Pour déterminer comment SharePoint 2003 ajoute la valeur commerciale - les nuls

Si vous êtes en train de changer d'implémentation de SharePoint, poursuivez votre lecture pour savoir de quelle manière cet outil de création de site peut ajouter de la valeur Entreprise.

La recherche peut vous coûter

Tout ce temps que vos employés consacrent à la recherche de formulaires, de fichiers et de numéros de téléphone s'additionne. Sans parler du temps passé par vos employés à la recherche de la dernière version d'une image de marque ou de la politique de l'entreprise concernant, par exemple, les appels téléphoniques personnels sur les téléphones portables fournis par l'entreprise. Gardez vos employés à leur bureau et travaillez en utilisant SharePoint pour fournir les informations de référence dont ils ont besoin.

Le libre-service permet d'économiser de l'argent

Votre organisation peut économiser de l'argent en ne reproduisant et en distribuant pas de documents papier tels que des brochures et des présentations pour une distribution interne. L'envoi de copies papier est coûteux et inutile. Vous pouvez envoyer des copies électroniques par courrier électronique, mais vous devrez alors taxer votre serveur de messagerie et charger les destinataires de décider si (et où) enregistrer le fichier joint.

Ignorez tout cela et utilisez SharePoint pour stocker et distribuer des versions électroniques de vos documents:

• Utilisez les bibliothèques de documents, d'images et de formulaires pour stocker les versions électroniques de vos fichiers.
• Envoyer un lien hypertexte vers le fichier par e-mail.
• Créez une liste sur la page d'accueil du portail, en annonçant tous les documents attendus depuis longtemps, tels que le plan marketing de l'année prochaine.

En envoyant un lien hypertexte vers un fichier stocké dans une bibliothèque SharePoint, vos employés n'ont pas à s'inquiéter de l'endroit où enregistrer le fichier électronique ou papier. Ils peuvent ajouter le lien hypertexte à leurs listes personnelles de liens hypertexte dans Mon site. La prochaine fois qu'ils voudront se rappeler la présentation du séminaire de vente du trimestre dernier, il ne doit pas être plus loin que la page Mon site.

Relier vos îles

La structure d'une entreprise se prête souvent à la création d'îlots d'information. Malheureusement, c'est souvent cette structure même qui nuit à la productivité de vos employés ou entrave leur satisfaction à l'égard d'un client. Au lieu de visualiser une entreprise en fonction de ses départements fonctionnels (tels que Marketing et Comptabilité), utilisez SharePoint pour connecter les îlots et briser les chaînes de votre structure de reporting formelle. Voici comment les fonctionnalités de SharePoint aident à faire le travail:

• Flexibilité de l'équipe: Vous pouvez utiliser les sites d'équipe pour créer un espace de travail désigné pour une équipe indépendamment de l'emplacement physique des membres de l'équipe ou
• Collaboration centrée sur les documents: Vous pouvez autoriser les employés à collaborer autour d'un document, tel qu'un manuel de stratégie de ressources humaines mis à jour, à l'aide d'un espace de travail de document.
• Espace de travail Home Sweet Meeting: Vous pouvez utiliser les espaces de travail Meeting pour gérer des réunions (individuellement ou en série) avec une place centrale pour tous les participants, agendas et éléments d'action associés.
• Vues du processus métier: Vous pouvez mettre en évidence vos processus métier en les plaçant sur un site d'équipe pour que toute l'entreprise ou l'équipe puisse les voir et les utiliser.
• Formaliser l'informel: Vous présentez vos services dans vos départements et intégrez des feuilles de calcul, des stratégies et des formulaires dans SharePoint.

Envoyer un message unifié

Utilisez le portail pour communiquer à vos employés une vision commune de votre entreprise grâce aux éléments suivants:

• Page d'accueil: Communiquez la valeur d'un message, tel que la vision de l'entreprise déclaration, en plaçant le droit sur la page d'accueil du portail pour tout le monde à voir.
• Navigation: Utilisez les fonctions de navigation de votre portail pour diriger les employés vers des informations sur les produits et les promotions.
• Inscriptions: Utilisez les listes - les liens et les annonces - de votre portail pour attirer l'attention des employés sur les sites internes de l'équipe et sur les nouvelles de l'entreprise que vous voulez qu'ils remarquent.
• Audiences: Cibler des groupes d'employés, tels que les superviseurs ou tous les membres du service client, avec des listes qui renforcent un message, telles que la valeur de la vente incitative.
• Look and feel: Utilisez les couleurs et l'image de marque de votre portail pour transformer votre portail SharePoint d'un logiciel impersonnel en la source pour les informations internes de l'entreprise.

Créer un sentiment d'appartenance à la communauté

Utilisez SharePoint pour informer vos employés sur les annonces de nouveaux employés et de nouveaux employés. Vous ou vos employés pouvez même utiliser SharePoint pour créer un covoiturage ou trouver un copain de déjeuner.

Réduire le coût des systèmes d'information

Imaginez réduire le nombre de solutions ministérielles locales qui utilisent des tableurs et des bases de données Access. En les remplaçant par des listes et des bibliothèques dans SharePoint, vous obtenez des améliorations immédiates:

• Facilité d'administration: Vos solutions métier spécifiques seront plus cohérentes - ce qui les rendra plus faciles à administrer, supporter, sauvegarder et restaurer que des dizaines de solutions uniques concoctées par des jockeys tableurs.
• Accessibilité, portabilité et réutilisabilité: Les données stockées dans les listes et les bibliothèques de SharePoint sont enregistrées dans une base de données SQL Server. Les informations importantes ne sont pas stockées dans une feuille de calcul utilisée uniquement par un département.
• Sécurité renforcée: SharePoint fournit un modèle intégré pour la sécurité et les autorisations qui s'appuie sur votre investissement existant dans Active Directory. Mieux encore, vos départements peuvent utiliser ce modèle pour gérer qui a accès à quoi - sans appeler le service d'assistance.
• Possibilité d'éliminer les clients Office: En utilisant des listes et des bibliothèques dans SharePoint, vous n'avez pas besoin d'avoir des applications Office comme Excel installées sur toutes vos machines clientes.Les gens peuvent utiliser le navigateur pour rechercher des données (ou ajouter des données à une liste) dans SharePoint. Cette liste peut même être liée à une feuille de calcul qui se met à jour pendant qu'un autre utilisateur ajoute des données en utilisant le navigateur.
• Planification simplifiée: En regroupant tout ce contenu sous un même toit et sur le radar, votre planification de la capacité est grandement simplifiée.
• Aide à la formation: Parce que SharePoint offre un aspect cohérent, l'entraînement est plus facile.