Utiliser les alertes dans SharePoint 2010 - les nuls

Si RSS ne vous convient pas, vous pouvez choisir de recevoir des notifications par e-mail lorsque des listes ou des bibliothèques changent en créant une alerte dans SharePoint 2010. Alertes > sont un excellent moyen de suivre les changements apportés par vos coéquipiers aux documents et aux listes. Vous avez besoin de l'autorisation Créer des alertes pour créer des alertes. Cette autorisation est généralement accordée avec la configuration prête à l'emploi du groupe SharePoint

Site Members.

Pour créer une alerte sur une liste ou une bibliothèque, procédez comme suit:

Accédez à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez vous abonner à une alerte, puis cliquez sur le bouton Alerte Track onglet du ruban.

1. La fenêtre Nouvelle alerte apparaît.

   Vous pouvez vous abonner à une alerte pour un élément de liste ou un document en choisissant M'avertir dans le menu d'édition de l'élément.

   Dans la zone Titre de l'alerte, entrez un nom pour l'alerte.

2. Donnez un nom significatif à votre nom dans votre boîte de réception.

   Dans la zone Envoyer les alertes à, entrez le nom des personnes qui, en plus de vous, doivent recevoir l'alerte.

3. C'est vrai, vous pouvez inscrire d'autres personnes à une alerte!

   Les organisations et les propriétaires de sites peuvent souhaiter abonner plusieurs utilisateurs à une alerte afin de recevoir des mises à jour importantes, et les encourager à contribuer à un forum de discussion, un blog ou un wiki. Les utilisateurs peuvent toujours se désinscrire en modifiant les paramètres dans leurs paramètres d'alerte.

   Dans la zone Méthodes de livraison, indiquez si vous souhaitez recevoir des alertes par e-mail ou SMS sur votre téléphone cellulaire.

4. Dans la section Envoyer des alertes pour ces modifications, choisissez quand recevoir des alertes.

5. Les options que vous voyez ici varient en fonction du type de liste avec laquelle vous travaillez. Par exemple, une liste de tâches vous permet de recevoir une alerte lorsqu'une tâche est marquée comme terminée ou à chaque fois qu'une tâche haute priorité est modifiée.

   Chaque fois que les utilisateurs disent qu'ils ont besoin d'un flux de travail pour recevoir une notification, essayez d'abord une alerte. Vous seriez surpris de voir à quelle fréquence les alertes fournissent les options nécessaires.

   Dans la section Quand envoyer les alertes, choisissez la fréquence de la livraison de votre alerte.

6. Vous pouvez les recevoir immédiatement, une fois par jour ou une fois par semaine.

   Cliquez sur OK pour créer votre alerte.

7. Vous pouvez gérer toutes vos alertes à partir d'une seule page au lieu de naviguer vers chaque liste. Pour gérer toutes les alertes dont vous disposez sur un site donné et les modifier ou les supprimer, procédez comme suit:

   

Accédez à une liste ou à une bibliothèque dans laquelle vous êtes actuellement abonné à une alerte.

1. Dans l'onglet Partager et suivre du ruban, choisissez Alerte → Gérer toutes les alertes.

2. Vous pouvez également cliquer sur l'option Mes paramètres dans le menu Bienvenue (généralement dans le coin supérieur droit de la page).Vous pouvez gérer vos alertes et les fuseaux horaires régionaux par défaut à partir de cette page.

   Sélectionnez le lien approprié pour le nom de l'alerte.

   

3. La page Gérer l'alerte apparaît avec toutes les options que vous avez vues lors de la création de l'alerte. Changez les paramètres comme vous le souhaitez.

   Vous n'avez pas configuré l'alerte pour commencer? Vous pouvez toujours lire les paramètres et modifier les choix (voir les étapes précédentes). Vos modifications n'affectent pas les paramètres d'alerte pour les autres personnes si l'alerte a été créée pour plusieurs utilisateurs en même temps.

   Cliquez sur OK pour modifier l'alerte avec vos nouveaux paramètres ou sur Supprimer pour supprimer l'alerte.

4. La suppression d'une alerte créée pour vous ne supprime pas l'alerte des autres utilisateurs faisant partie du groupe pour lequel l'alerte a été créée.

   Si vous êtes l'administrateur du site, vous pouvez gérer les alertes de tout le monde sur le site en cliquant sur le lien Alertes utilisateur dans la section Administration du site de la page Paramètres du site.

Lorsque l'événement qui correspond à votre alerte (par exemple, l'heure ou l'emplacement d'un changement d'événement du calendrier), vous recevez un e-mail dans votre boîte de réception. La notification par e-mail que vous recevez est basée sur un modèle. Ces modèles peuvent être modifiés par votre administrateur, afin qu'ils puissent fournir plus de détails.