Vidéo: Enregistrer une facture d'achat simple 2024
Vous consignez un reçu de caisse lorsqu'un client vous paie intégralement les biens ou les services au point de vente. Les reçus de vente fonctionnent de la même manière que les ventes facturées régulières (pour lesquelles vous facturez d'abord un client, puis recevez le paiement sur la facture). En fait, la grande différence entre les deux types de ventes est que les recettes des ventes sont enregistrées d'une manière qui modifie votre solde de trésorerie plutôt que votre solde des comptes débiteurs.
Les étapes suivantes vous montrent comment enregistrer les tickets de vente pour les produits, qui sont le type de vente au comptant le plus compliqué. Cependant, l'enregistrement des reçus de vente pour les services fonctionne essentiellement de la même manière. Vous remplissez simplement moins de champs.
1. Cliquez sur le lien hypertexte Reçu de vente.
Vous pouvez également cliquer sur l'icône Reçus de vente et choisir Nouveau.
La fenêtre Entrer les reçus de vente apparaît.
La fenêtre Entrer les reçus de vente peut ne pas ressembler exactement à la mienne pour plusieurs raisons. QuickBooks Simple Start personnalise légèrement ses formulaires pour s'adapter à votre type d'entreprise.
Le Customizing des formulaires de reçus de vente fonctionne de la même manière que la personnalisation des factures et des avoirs. Par exemple, vous pouvez ajouter un logo ou faire d'autres changements modestes.
2. Identifiez le client.
Cliquez sur la flèche vers le bas située à droite de la liste déroulante Customer. Faites défiler la liste des clients jusqu'à ce que vous voyiez le nom du client souhaité, puis cliquez dessus. Notez que contrairement aux factures, le champ Client n'est pas requis pour les ventes au comptant.
3. Date de la facture
Appuyez sur Tab pour déplacer le curseur sur la zone de texte Date. Puis tapez la date correcte au format MM / JJ / AA. Vous pouvez modifier la date en utilisant l'un des codes d'édition de la date.
4. (Facultatif) Entrez un numéro de vente.
QuickBooks Simple Start suggère un numéro de vente au comptant en ajoutant 1 au dernier numéro de vente au comptant que vous avez utilisé. Utilisez ce numéro ou un onglet dans la zone de texte N ° de vente et remplacez le numéro par ce que vous voulez.
5. Corrigez l'adresse Vendue à, si nécessaire.
QuickBooks Simple Start récupère l'adresse de facturation dans la liste des clients et utilise l'adresse de facturation comme adresse de livraison. Toutefois, vous pouvez changer l'adresse pour la vente au comptant en remplaçant la partie appropriée de l'adresse de facturation habituelle.
6. Enregistrez le numéro de chèque.
Entrez le numéro de chèque du client dans la zone de texte Numéro de chèque. Si le client vous paie avec de l'argent comptant, vous pouvez laisser la case de texte N ° de chèque vide.
7. Spécifiez la méthode de paiement.
Pour spécifier le mode de paiement, cliquez sur la liste déroulante Mode de paiement et sélectionnez-en un: argent comptant, chèque, VISA, MasterCard ou autre.Si vous ne voyez pas la méthode de paiement que vous souhaitez utiliser, vous pouvez ajouter la méthode à la liste des méthodes de paiement. Choisissez Ajouter nouveau pour afficher la boîte de dialogue Nouveau mode de paiement. Entrez une description de la méthode de paiement dans la zone de texte et cliquez sur OK.
8. Décrivez chaque article que vous vendez.
Déplacez le curseur sur la première ligne de la zone de liste Item / Description / Qty / Rate / Amount / Tax. Lorsque vous le faites, QuickBooks Simple Start transforme le champ Article en une liste déroulante. Cliquez sur la liste déroulante Élément de la première ligne vide dans la zone de liste, puis sélectionnez l'élément. Lorsque vous le faites, QuickBooks Simple Start remplit les zones de texte Description et Taux avec la description de la vente et le prix de vente que vous avez saisis dans la liste des éléments. (Vous pouvez modifier cette information si vous le souhaitez, mais cela n'est probablement pas nécessaire.) Entrez le nombre d'articles vendus dans la zone de texte Qté. (QuickBooks Simple Start calcule ensuite le montant en multipliant la quantité par le taux.) Décrivez chacun des autres articles que vous vendez en remplissant les lignes vides suivantes de la zone de liste.
Vous pouvez placer autant d'articles que vous le souhaitez sur un reçu de vente. Si vous n'avez pas assez de place sur une seule page, QuickBooks Simple Start ajoute autant de pages que vous le souhaitez. Le total du ticket de caisse, bien sûr, va à la dernière page.
9. Décrivez les éléments spéciaux que le ticket de caisse doit inclure.
QuickBooks Simple Start pense que tout ce que vous collez sur un reçu (ou une facture, d'ailleurs) est quelque chose que vous vendez. Si vous vendez des thingamajigs bleus, jaunes et rouges, vous devez évidemment ajouter chacun de ces éléments à la liste des éléments. Mais si vous ajoutez un sous-total à votre reçu, QuickBooks Simple Start pense que le sous-total est juste un autre thingamajig et vous oblige à entrer un autre élément dans la liste. La même chose est vraie pour un rabais de volume que vous voulez coller sur le reçu. Et si vous ajoutez la taxe de vente à votre reçu, eh bien, devinez quoi? QuickBooks Simple Start pense que la taxe de vente est juste un autre élément qui doit être inclus dans la liste des articles.
Pour inclure l'un de ces éléments de remise spéciale ou de sous-total, placez le curseur sur la ligne vide suivante dans la zone Elément, cliquez sur la flèche à droite de la liste déroulante, puis sélectionnez l'élément spécial. Après QuickBooks Simple Start remplit les zones de texte Description et Taux, vous devrez peut-être modifier ces informations. Entrez chaque article spécial - sous-totaux ou remises - que vous détailler sur le reçu en remplissant les lignes vides suivantes de la zone de liste.
Si vous avez coché la case Taxable lorsque vous avez ajouté l'élément à la liste d'éléments, le mot Taxe apparaît dans la colonne Taxe pour indiquer que l'élément sera taxé.
Si vous souhaitez inclure un article à prix réduit (afin que tous les articles répertoriés soient actualisés), vous devez coller un article sous-total sur le reçu après les articles en stock ou les autres articles que vous souhaitez actualiser. Ensuite, collez l'article de réduction directement après l'article du sous-total. De cette façon, QuickBooks Simple Start calcule la remise en pourcentage du sous-total.
10. Spécifiez la taxe de vente.
Si vous avez spécifié des informations fiscales lors de la création de votre fichier d'entreprise lors de l'entretien EasyStep, rappelez-vous comment QuickBooks Simple Start vous a demandé si vous facturiez une taxe de vente? QuickBooks Simple Start remplit les informations fiscales par défaut en additionnant les éléments imposables (qui sont indiqués par le mot Taxe dans la colonne Taxe) et en multipliant par le pourcentage que vous avez indiqué lors de la création du fichier de votre société. Si les informations sont correctes, passez à l'étape 13. Sinon, déplacez le curseur sur la zone Taxe située à droite de la zone Message du client, activez la zone de liste déroulante et sélectionnez la taxe de vente correcte.
11. (Vraiment facultatif et probablement inutile pour les ventes au comptant) Ajoutez un mémo dans la zone de texte Mémo.
Vous pouvez inclure une description de mémo avec les informations de vente au comptant. Ce mémo n'est pas pour votre client. Il n'imprime même pas sur le reçu de caisse, si vous décidez d'en imprimer un. Le mémo est pour vos yeux seulement. Les descriptions de mémos vous permettent de stocker des informations relatives à une vente avec les informations de ticket de caisse.
12. Décidez si vous allez imprimer le reçu.
Si vous n'imprimez pas le reçu, assurez-vous que la case Imprimer plus tard est vide - sinon, désélectionnez-la.
13. Cliquez sur Enregistrer et fermer pour enregistrer le ticket de caisse.
QuickBooks Simple Start enregistre le reçu de vente à l'écran.
