Vidéo: Comment créer des objets cliquables sous PowerPoint ? 2025
Si RSS ne vous intéresse pas, vous pouvez choisir de recevoir des notifications par e-mail lorsque les applications SharePoint changent en créant une alerte. Les alertes constituent un excellent moyen de suivre les changements apportés par vos coéquipiers aux documents et aux éléments.
Vous avez besoin de l'autorisation Créer des alertes pour créer des alertes. Cette autorisation est généralement accordée avec la configuration prête à l'emploi du groupe SharePoint Site Members.
Pour créer une alerte sur une application, procédez comme suit:
- Accédez à l'application à laquelle vous souhaitez vous abonner à une alerte, puis cliquez sur le bouton déroulant M'avertir dans la section Partager & Effectuez le suivi de la section de l'onglet Bibliothèque du ruban (pour une application basée sur une bibliothèque) ou de l'onglet Liste du ruban (pour une application basée sur une liste).
Si vous ne voyez pas le bouton M'avertir, il est probable que votre administrateur n'ait pas configuré les paramètres de courrier électronique sortant. Si les paramètres de courrier électronique sortant ne sont pas configurés dans l'Administration centrale, le bouton Alerter moi n'apparaît tout simplement pas aux utilisateurs. Toutefois, si vous utilisez SharePoint Online, les messages sortants ont déjà été configurés par Microsoft et vous êtes prêt à partir.
- Choisissez Définir l'alerte sur cette bibliothèque dans la liste déroulante.
La fenêtre Nouvelle alerte apparaît.
Vous pouvez vous abonner à une alerte pour un élément ou un document en sélectionnant l'élément ou le document et en choisissant M'avertir dans l'onglet Eléments du ruban.
- Dans la zone de texte Titre de l'alerte, entrez un nom pour l'alerte.
Donnez un nom significatif à votre nom dans votre boîte de réception, par exemple Documents modifiés aujourd'hui - Site de l'équipe Budget . Sinon, vous n'avez aucun moyen significatif de distinguer une alerte d'une autre.
- Dans la zone de texte Envoyer des alertes à, entrez le nom des personnes qui, en plus de vous, doivent recevoir l'alerte.
C'est vrai, vous pouvez inscrire d'autres personnes à une alerte! Vous devez disposer de l'autorisation Gérer les alertes, qui est accordée par défaut aux propriétaires de site.
Les organisations et les propriétaires de sites peuvent souhaiter abonner plusieurs utilisateurs à une alerte afin de recevoir des mises à jour importantes, et les encourager à contribuer à un forum de discussion, un blog ou un wiki. Les utilisateurs peuvent toujours se désinscrire en modifiant les paramètres dans leurs paramètres d'alerte.
- Dans la section Méthode de livraison, indiquez si vous souhaitez recevoir des alertes par e-mail ou SMS sur votre téléphone cellulaire.
La messagerie texte nécessite que votre administrateur SharePoint configure ce service via un tiers, de sorte que vous ne puissiez peut-être pas envoyer d'alertes à votre téléphone.
- Dans la section Type de modification, sélectionnez l'option correspondant au type de notifications que vous souhaitez recevoir: toutes les modifications, nouveaux éléments ajoutés, éléments existants modifiés ou éléments supprimés.
Si vous êtes responsable de la gestion d'une application, vous devriez recevoir une alerte chaque fois que des éléments sont supprimés.
- Dans la section Envoyer des alertes pour ces modifications, choisissez quand recevoir des alertes.
Les options que vous voyez ici varient en fonction du type d'application avec laquelle vous travaillez. Par exemple, une application Tâches vous permet de recevoir une alerte lorsqu'une tâche est marquée comme terminée ou à chaque fois qu'une tâche hautement prioritaire est modifiée.
- Dans la section Quand envoyer les alertes, choisissez la fréquence de la livraison de votre alerte.
Vous pouvez les recevoir immédiatement, une fois par jour ou une fois par semaine. Les résumés quotidiens sont agréables; Sinon, vous aurez probablement trop de courriels.
- Cliquez sur OK pour créer votre alerte.
Consultez cet exemple de configuration d'une alerte.
Chaque fois que les utilisateurs disent qu'ils ont besoin d'un flux de travail pour recevoir une notification, essayez d'abord une alerte. Vous seriez surpris de voir à quelle fréquence les alertes fournissent les options nécessaires.
Si votre application dispose d'une vue personnelle ou publique incluant un filtre, vous pouvez vous abonner aux modifications apportées à cette vue uniquement. Par exemple, dites que vous souhaitez être averti par SMS lorsqu'un élément d'une application de suivi des problèmes a sa priorité définie sur Élevé. Vous créez une vue qui filtre l'application pour les problèmes hautement prioritaires. Sélectionnez l'affichage filtré dans la section Envoyer des alertes pour ces modifications lorsque vous créez votre alerte, et vous recevrez des alertes lorsque les éléments répondent aux critères de filtrage.
Vous devez avoir configuré une adresse e-mail dans votre profil SharePoint pour pouvoir recevoir des alertes. Si votre serveur SharePoint se trouve sur votre réseau, ce n'est généralement pas un problème. Toutefois, Office 365 peut ne pas être intégré à votre réseau et à vos informations de messagerie. Dans ce cas, votre administrateur peut configurer manuellement votre adresse e-mail ou vous accorder la permission de le faire.
Vous pouvez gérer toutes vos alertes à partir d'une seule page au lieu de naviguer vers chaque liste. Pour gérer toutes les alertes dont vous disposez sur un site donné et les modifier ou les supprimer, procédez comme suit:
- Accédez à une application dans laquelle vous êtes actuellement abonné à une alerte.
- Dans l'onglet Liste du ruban, dans la section Partager et suivre, choisissez M'avertir → Gérer mes alertes.
- Sélectionnez le lien approprié pour le nom de l'alerte.
La page Gérer mes alertes sur ce site s'affiche avec toutes les options que vous avez consultées lors de la création de l'alerte. Changez les paramètres comme vous le souhaitez.
Vous n'avez pas configuré l'alerte pour commencer? Vous pouvez toujours lire les paramètres et modifier les choix (voir la liste des étapes précédentes). Vos modifications n'affectent pas les paramètres d'alerte pour les autres personnes si l'alerte a été créée pour plusieurs utilisateurs en même temps.
- Cliquez sur OK pour modifier l'alerte avec vos nouveaux paramètres ou sur Supprimer pour supprimer l'alerte.
La suppression d'une alerte créée pour vous ne supprime pas l'alerte des autres utilisateurs faisant partie du groupe pour lequel l'alerte a été créée.
Si vous êtes l'administrateur du site, vous pouvez gérer les alertes de tout le monde sur le site en cliquant sur le lien Alertes utilisateur dans la section Administration du site de la page Paramètres du site.
