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Le ruban dans SharePoint 2010 affiche plusieurs des mêmes actions de document que le menu Edition. L'un des avantages de l'utilisation du ruban est que vous pouvez l'utiliser pour effectuer des actions sur plusieurs documents à la fois. Par exemple, disons que vous voulez vérifier trois documents en même temps.
Voici comment procéder avec le ruban:
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Dans la bibliothèque de documents, cochez la case en regard de chaque document que vous voulez extraire.
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Cliquez sur le bouton Extraire dans l'onglet Documents du ruban SharePoint.
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Cliquez sur OK à l'invite de confirmation.
Les documents sont extraits.
Vous pouvez également utiliser le menu Edition d'un document pour accéder à la commande de menu Extraire.
Extraire - et son homologue, l'enregistrement - est juste une bonne étiquette de bibliothèque de documents. Quelle meilleure façon de faire savoir aux autres que vous apportez des modifications à un document qu'en le vérifiant? Extraire un document définit l'indicateur Sortie sur Oui et stocke le nom de la personne qui a extrait le document.
De manière générale, vérifiez tout document que vous avez l'intention d'éditer pendant plus de cinq minutes. En d'autres termes, si vous devez faire plus que simplement modifier un mot mal orthographié ou mettre à jour la date dans un pied de page, consultez le document. Bien sûr, n'oubliez pas de vérifier les documents lorsque vos modifications sont terminées.
L'une des raisons d'utiliser SharePoint Workspace (anciennement connu sous le nom Microsoft Groove) pour accéder aux documents dans les bibliothèques de documents SharePoint est que vous pouvez travailler hors connexion avec les documents, apporter des modifications et synchroniser ces modifications. Il est beaucoup plus facile de se rappeler de synchroniser SharePoint Workspace au début et à la fin de chaque journée que de se rappeler de vérifier et d'archiver des documents.
Lorsque vous extrayez un seul document à la fois, SharePoint 2010 vous invite à enregistrer le document dans votre dossier Brouillons locaux. Suivez ces étapes pour voir par vous-même:
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Dans une bibliothèque de documents, passez la souris sur la colonne Nom du document que vous souhaitez extraire.
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Lorsque la flèche apparaît, cliquez dessus pour afficher le menu Edition du document et choisissez Extraire.
SharePoint affiche l'invite d'extraction.
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Acceptez la valeur par défaut pour Utiliser mon dossier brouillon local en cliquant sur OK.
Le document est extrait et téléchargé sur votre disque dur local.
À moins que votre administrateur n'ait modifié l'emplacement, votre dossier local de brouillons peut être trouvé dans C: users% username% documentssharepoint brouillons.
Pour ouvrir le document que vous venez d'extraire et de télécharger, vous devez accéder à votre dossier Brouillons locaux avec l'Explorateur Windows, puis ouvrir le fichier.La plupart des gens ne veulent pas s'embêter avec cette étape supplémentaire.
Lorsque vous extrayez un document, s'il se trouve dans une application compatible Windows (telle que Word), vous recevez un message vous permettant de spécifier si vous souhaitez extraire le document dans votre dossier Brouillons locaux. Généralement, vous souhaitez sélectionner l'option Utiliser mon dossier Brouillons locaux car il crée un fichier temporaire sur votre disque dur et vous permet de modifier le fichier extrait même lorsque vous êtes hors connexion.
En choisissant de ne pas utiliser votre dossier local de brouillons, le fichier s'ouvrira à partir du serveur SharePoint. Cela peut entraîner le blocage de votre système et ne pas répondre, car il doit attendre que vos modifications transitent par le réseau vers le serveur. Si vous perdez votre connexion réseau, vous risquez de perdre les modifications apportées à votre document.
Téléchargez une copie locale du fichier lorsque vous apportez des modifications. Vous pouvez utiliser votre dossier de brouillons local, SharePoint Workspace ou télécharger manuellement le fichier et le télécharger à nouveau lorsque vous avez terminé d'apporter des modifications.
Les documents extraits sont accompagnés d'une flèche dans l'icône du type de document. Comme indiqué ici, l'élément du bas est extrait, tandis que les deux premiers ne le sont pas.
Si vous souhaitez voir qui a extrait un document, vous devez afficher la colonne Extraction vers dans la bibliothèque de documents.
Pour archiver un document après avoir effectué vos modifications, vous pouvez répéter les étapes précédentes pour extraire le document, uniquement à l'étape 2, choisir l'option Archiver dans le menu Edition du document ou cliquer sur le bouton dans l'onglet Document du ruban.
Si vous changez d'avis et que vous voulez prétendre que l'extraction n'a jamais eu lieu, vous pouvez cliquer sur le bouton Discard Check Out au lieu de vérifier le document. Cela peut être utile si vous avez accidentellement vérifié le mauvais document.
