Vidéo: Enregistrer une écriture d'IMMOBILISATION ★ 2025
Lorsqu'une facture arrive, la première chose à faire est de l'enregistrer. Vous pouvez enregistrer des factures via la fenêtre Saisir les factures ou le registre des comptes fournisseurs. Si vous envisagez de suivre les factures par dépense et par article, vous devez utiliser la fenêtre Saisir les factures.
Pour enregistrer une facture via la boîte de dialogue Enter Bills, procédez comme suit:
1. Choisissez les fournisseurs -> Entrez les factures.
Ou bien, sélectionnez Vendeurs dans la liste Navigateurs, puis cliquez sur l'icône Saisir les factures. Vous remarquerez sans doute que la moitié supérieure de cette fenêtre ressemble beaucoup à un chèque - c'est parce qu'une grande partie de l'information que vous mettez ici finit sur le chèque que vous écrivez pour payer votre facture. (Si vous voyez le mot Crédit en haut du formulaire plutôt que Bill, cliquez sur le bouton d'option Facturer dans le coin supérieur gauche.) Vous pouvez également utiliser cet écran pour saisir le crédit des fournisseurs.)
2. Sélectionnez le nom du fournisseur que vous payez.
Si vous souhaitez payer cette facture à un fournisseur figurant déjà dans la liste des fournisseurs, cliquez simplement sur la flèche vers le bas à la fin de la ligne Fournisseur et choisissez le fournisseur. (QuickBooks remplit automatiquement la fenêtre Saisir les factures avec autant d'informations qu'il peut s'en souvenir.) Mais si ce fournisseur est nouveau, QuickBooks vous demande d'ajouter ou de configurer rapidement des informations sur le fournisseur: adresse, limite de crédit, conditions de paiement, etc. Vous fournissez ces informations dans la fenêtre Nouveau fournisseur.
Si vous avez sélectionné un ou plusieurs bons de commande non remplis avec le fournisseur que vous avez sélectionné, QuickBooks vous demande si vous souhaitez recevoir un bon de commande. Cliquez sur Oui si vous le faites ou Non si vous ne le faites pas. Si vous choisissez de recevoir un ordre d'achat, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Ouvrir les commandes d'achat. Il répertorie simplement les commandes d'achat ouvertes que vous avez enregistrées. Lorsque vous sélectionnez un ou plusieurs bons de commande à recevoir, QuickBooks remplit les articles et les montants de ces commandes pour vous, que vous pouvez modifier au besoin.
Pour créer une commande d'achat, qui n'est qu'un enregistrement des articles que vous avez commandés chez des fournisseurs, sélectionnez Fournisseurs -> Créer des commandes d'achat. Lorsque QuickBooks affiche la fenêtre Créer des commandes d'achat, décrivez votre commande. Vous imprimez et modifiez les commandes d'achat de la même manière que vous imprimez des factures et des notes de crédit.
3. Sélectionnez les conditions de paiement qui décrivent la date d'échéance de la facture.
Dans la ligne Termes, ouvrez la liste déroulante et sélectionnez les conditions de paiement (si les informations ne s'y trouvent pas déjà lorsque vous avez configuré le fournisseur).
4. (Facultatif) Entrez un mémo pour décrire la facture.
Vous pouvez entrer une note dans la zone Mémo. La note que vous entrez apparaît dans le registre A / P.
5. Déplacez le curseur sur la colonne Compte de l'onglet Dépenses et entrez un nom de compte de dépenses.
Les chances sont que vous vouliez entrer le nom d'un compte de dépenses qui est déjà sur le plan comptable. Si c'est le cas, cliquez sur la flèche vers le bas pour voir la liste de tous vos comptes. Vous devez probablement faire défiler la liste pour accéder aux comptes de dépenses (un moyen rapide de descendre la liste est de commencer à taper le nom du compte - vous allez directement dans la liste). Cliquez sur le compte que ce projet de loi représente (il s'agit probablement de fournitures ou quelque chose comme ça).
Si vous devez créer une nouvelle catégorie de compte de dépenses pour cette facture, choisissez en haut de la liste. Vous voyez la boîte de dialogue Nouveau compte. Remplissez les informations et cliquez sur OK.
Et si l'argent que vous payez à cause de cette facture peut être réparti entre deux, trois ou quatre comptes de dépenses? Il suffit de cliquer ci-dessous le compte que vous venez d'entrer. La flèche vers le bas apparaît. Cliquez dessus pour entrer un autre compte de dépenses, et un autre, et un autre, si vous le souhaitez.
6. Tabulation jusqu'à la colonne Montant, si nécessaire, et changez les numéros.
Si vous divisez cette facture entre plusieurs comptes, assurez-vous que les chiffres de la colonne Montant correspondent au total de la facture.
7. (Facultatif) Entrez des mots d'explication ou de sagesse dans la colonne Mémo.
8. (Facultatif) Affectez la dépense à un client: travail.
Si vous envisagez de vous faire rembourser ces frais ou si vous souhaitez simplement suivre vos dépenses par poste, indiquez le nom du client qui vous remboursera. Entrez un montant pour chaque compte, si nécessaire. Vous pouvez utiliser la flèche vers le bas pour rechercher des clients, puis les cliquer.
9. (Facultatif) Affectez la dépense à une classe.
Vous pouvez également suivre les dépenses par classe en effectuant des entrées dans la colonne Classe. Notez la flèche vers le bas habituelle et cliquez dessus pour voir une liste de classes. (Vous ne voyez pas de colonne Classe à moins que vous n'ayez indiqué à QuickBooks que vous souhaitez utiliser des classes.)
Si vous souhaitez que QuickBooks contrôle les dépenses par classe, vous pouvez le configurer pour ce faire. Pour configurer QuickBooks pour suivre les dépenses, choisissez Edition -> Préférences. Lorsque QuickBooks affiche la boîte de dialogue Préférences, cliquez sur l'icône Comptabilité, cliquez sur l'onglet Préférences de la société, puis cochez la case Utiliser le suivi des classes.
Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton Recalculer pour totaliser les dépenses.
10. Utilisez l'onglet Eléments pour enregistrer les différents éléments que le projet de loi représente.
Cliquez sur l'onglet Articles. Entrez les articles que vous avez achetés et les prix que vous avez payés pour eux.
Si, après avoir partiellement rempli la facture, vous réalisez que la facture paie effectivement un bon de commande, cliquez sur le bouton Sélectionner le bon de commande, qui apparaît dans l'onglet Articles de la fenêtre Saisir facture.
Dans la liste déroulante Fournisseur, cliquez sur le nom du fournisseur qui vous a envoyé la facture. Dans la liste des bons de commande ouverts, cliquez dans la colonne à gauche pour cocher la commande d'achat (ou les commandes) pour laquelle vous payez. Assez facile? Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé, et QuickBooks remplit automatiquement l'onglet Articles.
11. Accédez à la colonne Elément et entrez un nom pour l'élément.
Notez la flèche vers le bas dans cette colonne. Cliquez dessus pour voir la liste des objets. L'article pour lequel vous payez apparaît-il sur cette liste? Si c'est le cas, cliquez sur cet élément. Sinon, choisissez dans le haut de la liste et remplissez la fenêtre Nouvel élément.
12. Remplissez le reste des rangées d'éléments sur l'onglet Articles.
Vous pouvez entrer tous les articles que vous achetez ici. Assurez-vous que l'onglet Articles affiche avec précision les articles que vous achetez, leurs coûts et leurs quantités. Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton Recalculer pour totaliser les éléments.
13. Sauvez la facture.
Cliquez sur Enregistrer et enregistrer pour enregistrer votre relevé de facture, puis entrez une autre facture. Ou cliquez sur Enregistrer et fermer pour enregistrer votre facture, mais pas pour payer une autre facture.
