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Vidéo: Synthèse des ventes et chiffres d'affaires Excel 2024
La méthode de prévision que vous utilisez fait la différence, mais quel que soit votre choix, vous devez configurer vos données de base d'une manière particulière. Excel le préfère si vos données sont sous la forme d'une table. Voici un bref aperçu.
Utiliser les tables
Il n'y a rien de mystérieux dans un tableau Excel. Une table ressemble beaucoup à une base de données. Votre feuille de calcul Excel contient des colonnes et des lignes, et si vous y mettez une table, il vous suffit de gérer trois conditions:
- Conserve des variables différentes dans différentes colonnes. Par exemple, vous pouvez mettre les dates de vente dans une colonne, les montants des ventes dans une autre colonne, les noms des commerciaux dans une autre, les lignes de produits dans une autre.
- Conservez des enregistrements différents sur des lignes différentes. En ce qui concerne l'enregistrement des informations sur les ventes, conservez des enregistrements de vente différents sur des lignes différentes. Mettez des informations sur une vente qui a été faite le 15 janvier dans une rangée, et des informations sur une vente faite le 16 janvier dans une rangée différente.
- Placez les noms des variables dans la première ligne du tableau. Par exemple, vous pouvez mettre "Sales Date" dans la colonne A, "Revenue" dans la colonne B, "Sales Rep" dans la colonne C, et "Product" dans la colonne D.
La figure montre un tableau Excel typique.
Pourquoi s'embêter avec des tables? Parce que de nombreux outils Excel, y compris ceux que vous utilisez pour faire des prévisions, s'appuient sur des tables. Les graphiques - qui vous aident à visualiser ce qui se passe avec vos ventes - s'appuient sur des tableaux. Les tableaux croisés dynamiques - qui sont le moyen le plus efficace pour synthétiser vos résultats de vente dans Excel - dépendent fortement des tableaux. Le complément Data Analysis - un moyen très utile de faire des prévisions - repose aussi sur des tables.
Pendant des années, Excel dépendait d'un arrangement informel de données appelé list. Une liste ressemblait beaucoup à une table maintenant, avec des noms de champs dans sa première rangée, suivis par des enregistrements. Mais une liste n'a pas de propriétés intégrées telles que les compteurs d'enregistrements ou les filtres ou les lignes totales ou même un nom. Vous avez dû prendre des mesures spéciales pour identifier le nombre de lignes et de colonnes occupées par la liste.
Dans Excel 2007, Microsoft a ajouté des tables en tant que nouvelle fonctionnalité et les tables contiennent toutes les informations manquantes. Un aspect des tableaux est particulièrement utile pour la prévision des ventes. Comme le temps passe et que vous obtenez plus d'informations sur les chiffres de ventes, vous voulez ajouter les nouvelles données à votre base de référence. En utilisant des listes, vous deviez définir ce qu'on appelle un nom de plage dynamique pour prendre en compte les nouvelles données.
Avec les tables, tout ce que vous avez à faire est de fournir un nouvel enregistrement, généralement dans une nouvelle ligne à la fin de la table. Lorsque vous le faites, la table est automatiquement étendue pour capturer les nouvelles données. Tout ce qui se trouve dans le classeur (graphiques, formules, etc.) est automatiquement mis à jour pour refléter les nouvelles informations. Les tableaux sont une amélioration majeure par rapport aux listes et ce livre en fait un usage intensif.
La commande de vos données
"Commander vos données" peut ressembler à un "coloriage à l'intérieur des lignes". "L'accord est que vous devez dire à Excel combien vous avez vendu en 1999, puis combien en 2000, et en 2001, et ainsi de suite. Si vous allez faire cela, vous devez mettre les données dans l'ordre chronologique.
La meilleure façon de classer vos données par ordre chronologique dans Excel consiste à utiliser des tableaux croisés dynamiques. Un tableau croisé dynamique prend des enregistrements individuels qui se trouvent dans une table Excel (ou dans une base de données externe) et combine les enregistrements de manière que vous contrôlez. Vous pouvez avoir un tableau indiquant les ventes d'une année, y compris le nom du représentant, le produit vendu, la date de vente et le chiffre d'affaires. Si tel est le cas, vous pouvez très rapidement créer un tableau croisé dynamique qui totalise le chiffre d'affaires par agent commercial et par produit sur plusieurs trimestres. En utilisant des tableaux croisés dynamiques, vous pouvez résumer des dizaines de milliers d'enregistrements, littéralement en quelques secondes. Si vous n'avez jamais utilisé de tables pivotantes, ce livre introduit non seulement le sujet, mais vous fait aussi rêver d'elles en pleine nuit.
Trois choses particulièrement merveilleuses à propos des tableaux croisés dynamiques:
- Ils peuvent accumuler pour vous toutes vos données de ventes - ou, d'ailleurs, vos données sur le vent solaire, mais il s'agit de prévisions de ventes. Si vous rassemblez des informations par vente, et que vous voulez savoir combien vos représentants ont vendu un jour donné, une semaine donnée, etc., un tableau croisé dynamique est le meilleur moyen de le faire. alors.
- Vous pouvez utiliser un tableau croisé dynamique comme base pour vos prochaines prévisions, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps.
- Ils ont un moyen unique de vous aider à regrouper vos données historiques - par jour, par semaine, par mois, par trimestre, par année, vous l'appelez.
