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Dans SharePoint Online, un ensemble de produits Microsoft Office 365, un ensemble de documents vous permet de regrouper documents ensemble sur la base de certains critères et ensuite travailler avec le groupe de documents en tant qu'entité unique.
Par exemple, vous pouvez avoir un projet sur lequel vous travaillez pour le marketing et un projet sur lequel vous travaillez pour la comptabilité. Vous pouvez regrouper vos documents marketing et regrouper vos documents comptables. Vous pouvez alors interagir avec les documents de comptabilité ou de marketing en tant que groupe unique plutôt qu'individuellement.
À l'aide de jeux de documents, vous pouvez envoyer simultanément tous vos documents marketing via un flux de travail dans un lot ou afficher le contrôle de version pour tous les documents en tant qu'ensemble à un moment donné.
Pour commencer à utiliser les ensembles de documents, vous devez d'abord activer la fonction de votre collection de sites. Pour ce faire, procédez comme suit:
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Cliquez sur le bouton Actions du site, puis sur Paramètres du site.
La page Paramètres du site s'affiche pour vous montrer tous les paramètres de ce site SharePoint particulier.
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Accédez au regroupement Administration de la collection de sites et cliquez sur le lien Fonctionnalités de la collection de sites.
La page des fonctionnalités de cette collection de sites spécifique apparaît.
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Cliquez sur le bouton Activer en regard de la fonction Ensembles de documents.
Une fois la fonction Jeux de documents activée, vous pouvez ajouter la fonctionnalité à n'importe quelle bibliothèque. L'ensemble de documents prend la forme d'un type de contenu dans SharePoint. Un type de contenu est le regroupement de champs de métadonnées en un seul groupe. Par exemple, vous pouvez avoir une recette dont le type de contenu inclut des métadonnées, telles que les ingrédients, les heures de cuisson et les assaisonnements requis.
Le type de contenu de l'ensemble de documents SharePoint inclut toutes les fonctionnalités requises pour regrouper plusieurs documents en une seule entité.
Une bibliothèque de documents commune dans SharePoint est la bibliothèque de documents partagés. Vous pouvez ajouter la fonctionnalité Jeu de documents à la bibliothèque de documents partagés en procédant comme suit:
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Accédez à la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez ajouter la fonctionnalité Jeux de documents.
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Cliquez sur le bouton Paramètres de la bibliothèque situé dans l'onglet Bibliothèque.
Pour ajouter un type de contenu à cette bibliothèque, vous devez d'abord activer l'édition.
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Dans la page Paramètres de la bibliothèque, cliquez sur le lien Paramètres avancés.
La page Paramètres avancés apparaît et vous permet d'effectuer une configuration avancée pour cette bibliothèque.
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Dans la section Type de contenu, sélectionnez Oui pour autoriser la modification des types de contenu.
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Cliquez sur OK pour revenir à la page Paramètres de la bibliothèque.
Notez qu'une nouvelle section apparaît sur la page maintenant appelée Types de contenu.
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Cliquez sur le lien Ajouter des types de contenu de site existants pour ajouter un type de contenu de site existant.
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Sélectionnez le type de contenu Jeu de documents, cliquez sur le bouton Ajouter, puis sur OK.
Maintenant que la fonctionnalité de jeu de documents a été ajoutée à la bibliothèque, vous pouvez créer un nouveau jeu de documents. Pour créer un nouveau jeu de documents, cliquez sur l'onglet Documents du ruban, puis dans le menu déroulant Nouveau document, sélectionnez Document Set.
Un ensemble de documents apparaît dans la bibliothèque de documents partagés comme un autre document. Vous pouvez interagir avec un ensemble de documents tout comme vous interagissez avec un seul document de la bibliothèque. La différence, cependant, est que lorsque vous cliquez sur un ensemble de documents, vous ouvrez le regroupement de documents plutôt qu'un seul document.
Lorsque le jeu de documents est ouvert, un nouvel onglet Jeu de documents apparaît sur le ruban. Cet onglet vous permet de gérer le jeu de documents avec des fonctions telles que la modification des propriétés, la modification des autorisations de sécurité, le partage des documents, la capture de versions ou la transmission de tous les documents via un workflow.
