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Les flux de travail d'approbation dans SharePoint 2010 peuvent superposer des fonctions supplémentaires à Content Approval ou des workflows d'approbation peuvent fonctionner seuls. Le flux de travail d'approbation en lui-même n'affecte pas les personnes autorisées à voir les éléments Brouillon et, contrairement à l'approbation du contenu, ne contrôle pas les autorisations d'élément.
Le workflow d'approbation crée une tâche et une notification par e-mail pour chaque approbateur lorsque le flux de travail est lancé. Par exemple, il peut être utile pour attirer l'attention des personnes qui examinent des documents, mais qui ne consacrent pas beaucoup de temps à la liste / bibliothèque.
Si vous êtes un approbateur pour un élément, procédez comme suit pour répondre à une demande d'approbation:
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Passez en revue l'élément en utilisant le lien dans la demande par e-mail ou en accédant directement à l'élément dans la bibliothèque.
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Entrez des commentaires dans la zone de texte Vos commentaires.
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Cliquez sur un bouton pour indiquer ce que vous voulez faire avec cet objet:
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Cliquez sur le bouton Approuver pour approuver l'article. Si vous approuvez l'élément et qu'il n'y a pas d'autres approbateurs, la tâche est marquée Terminé et le résultat est Approuvé. S'il existe d'autres approbateurs, la tâche est affectée à l'approbateur suivant de la liste, le cas échéant, et le demandeur est notifié. L'historique des versions de tâches est mis à jour.
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Cliquez sur le bouton Rejeter pour le rejeter. Si vous rejetez l'élément, la tâche est marquée Terminé et le résultat est Rejeté.
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Cliquez sur le bouton Annuler pour annuler cette tâche.
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Cliquez sur le bouton Demander une modification pour indiquer que d'autres modifications sont nécessaires. La fenêtre Tâche du flux de travail s'affiche.
Entrez le nom de la personne que vous souhaitez modifier dans la zone de texte Demander une modification, une description de votre requête dans la zone de texte Votre requête, la durée de la tâche (le cas échéant) dans la Durée des tâches série, et sélectionnez une unité de temps dans la liste déroulante Durée Unités, puis cliquez sur le bouton Envoyer.
Une nouvelle tâche est créée pour la personne que vous avez spécifiée et votre statut de tâche est marqué Terminé.
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Cliquez sur le bouton Réaffecter une tâche pour demander à quelqu'un d'autre d'approuver l'élément. Si vous réaffectez la tâche, vous êtes invité à entrer le nom de la personne à laquelle elle doit être réaffectée. Une nouvelle tâche est créée et votre tâche est Complète mais le statut est Délégué.
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Le demandeur est notifié chaque fois que la tâche est mise à jour.
Ne confondez pas le statut avec le résultat. L'état indique simplement si la tâche de flux de travail est active ou terminée. Le résultat est ce qui vous indique si l'objet a vraiment passé le test et a été approuvé.Que l'élément ait été approuvé ou rejeté, l'état de la tâche est marqué comme terminé lorsque le dernier approbateur l'a approuvé ou rejeté. Cependant, le résultat de la tâche indique si l'élément a été approuvé ou rejeté.
Vous pouvez également répondre à une demande d'approbation en accédant aux éléments à l'aide des Actions du site → Contenu et structure du site, repérer l'élément dans la hiérarchie du site, puis utiliser le menu contextuel de l'élément pour sélectionner une option Approbation. Vous pouvez également modifier la tâche à partir d'Outlook ou de la liste des tâches SharePoint.
