Vidéo: SharePoint - Bibliothèques de documents 2025
Les bibliothèques de documents SharePoint 2010 vous permettent de stocker et de partager des fichiers en toute sécurité et ajoutent des fonctionnalités telles que workflow (les processus qui permettent aux utilisateurs de modifier, de commenter et d'approuver les documents) et les historiques de versions (ce qui est arrivé à un fichier et qui a fait quoi).
Et bien que les partages de fichiers vous donnent un chemin à travers les dossiers vers votre document, les bibliothèques de documents SharePoint vous donnent d'autres chemins pour exposer le contenu. Vous pouvez accéder aux documents directement via le navigateur, vous pouvez les faire exploser dans les composants WebPart et les trier et les filtrer avec leurs métadonnées et types de contenu. Et avec les bibliothèques de documents, vous pouvez exposer les fichiers par leur titre, pas seulement leur nom de fichier.
Les bibliothèques de documents vous offrent également de multiples possibilités de saisie de documents. Vous pouvez enregistrer un document avec l'URL de la bibliothèque de documents, mais vous pouvez également envoyer des documents par e-mail aux bibliothèques de documents ou les faire glisser depuis l'Explorateur Windows. Et vous pouvez créer des documents directement dans leurs bibliothèques de documents.
Si vous effectuez une recherche sur un partage de fichiers, vous pouvez potentiellement récupérer des résultats sur des documents pour lesquels vous n'avez pas les autorisations nécessaires; SharePoint, d'autre part, permet aux résultats d'être sécurisés afin que si vous ne pouvez pas y accéder, vous ne pouvez même pas le voir dans vos résultats de recherche.
Tout dans SharePoint est une liste. Une bibliothèque de documents est juste un type particulier de liste. Bien que la plupart des autres listes SharePoint soient organisées autour de choses définies principalement par leurs métadonnées, les bibliothèques de documents sont organisées autour de fichiers qui existent séparément et sont décrits par leurs métadonnées.
Une bibliothèque de documents ne doit pas seulement contenir des fichiers Microsoft Word. Les bibliothèques de documents peuvent contenir plusieurs types de fichiers, notamment les fichiers Excel, PDF et Visio. Même les pages Web sont stockées dans des bibliothèques de documents.
Les bibliothèques de documents ajoutent la possibilité de trouver vos documents. Contrairement à un partage de fichiers, qui traite les fichiers comme des objets distincts, les bibliothèques de documents traitent les documents comme du contenu et vous permettent d'associer certaines informations ( métadonnées ) aux ensembles de documents. Cela signifie que les documents peuvent être trouvés sur la base des similitudes décrites par les métadonnées, et pas seulement par les options de recherche que vous avez sur un partage de fichiers.
Vous pourriez vous demander pourquoi laisser vos documents sur un lecteur réseau partagé n'est pas plus simple que d'utiliser une bibliothèque de documents dans SharePoint 2010. La raison la plus convaincante est que SharePoint offre de nombreuses façons d'organiser vos documents, tels que
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Les bibliothèques fournissent une adresse Web unique pour accéder à un groupe de documents. Les bibliothèques de documents permettent d'appliquer la sécurité à des groupes de documents connexes et, grâce au découpage de sécurité, empêchent les utilisateurs non autorisés de les voir dans les résultats de recherche.
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Les propriétés du document permettent de créer plusieurs vues des mêmes documents.
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Les dossiers permettent de regrouper un sous-ensemble de documents en fonction des exigences d'autorisation.
