Comment devenir Resource-Full dans Project 2013 - dummies

Après avoir créé et organisé les tâches de votre projet, l'étape suivante consiste généralement à créer ses ressources. Cependant, avant de créer des ressources dans Project 2013, vous devez comprendre comment elles affectent votre projet.

Comprendre les ressources

Tout d'abord, une ressource est un atout qui aide à réaliser un projet, qu'il s'agisse d'une personne, d'un équipement, d'un matériel ou d'une fourniture. Un aspect de la gestion efficace des ressources consiste à gérer le flux de travail de toute ressource dont la disponibilité en temps est limitée pour votre projet. Lorsque vous créez des ressources, vous indiquez leur disponibilité en heures ou en jours de la semaine.

Par exemple, une personne peut être disponible 50% du temps, ou 20 heures dans la semaine de travail standard de 40 heures, tandis qu'une autre peut être disponible à plein temps (40 heures). Lorsque vous affectez ces types de ressources à votre projet, vous pouvez utiliser différentes vues, rapports et outils pour voir si une ressource est surbookée à un moment donné du projet.

Vous pouvez également voir si les gens sont assis autour, en tournant leurs pouces, quand ils peuvent être disponibles pour aider à une autre tâche. Vous pouvez même comptabiliser les ressources qui fonctionnent sur plusieurs projets dans votre organisation et vous assurer qu'elles sont utilisées efficacement.

Un autre aspect de l'utilisation efficace des ressources consiste à comprendre comment le nombre de ressources que vous affectez à une tâche affecte la durée de cette tâche. En d'autres termes, si vous avez une certaine quantité de travail à effectuer, mais peu de gens pour faire ce travail, une tâche typique prend plus de temps à finir que si des tas de gens sont disponibles.

Le type de tâche détermine si la durée d'une tâche change en fonction du nombre de ressources qui lui sont affectées.

Enfin, les ressources ajoutent des coûts à un projet. Pour comptabiliser les coûts dans votre projet - par exemple, une personne qui travaille plusieurs heures sur une tâche, les ordinateurs que vous devez acheter ou les services qui exigent des frais - vous devez créer des ressources et les affecter à une ou plusieurs tâches.

Types de ressources: Travail, matériel et coût

Aux fins de la planification des ressources, le projet ne reconnaît que ces trois types de ressources:

• Travail: Cette personne, comme programmeur ou plombier, peut être réaffecté mais non épuisé. Les ressources de travail sont affectées à des tâches pour accomplir le travail.

• Matériel: Le matériel a un coût unitaire et ne consomme pas d'heures de travail, mais il peut être épuisé. Les exemples de coûts de matériaux sont l'acier, le bois et les livres.

• Coût: L'utilisation d'une ressource de coût vous permet de spécifier le coût applicable, tel que les frais de déplacement ou d'expédition, chaque fois que vous utilisez la ressource.

Le choix du type de ressource à utiliser lors de l'ajout d'un fournisseur externe ou d'une ressource d'équipement au projet peut s'avérer difficile. Si vous souhaitez éviter d'ajouter des heures de travail au projet lorsque cette ressource est utilisée, ne configurez pas la ressource en tant que ressource de travail. Utilisez plutôt une approche de coût ou de coût fixe.

Comment les ressources affectent la synchronisation des tâches

Dans le cadre des paramètres par défaut de Project 2013, la planification basée sur l'effort est désactivée pour les tâches planifiées manuellement et automatiquement. Ainsi, peu importe le nombre de ressources de travail que vous attribuez, la durée de la tâche reste la même et le Projet accumule plus d'heures de travail pour la tâche, afin de refléter plus d'effort.

Cependant, dans certains cas d'un type de tâche fixe ou fixe, l'ajout ou la suppression de ressources affectées à la tâche devrait avoir un impact sur le temps nécessaire à l'exécution de la tâche. En substance, la vieille maxime & ldquo; Deux têtes valent mieux qu'une! peut être modifié pour & ldquo; Deux têtes sont plus rapides qu'un. & rdquo;

Supposons qu'une personne soit affectée à la tâche Dig Ditch, ce qui nécessite quatre heures d'effort. Deux personnes affectées à la tâche Dig Ditch terminent le travail en deux heures car deux heures sont travaillées simultanément par chaque ressource, ce qui permet d'obtenir quatre heures d'effort en deux fois moins de temps.

Pour que la planification d'une tâche fonctionne de cette manière, vous devez d'abord la remplacer par une tâche planifiée automatiquement à l'aide du bouton Planification automatique du groupe Planifier de l'onglet Tâche. Ensuite, vous devez activer la planification axée sur l'effort en double-cliquant sur la tâche, en cliquant sur l'onglet Avancé dans la boîte de dialogue Informations sur la tâche, en sélectionnant la case à cocher Effort piloté, puis en cliquant sur le bouton OK.

L'affectation de personnes supplémentaires aux tâches ne raccourcit pas toujours le temps de travail proportionnellement, même si c'est ainsi que Project le calcule. Lorsque vous avez plus de personnes, vous avez également plus de réunions, de mémos, d'efforts dupliqués et de conflits, par exemple. Si vous ajoutez plus de ressources à une tâche, envisagez également d'augmenter le volume d'efforts requis pour effectuer cette tâche afin de prendre en compte les inévitables inefficacités des groupes de travail.

Comment estimer les ressources nécessaires

Vous savez généralement combien de ressources matérielles il faut pour effectuer une tâche: Dans la plupart des cas, vous pouvez utiliser une formule standard pour calculer le nombre de livres, de tonnes, de yards ou une autre quantité. Mais comment savez-vous combien d'efforts vos ressources de travail doivent investir pour accomplir les tâches dans le projet?

Incluez une certaine quantité de ressources matérielles supplémentaires si vous pensez en avoir besoin pour les retravailler ou les mettre au rebut.

Comme pour de nombreux aspects de l'information que vous mettez dans un plan de projet, déterminer le niveau d'effort repose en grande partie sur votre propre expérience avec des tâches et des ressources similaires. Cependant, souvenez-vous de ces mises en garde:

• Le nombre de compétences. Une ressource moins qualifiée ou moins expérimentée prendra plus de temps pour terminer une tâche.Expérimentation - augmenter la durée de 20% pour une ressource moins qualifiée, par exemple, ou la réduire de 20% pour une ressource plus qualifiée.

• L'histoire se répète. Regardez les projets et les tâches précédemment terminés. Si vous avez suivi le temps des personnes, vous pouvez probablement voir combien d'efforts ont été nécessaires pour effectuer divers types de tâches sur d'autres projets et établir des parallèles avec votre projet. Cette technique d'estimation de la durée de l'effort est similaire à l'estimation analogue.

• Demandez et vous recevrez. Demandez aux ressources elles-mêmes d'estimer combien de temps elles pensent qu'une tâche prendra. Après tout, les gens qui font le travail devraient savoir le meilleur temps.

Prévoyez du temps de réserve dans un projet pour tenir compte de circonstances imprévues, telles que des ressources moins qualifiées que celles que vous aviez prévues. Pour garantir le respect des dates de jalon, de nombreuses personnes ajoutent une tâche appelée Réserve de contingence à leurs plannings immédiatement avant la livraison d'un jalon ou la fin d'une phase.