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Parmi les fonctionnalités de Microsoft Project traitant des ressources, un gros morceau est utilisé pour repérer l'allocation de ressources. Incrémentation est un calcul impliquant le calendrier et la disponibilité de la ressource.
Alors, pensez à Monica Melendez, une ingénieure qui travaille huit heures par jour selon son calendrier. Monica est affectée à la tâche Rédaction du rapport final à 50% de sa disponibilité et à la tâche Création de spécifications de conception - qui se produit en même temps que la tâche de rapport - à 100% sa disponibilité. Monica travaille maintenant à 150% de sa disponibilité, soit 12 heures par jour. La pauvre Monica est surbookée.
Par défaut, une ressource est affectée à une tâche à 100% de disponibilité, mais vous pouvez la modifier si vous savez que quelqu'un sera occupé avec plusieurs tâches et ne mettra probablement qu'une partie de son temps au cours d'une tâche.
Définition de la disponibilité
La disponibilité est plus facile à estimer pour certains que pour d'autres. Il est peu probable qu'un gestionnaire consacre toute une journée à une seule tâche car il doit traiter avec toutes les personnes qui lui rendent compte, signer des autorisations, se rendre à des réunions concernant divers projets, travailler sur des budgets, etc. Avec un travailleur de la production, il peut être plus simple de fixer la disponibilité à une seule tâche: Si un travail de fabrication passe par la ligne pendant trois jours et que cette personne travaille sur la ligne pendant tout ce temps, il est plus proche de la marque il ou elle travaille à temps plein sur cette tâche.
Une grosse erreur que les nouveaux utilisateurs du projet font est de micro-penser la disponibilité. Bien sûr, personne ne consacre huit heures par jour à une seule tâche dans un projet. Les gens passent une partie de leurs journées à lire des courriels sur les vacances de l'entreprise, à discuter avec des collègues et à répondre à des appels téléphoniques sur des sujets non liés au projet. Une ressource peut passer sept heures sur une tâche un jour mais seulement trois le lendemain. Ne vous attardez pas sur un calendrier de ressources au jour le jour pour estimer la disponibilité. Si sur la durée de vie d'une tâche , la personne y est plutôt dévouée, la disponibilité à 100% est un bon paramètre. Si cette personne consacre seulement cinq jours de travail à une tâche de dix jours, qu'elle travaille quatre heures par jour pendant dix jours ou cinq jours complets à n'importe quel moment, c'est une disponibilité de 50%. N'oubliez pas que le paramètre de disponibilité est là pour vous aider à repérer une surréservation d'une ressource qui pourrait fonctionner sur plusieurs tâches en même temps dans un planning de projet.
Pour définir la disponibilité des ressources, procédez comme suit:
1.Affichez la vue de la feuille de ressources.
2. Double-cliquez sur une ressource.
L'onglet Général de la boîte de dialogue Informations sur la ressource apparaît, comme illustré dans la Figure 1.
3. Dans la colonne Unités (dans la zone Disponibilité des ressources), cliquez sur les flèches pour augmenter ou réduire la disponibilité par incréments de 50% ou tapez un nombre.
Par exemple, tapez 33 pour une ressource disponible un tiers du temps, ou 400% pour un pool de quatre ressources disponibles à temps plein. L'entrée la plus courante ici est 100% pour une seule ressource travaillant à temps plein sur la tâche.
4. Cliquez sur OK pour enregistrer le paramètre.
Quand une ressource va et vient
En plus d'être disponible seulement pendant un certain temps sur n'importe quelle tâche, une ressource peut être disponible seulement pendant une certaine période pendant la vie de la tâche. Un autre scénario peut être une ressource disponible à mi-temps pendant les premiers jours de la tâche, puis à plein temps pour le reste de la tâche. Dans ce cas, vous entrez une plage de dates dans les colonnes Available From et Available To de la zone Disponibilité des ressources de la boîte de dialogue Informations sur la ressource (voir Figure 1) pour spécifier la disponibilité variable.
