Comment partager des ressources dans Project 2013 - des nuls

Lorsqu'une organisation s'engage dans des projets de même nature en même temps, tirer parti d'un pool de ressources centralisé peut lui faire gagner du temps car elle n'a pas besoin de créer des ressources déjà existantes. exister. Le suivi des ressources à travers les projets peut également être utile.

De nombreuses organisations gèrent de nombreux projets en même temps. Parfois, un projet est le seul projet de ce type dans une entreprise, comme l'organisation d'un déménagement. D'autres, comme un projet de conception de bâtiments dans un cabinet d'architectes, se déroulent simultanément avec plusieurs autres projets similaires et font appel à plusieurs des mêmes ressources, comme les architectes et les dessinateurs.

Vous pouvez utiliser une autre fonction Project 2013, qui permet de gagner du temps, pour extraire des ressources existantes d'un carnet d'adresses d'entreprise ou de votre propre carnet d'adresses dans Outlook.

Analyser les pools de ressources

Si vous utilisez Project 2013 dans votre entreprise, vous pouvez avoir un pool de ressources , un référentiel centralisé de ressources communes permettant aux gestionnaires de projets d'affecter ces ressources à leurs différents projets. En utilisant un pool de ressources, vous pouvez avoir une idée plus réaliste de la quantité de ressources occupées dans tous les projets à tout moment.

Ne confondez pas les pools de ressources avec les ressources d'entreprise , qui nécessitent la configuration de Project Professional, Project Server et de l'application Web Microsoft Office Project. Un pool de ressources est simplement un fichier Project qui contient uniquement une liste de ressources dans la vue Resource Sheet et qui est enregistré sur un lecteur réseau partagé pour votre groupe de travail ou sur le serveur de votre société.

Toute personne ayant accès au fichier du pool de ressources peut affecter les ressources qu'elle contient aux projets. Un pool de ressources évite à tout le monde de devoir créer ces ressources de manière répétée dans leurs projets individuels.

Si vous combinez des projets séparés dans un projet maître à tout moment, Project 2013 vous permet d'avoir des ressources dupliquées. Si vous liez les projets combinés, puis supprimez une ressource en double dans le projet principal, elle est également supprimée dans le sous-projet.

Une meilleure pratique consiste à faire en sorte que tous les projets distincts partagent des ressources à partir d'un pool de ressources afin qu'aucune ressource en double n'existe lors de la création du fichier de projet principal.

Importer des ressources à partir d'Outlook

Le projet vous permet de gagner du temps lors de la saisie des informations sur les ressources en vous permettant d'extraire des ressources à partir d'Outlook.

Pour extraire des ressources d'Outlook, vous devez le spécifier comme programme de messagerie par défaut: Ouvrez Outlook et, lorsque vous êtes invité à indiquer si vous souhaitez qu'il devienne votre programme par défaut, dites oui.

Lorsque vous insérez une ou plusieurs ressources Outlook dans votre projet, elles sont ajoutées à votre liste de projets, en utilisant le nom de ressource et l'adresse de messagerie tels qu'ils existent dans le carnet d'adresses Outlook. Les initiales et les travaux de première lettre par défaut sont également préaffectés. Vous pouvez ensuite ajouter à la ressource tous les détails que vous aimez.

Pour insérer des ressources à partir de votre carnet d'adresses Outlook, affichez la vue Feuille de ressources et procédez comme suit:

1. Choisissez Ressource → Ajouter des ressources → Carnet d'adresses.

   La boîte de dialogue Sélectionner les ressources apparaît.

2. Cliquez sur le nom d'une ressource dans la liste Nom.

3. Cliquez sur Ajouter pour placer le nom sélectionné dans la liste Ressources.

4. Répétez les étapes 2 et 3 pour ajouter à votre projet tous les noms de ressources que vous souhaitez importer.

5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton OK.

Les noms apparaissent maintenant dans la liste des ressources du projet, prêts à être affectés à des tâches.