À L'aide des paramètres de version dans SharePoint 2016 - les nuls

La zone Paramètres de gestion des versions de SharePoint 2016 contient certains des paramètres les plus demandés dans une application. Les paramètres de gestion des versions couvrent la plupart des choix de gestion de document ou de gestion de contenu. Donc, votre nouveau mantra de gestion de document / contenu est approbation, versioning, et check out. Vous pouvez le dire dans votre sommeil. Par défaut, les paramètres d'approbation, de gestion des versions ou de sortie sont et non activés sur un site d'équipe.

La raison pour laquelle la gestion des versions est désactivée par défaut est qu'elle prend beaucoup de place dans la base de données. Chaque fois qu'une nouvelle version est créée, la base de données se développe. Cependant, la gestion des versions est importante pour tout travail réel, il est donc recommandé de l'activer.

Si vous souhaitez activer ces options lorsque vos sites sont configurés, pensez à utiliser un site de publication à la place.

Avant de sélectionner ces options, assurez-vous de connaître les processus métier de votre équipe. Si les documents sont soigneusement vérifiés et approuvés en dehors du processus SharePoint, il se peut que vous ne souhaitiez pas ou ne souhaitiez pas que les paramètres d'approbation ou de retrait soient appliqués. Si vos documents sont des images, vous pouvez ou non vouloir appliquer le versioning si les versions ne vous importent pas et que vous n'avez pas besoin de revenir à une version antérieure.

Pensez à utiliser plusieurs applications de bibliothèque de documents et appliquez différents paramètres en fonction des besoins. Par exemple, si vous avez 100 documents dans une application de bibliothèque et n'avez vraiment besoin que d'un versionnement et d'une approbation pour 5 de ces documents, ils peuvent peut-être être placés dans une application de bibliothèque avec une configuration supplémentaire.

La gestion des versions peut être l'une des fonctionnalités les plus mal comprises de la gestion des documents SharePoint. La gestion des versions est un mécanisme de protection utile car vous pouvez revenir à une version précédente du document si nécessaire. Les versions dans SharePoint sont des copies du même document à des intervalles différents lors de l'édition.

Vous pouvez ajouter la colonne Versions à vos vues afin que les utilisateurs puissent rapidement voir la version du document. Sinon, vous vous retrouvez avec des utilisateurs qui ajoutent des informations de version au nom ou au titre du document, tel que Employee Handbook v1. 0, Manuel de l'employé v2. 0, ou celui-ci, Client_Proposal_Final_v3. 0_FINAL_KW-edited_RW-reviewed_FINAL-DO-NOT-REVISE_02-06-2017_ROSEMARIE-SIGNED-OFF-FINAL_FINAL.

Procédez comme suit pour appliquer ou modifier les paramètres de contrôle de version:

1. Cliquez sur le lien Paramètres de contrôle de version dans la page Paramètres de la bibliothèque ou Paramètres de la liste.

   Les sections de la page Paramètres de contrôle de version comprennent l'approbation du contenu, l'historique des versions du document, la sécurité de l'élément de brouillon et le retrait obligatoire (applications de bibliothèque uniquement).

2. Vous devez ensuite choisir si vous souhaitez demander l'approbation du contenu pour les éléments soumis. Vous effectuez cette sélection en sélectionnant le bouton radio Oui ou Non sur la page Paramètres de contrôle de version (accessible à l'étape 1).

   Si vous avez sélectionné Oui dans la réponse à Exiger l'approbation du contenu pour les articles soumis?, les personnes ayant les autorisations Approuver les éléments peuvent toujours voir les éléments de brouillon.

   Les éléments qui ne sont pas encore approuvés (ce qui signifie qu'ils sont des versions préliminaires) ne sont pas visibles par les membres du site ou les visiteurs. Vous pouvez désigner les personnes à qui vous souhaitez afficher les brouillons dans la section Sécurité de l'élément brouillon.

3. Dans la section Historique des versions du document, sélectionnez un bouton radio pour indiquer s'il faut utiliser les versions sans version, Créer les versions majeures, Créer les versions principales et secondaires (Brouillon) ou (facultatif) spécifier le nombre de versions à conserver en entrant un nombre.

   La version par défaut d'une application List ou Library est No Versioning. Vous pouvez sélectionner les versions principales (1. 0, 2. 0., 3. 0, etc.) ou les versions majeures et mineures (1. 0, 1. 2., 1. 3, 2. 0, etc.). La sélection de l'une des deux dernières options vous permet de définir une limite pour le nombre de versions de chaque type en entrant un nombre jusqu'à 10 000.

4. Choisissez qui peut voir les brouillons en sélectionnant un bouton radio Brouillon d'élément dans le Section de sécurité de l'article brouillon.

   Cette section est désactivée à moins que vous n'autorisiez des versions mineures (brouillons) ou que vous n'ayez besoin de l'approbation du contenu de vos documents ou de vos éléments de liste. Voici les trois options pour qui peut voir les éléments de brouillon - Tout utilisateur qui peut lire des éléments, uniquement les utilisateurs qui peuvent modifier des éléments, ou seulement les utilisateurs qui peuvent approuver (et l'auteur).

5. Déterminez si vous souhaitez que les utilisateurs modifient les documents en cochant la case d'option Oui ou Non.

   Même si cela peut parfois être un problème nécessitant une extraction, un autre bon mécanisme de sécurité garantit que les autres utilisateurs ne voient pas un document en cours de modification ou que plusieurs utilisateurs le modifient en même temps.

   Pensez à ajouter la colonne Extraction à à vos vues afin que les utilisateurs puissent rapidement voir qui a extrait un élément.

6. Cliquez sur OK ou Annuler.

Si vous cliquez sur OK, vos paramètres de gestion des versions sont appliqués. Allez les essayer!

Lorsque vous affichez des documents dans une application de bibliothèque, vous pouvez cliquer sur les points de suspension pour afficher un menu contextuel. Ce menu permet à l'éditeur d'un document de vérifier / archiver le document, d'approuver, de déclencher un flux de travail, etc. Parce que le menu est contextuel, si l'approbation n'est pas définie sur la bibliothèque ou la liste, par exemple, Approuver n'apparaît pas dans le menu. Si un document est extrait, l'option Supprimer l'extraction apparaît.

Menu contextuel d'un document.

Dans la plupart des cas, les membres de l'équipe accèdent au site à l'aide d'un navigateur pour travailler avec les applications de liste. Cependant, pensez à la façon dont votre équipe interagit avec les documents. Ils naviguent peut-être vers une application à l'aide du navigateur, mais ils peuvent également créer un lien à partir d'un signet ou ouvrir le document directement à partir de l'application d'édition (telle que Word, Excel ou PowerPoint). Bien que les versions actuelles d'Office prennent en charge et interagissent avec les paramètres de l'application SharePoint Library, les utilisateurs peuvent ne pas savoir où trouver ces commandes.

Évitez la frustration en prenant un peu de temps pour examiner les paramètres et les options avec votre équipe. La formation sur ces options de gestion de documents est l'une des recommandations numéro un pour le succès de la collaboration SharePoint, en particulier pour les équipes comptant de nombreux membres ou contributeurs.