Comment enregistrer vos factures via les fenêtres de saisie de factures dans QuickBooks 2017 - les nuls

Lorsqu'une facture arrive, la première chose à faire est de l'enregistrer dans QuickBooks 2017. Vous pouvez enregistrer des factures via la fenêtre Saisir les factures ou le registre des comptes fournisseurs. Si vous envisagez de suivre les factures par dépense et par article, vous devez utiliser la fenêtre Saisir les factures.

Pour enregistrer une facture via la fenêtre Enter Bills, procédez comme suit:

Choose Vendors → Enter Bills. Vous pouvez également cliquer sur l'icône Enter Bills dans la zone Vendors de la page d'accueil. Vous remarquerez sans doute que la moitié supérieure de cette fenêtre ressemble beaucoup à un chèque, et c'est parce que la plupart des informations que vous mettez ici finissent sur le chèque que vous écrivez pour payer votre facture. (Si vous voyez le mot Crédit en haut du formulaire plutôt que Facture, sélectionnez le bouton d'option Facture dans le coin supérieur gauche.) Vous pouvez également utiliser cet écran pour entrer un crédit. mémos des fournisseurs.)
Sélectionnez le nom du fournisseur que vous payez. Si vous souhaitez payer cette facture à un fournisseur figurant déjà dans la liste des fournisseurs, cliquez sur la flèche vers le bas située à la fin de la ligne du fournisseur et sélectionnez le fournisseur. (Puis QuickBooks remplit automatiquement la fenêtre Saisir les factures avec autant d'informations qu'il peut s'en souvenir.) Si ce fournisseur est nouveau, QuickBooks vous demande d'ajouter ou de configurer rapidement des informations sur le fournisseur: adresse, limite de crédit, conditions de paiement et bientôt. Vous fournissez ces informations dans la fenêtre Nouveau fournisseur.

Si vous avez un ou plusieurs bons de commande non remplis avec le fournisseur que vous avez sélectionné, QuickBooks vous demande si vous souhaitez recevoir un ordre d'achat. Cliquez sur Oui si vous le faites ou Non si vous ne le faites pas. Si vous choisissez de recevoir un ordre d'achat, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Ouvrir les commandes d'achat. Il répertorie les commandes d'achat ouvertes que vous avez enregistrées.

Lorsque vous sélectionnez un ou plusieurs bons de commande à recevoir, QuickBooks remplit les articles et les montants de ces commandes pour vous, que vous pouvez modifier si nécessaire. Lorsque vous avez terminé avec la boîte de dialogue Ouvrir les commandes d'achat, cliquez sur OK pour revenir à la fenêtre Entrer les factures.

Pour créer une commande d'achat, c'est-à-dire un enregistrement des articles que vous avez commandés chez des fournisseurs, choisissez Fournisseurs → Créer des commandes d'achat. Lorsque QuickBooks affiche la fenêtre Créer des commandes d'achat, décrivez votre commande. En passant, vous imprimez et modifiez les bons de commande de la même manière que vous imprimez des factures et des notes de crédit.
Sélectionnez les conditions de paiement décrivant la date d'échéance de la facture. Sur la ligne Termes, ouvrez la liste déroulante et choisissez les conditions de paiement (si l'information n'est pas déjà là depuis le moment où vous avez configuré le fournisseur).
(Facultatif) Entrez le numéro de référence du fournisseur. Si vous entrez le numéro de référence du fournisseur pour la facture - il s'agit probablement uniquement du numéro de facture ou du numéro de compte - le numéro de référence est imprimé sur le bon qui fait partie du chèque imprimé.
(Facultatif) Entrez un mémo pour décrire la facture. Vous pouvez entrer une note dans la zone de texte Mémo. La note que vous entrez apparaît dans le registre A / P.
Déplacez le curseur sur la colonne Compte de l'onglet Dépenses et entrez un nom de compte de dépenses. Les chances sont bonnes que vous vouliez entrer le nom d'un compte de dépenses qui est déjà sur le plan comptable. Si c'est le cas, cliquez sur la flèche vers le bas pour voir la liste de tous vos comptes. Vous devez probablement faire défiler la liste pour accéder aux comptes de dépenses. (Un moyen rapide de descendre la liste est de commencer à taper le nom du compte, vous allez directement dans la liste.) Cliquez sur le compte que ce projet de loi représente. (Très probablement, c'est Fournitures ou quelque chose comme ça.)

Si vous devez créer une nouvelle catégorie de compte de dépenses pour cette facture, choisissez Ajouter Nouveau en haut de la liste. Vous voyez la boîte de dialogue Nouveau compte. Remplissez les informations et cliquez sur OK.

Et si l'argent que vous payez à cause de cette facture peut être réparti entre deux, trois ou quatre comptes de dépenses? Il suffit de cliquer ci-dessous le compte que vous venez d'entrer. La flèche vers le bas apparaît. Cliquez dessus pour entrer un autre compte de dépenses, et un autre, et un autre si nécessaire.
Si nécessaire, passez à la colonne Montant, puis modifiez les chiffres. Si vous divisez cette facture entre plusieurs comptes, assurez-vous que les chiffres de la colonne Montant s'ajoutent au total de la facture.
(Facultatif) Entrez les mots d'explication ou de sagesse dans la colonne Mémo.
(Facultatif) Affectez la dépense à un client: travail. Si vous prévoyez être remboursé pour ces dépenses, ou si vous voulez simplement suivre vos dépenses par emploi, entrez le client qui va vous rembourser. Entrez un montant pour chaque compte si nécessaire. Vous pouvez utiliser la flèche vers le bas pour rechercher des clients, puis les cliquer.
(Facultatif) Affectez la dépense à une classe. Vous pouvez également suivre les dépenses par classe en faisant des entrées dans la colonne Classe. Notez la flèche vers le bas habituelle et cliquez dessus pour voir une liste de classes. (Vous ne voyez pas de colonne Classe sauf si vous avez indiqué à QuickBooks que vous souhaitez utiliser des classes.)

Si vous souhaitez que les dépenses de suivi de QuickBooks soient classées par classe, vous pouvez le configurer pour le faire. Pour configurer QuickBooks pour suivre les dépenses, choisissez Édition → Préférences. Lorsque QuickBooks affiche la boîte de dialogue Préférences, cliquez sur l'icône Comptabilité, cliquez sur l'onglet Préférences de la société, puis activez la case à cocher Utiliser le suivi des classes.

Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton Recalculer pour totaliser les dépenses.
Utilisez l'onglet Articles pour enregistrer les différents articles que le projet de loi représente. Cliquez sur l'onglet Articles. Entrez les articles que vous avez achetés et les prix que vous avez payés pour eux.
Si, après avoir partiellement rempli la facture, vous réalisez que la facture paie effectivement un bon de commande, cliquez sur le bouton Sélectionner le bon de commande, qui apparaît dans le ruban principal de la fenêtre Saisir les factures.

Dans la liste déroulante Fournisseur, choisissez le nom du fournisseur qui vous a envoyé la facture. Dans la liste des bons de commande ouverts, cliquez dans la colonne à gauche pour cocher la ou les commandes pour lesquelles vous payez. Assez facile? Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé; QuickBooks remplit automatiquement l'onglet Articles.
Accédez à la colonne Elément et entrez un nom pour l'élément. Notez la flèche vers le bas dans cette colonne. Cliquez dessus pour voir la liste des objets. L'article pour lequel vous payez apparaît-il sur cette liste? Si c'est le cas, cliquez sur cet élément. Si ce n'est pas le cas, choisissez Ajouter nouveau en haut de la liste et remplissez la fenêtre Nouvel élément.
Remplissez le reste des rangées d'éléments de l'onglet Eléments. Vous pouvez entrer tous les articles que vous achetez ici. Assurez-vous que l'onglet Articles affiche avec précision les articles que vous achetez, leurs coûts et leurs quantités. Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton Recalculer pour totaliser les éléments.
Sauvez la facture. Cliquez sur Enregistrer et nouveau pour enregistrer votre enregistrement de la facture, puis entrez une autre facture. Ou cliquez sur Enregistrer et fermer pour enregistrer votre facture, mais pas pour saisir une autre facture.

Tout comme dans le cas des fenêtres liées aux clients (comme la fenêtre Créer des factures), QuickBooks affiche des informations historiques sur un fournisseur dans la barre latérale de droite. Vous pouvez basculer entre le fournisseur et les transactions, exécuter des rapports rapides et accéder rapidement aux factures, factures et autres notes précédentes ou en cours sur un client avec lequel vous faites affaire.