer les problèmes inhérents à une date de livraison agressive. Vous pouvez montrer le calendrier aux parties prenantes et leur demander de vous aider à déterminer comment accélérer l'exécution des tâches. Dans certains cas, les parties prenantes peuvent fournir des informations pertinentes qui vous aident à terminer plus tôt; dans d'autres cas, cependant, ils veulent que le projet soit réalisé à une date précise, mais il n'y a aucun moyen raisonnable de respecter la date d'échéance.

Lorsque vous êtes confronté à un délai irréaliste, répondez-y du mieux que vous le pouvez. Si le délai est simplement impossible, reconnaissez-le. Vous pouvez utiliser Project pour rechercher des approches alternatives pour atteindre les livrables du projet - même si vous ne pouvez pas l'utiliser pour compresser le temps.