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En tant que gestionnaire de communauté en ligne, vous constaterez que les lettres types constituent un moyen pratique d'envoyer des messages aux membres de la communauté car vous n'avez pas besoin de prendre le temps de rédiger un e-mail personnel. la personne. Cette commodité est également un problème. Tout le monde aime se sentir spécial, et il n'y a rien de personnel dans une lettre type. Beaucoup de gens voient des lettres types dans la boîte de réception et les suppriment automatiquement.
Pourtant, si votre communauté compte beaucoup de membres, vous ne pouvez pas éviter d'utiliser des lettres types. Vous n'avez probablement pas assez de temps pour écrire une lettre personnelle à tous ceux qui se joignent à la communauté, et vous ne pouvez pas en savoir assez sur chaque personne pour écrire une lettre personnelle pour chacun.
L'astuce consiste à créer une lettre type qui a l'air personnelle mais qui est toujours une note pré-écrite envoyée à tous ceux qui la rejoignent. Voici quelques bonnes pratiques pour les lettres types:
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Utilisez les prénoms. Évitez d'utiliser les prénoms et les noms de famille ensemble ou aucun nom du tout. La salutation "Cher nouveau membre" ou "Cher John Smith" est un signe certain qu'un membre reçoit une lettre forme impersonnelle. Bien que vos membres ne soient pas stupides et qu'ils sachent qu'ils recevront des lettres types, l'astuce consiste à donner l'impression que vous avez écrit chaque lettre juste pour eux.
Utilisez un programme de messagerie, tel que Aweber ou Constant Contact, qui extrait le prénom de chaque page d'inscription afin que le message d'accueil d'un nouveau membre se lise "Dear John" à la place..
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Évitez d'utiliser du jargon. Rien ne détourne plus que le jargon des ventes. C'est peu attrayant pour plusieurs raisons: les gens peuvent ne pas comprendre tous les termes, et il est évident que vous préférez vendre plutôt que converser. Le jargon est impersonnel.
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Indiquez les directions. Votre courriel de bienvenue devrait également donner des directives aux nouveaux membres. L'e-mail leur indique à quoi s'attendre et où trouver tous les éléments d'intérêt. S'il est traité correctement, l'e-mail de bienvenue dirige les nouveaux membres partout où vous voulez qu'ils aillent:
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Sujets de discussion de la communauté
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Pages de promotion
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FAQs
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Politique de commentaires et consignes
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Politiques de marque
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Contact informations
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Votre page À propos
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Ventes et réductions
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Inclure les coordonnées. Les nouveaux membres de votre communauté apprécient de savoir que vous êtes un gestionnaire accessible. Assurez-vous d'inclure un moyen d'entrer en contact afin que les nouveaux membres puissent communiquer avec vos questions et vos préoccupations.
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Utilisez une signature. Signez vos e-mails, même si vous ne numérisez que votre signature ou utilisez une police de script.Vos membres savent que vous ne pouvez pas signer un e-mail avec un stylo, mais vous pouvez le signer en beauté et le rendre plus personnel.
Rappelez-vous que vous n'êtes pas spammeur si vous avez la permission d'envoyer l'e-mail. Les nouveaux membres doivent avoir accepté de recevoir cet e-mail lorsqu'ils se sont inscrits pour faire partie de la communauté, alors ne vous inquiétez pas trop d'être spammé, mais essayez de faire de votre e-mail de bienvenue plus que juste un tas de liens.
