Boutons de fenêtre de rapport 2014 de QuickBooks - mannequins

La fenêtre Rapport QuickBooks fournit généralement neuf boutons: Personnaliser le rapport, Partager le modèle, Mémoriser, Imprimer, E-mail, Excel, Masquer l'en-tête, Réduire et Actualiser Vous pouvez découvrir ce que font ces boutons de commande par expérimentation.

Bouton Personnaliser le rapport

Le bouton Personnaliser le rapport affiche la boîte de dialogue Modifier le rapport.

Bouton Partager le modèle

Le bouton Partager le modèle, activé par QuickBooks après avoir personnalisé un rapport, vous permet de partager vos paramètres de rapport personnalisés (et non les données) avec d'autres utilisateurs de QuickBooks. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Partager le modèle.

Utilisez la boîte de dialogue pour donner un nom à votre modèle de rapport, décrivez votre rapport personnalisé avec quelques mots choisis, indiquez votre nom et votre adresse e-mail et utilisez les boutons d'option fournis pour indiquer si vous vouloir rester anonyme. Lorsque vous cliquez sur Partager, QuickBooks télécharge votre modèle de rapport sur un site Web Intuit où d'autres personnes peuvent saisir le modèle et le réutiliser.

Bouton Mémoriser

Le bouton Mémoriser affiche la boîte de dialogue Mémoriser le rapport. La boîte de dialogue Mémoriser le rapport vous permet de mémoriser ou d'enregistrer définitivement un ensemble particulier de paramètres de création de rapport. Après avoir mémorisé ces paramètres, vous pouvez produire exactement le même rapport en choisissant le rapport mémorisé dans le sous-menu Rapports → Rapports mémorisés.

Vous pouvez enregistrer un rapport mémorisé dans le groupe de rapports mémorisés. Pour ce faire, sélectionnez la case à cocher Enregistrer dans un groupe de rapports mémorisé. Utilisez ensuite la liste déroulante Enregistrer dans un groupe de rapports mémorisé pour sélectionner le groupe de rapports dans lequel le rapport mémorisé doit être enregistré.

Bouton Imprimer

Le bouton de commande Imprimer affiche une liste déroulante avec deux options: Rapport et Enregistrer au format PDF. Si vous cliquez sur Imprimer, QuickBooks (parfois après un peu d'agacement) affiche la boîte de dialogue Imprimer les rapports, qui vous permet de choisir comment le rapport doit être imprimé et où il doit être imprimé.

Par exemple, l'onglet Paramètres vous permet de choisir l'imprimante, sélectionner une orientation de la page (portrait ou paysage), spécifier si vous souhaitez imprimer uniquement une plage de pages du rapport, la page de contrôle et les dimensions (largeur et hauteur) du rapport. Si vous cliquez sur Enregistrer au format PDF, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Enregistrer le document au format PDF, ce qui vous permet de créer un fichier PDF de document de rapport.

L'onglet Marges de la boîte de dialogue Imprimer les rapports vous permet de spécifier les marges que QuickBooks doit utiliser sur les pages de rapport imprimées.Vous spécifiez les marges supérieure, droite, inférieure et gauche en pouces.

Cliquez sur le bouton Aperçu, fourni dans la boîte de dialogue Imprimer les rapports, pour afficher la fenêtre Aperçu. La fenêtre de prévisualisation montre à quoi ressemblent vos pages de rapport imprimées. La fenêtre comprend également des boutons vous permettant de faire défiler les pages précédentes et suivantes du rapport, d'effectuer un zoom avant et arrière sur le rapport et d'imprimer le rapport.

Après avoir utilisé l'onglet Paramètres et l'onglet Marges pour spécifier comment QuickBooks doit imprimer un rapport, cliquez sur Imprimer. QuickBooks envoie le rapport à votre imprimante.

Bouton E-mail

Le bouton de commande E-mail vous permet d'envoyer par e-mail une copie du rapport en pièce jointe. Lorsque vous cliquez sur E-mail, QuickBooks démarre votre programme de messagerie pour vous.

Bouton Excel

Si vous cliquez sur le bouton Excel, QuickBooks affiche un sous-menu dans lequel vous pouvez choisir Créer une nouvelle feuille de calcul ou Mettre à jour une feuille de calcul existante. Choisissez Créer une nouvelle feuille de calcul pour afficher la boîte de dialogue Envoyer un rapport à Excel.

La boîte de dialogue Envoyer un rapport à Excel vous permet de prendre les informations dans un rapport et de les copier dans un fichier qu'un tableur, tel que Microsoft Excel, peut facilement ouvrir. Vous pouvez envoyer la copie vers une nouvelle feuille de calcul Excel, vers une feuille de calcul Excel existante ou vers un fichier. Fichier csv (valeurs séparées par des virgules), qui peut être ouvert par n'importe quel tableur ou programme de base de données.

Pour copier le rapport dans un nouveau classeur, sélectionnez l'entrée de liste déroulante Créer une nouvelle feuille de calcul, puis l'option de radio Dans un nouveau classeur. Pour copier le rapport dans une nouvelle feuille de calcul dans un classeur existant, sélectionnez l'entrée de liste déroulante Créer une nouvelle feuille de calcul, puis le bouton d'option In Existing Workbook.

Masquer le bouton d'en-tête

Le bouton Masquer l'en-tête et le bouton Réduire modifient la façon dont le rapport apparaît dans la fenêtre Rapport et, s'il est imprimé, sur la page.

Vous cliquez sur le bouton Masquer l'en-tête pour supprimer les informations d'en-tête, telles que le nom de la société. Si vous masquez l'en-tête, vous pouvez cliquer à nouveau sur le bouton Masquer l'en-tête pour remplacer l'en-tête.

Bouton Réduire

Le bouton Réduire réduit les détails d'un rapport. QuickBooks n'affiche pas les sous-comptes sur un rapport réduit - uniquement les comptes.

Pour annuler un rapport que vous avez précédemment réduit, cliquez sur le bouton Développer. QuickBooks remplace le bouton Réduire par le bouton Développer lorsque la fenêtre Rapport affiche un rapport réduit.

Ne perdez pas de temps à essayer de comprendre ce que font les boutons Masquer l'en-tête et Réduire / Agrandir. Si vous avez une question, affichez simplement un rapport dans la fenêtre Rapport et cliquez sur le bouton de commande à propos duquel vous avez une question. Les changements dans la fenêtre de rapport vous montrent ce que fait le bouton de commande.

Bouton Actualiser

Le bouton Actualiser indique à QuickBooks de mettre à jour les informations d'un rapport pour les modifications apportées au fichier de données QuickBooks. Cela semble fou au premier abord, mais vous pouvez réellement laisser les fenêtres de rapport ouvertes. Cela signifie qu'une fenêtre de rapport peut afficher un état des profits et des pertes, par exemple, il y a une semaine. Si vous avez entré plusieurs transactions la semaine dernière, les données du rapport peuvent ne plus être correctes.Lorsque vous cliquez sur le bouton Actualiser, QuickBooks sait qu'il doit mettre à jour le rapport avec les modifications les plus récentes.

QuickBooks vous invite généralement à mettre à jour un rapport pour les modifications apportées au fichier de données QuickBooks. Si vous ne suivez pas la suggestion de mise à jour de QuickBooks, vous pouvez par la suite cliquer sur Actualiser pour mettre à jour.