10 Astuces pour améliorer votre flux de trésorerie avec Xero - les nuls

L'argent est essentiel à la survie d'une entreprise et Xero peut être utilisé pour le suivre. L'argent doit être versé dans l'entreprise, de sorte que l'entreprise a de l'argent pour payer les frais généraux comme le loyer, les salaires et les actions. Voici dix conseils pour vous assurer que vous utilisez efficacement Xero pour que l'argent circule dans les comptes bancaires des entreprises.

Réconcilier régulièrement les comptes bancaires

Pour vous assurer que les tableaux de bord et les rapports Xero sont corrects et à jour, prenez l'habitude de rapprocher les comptes bancaires fréquemment. Avec des informations en temps opportun, vous pouvez être sûr que les rapports de factures en suspens sont corrects et en mesure de communiquer rapidement avec le client s . L'alternative est de vérifier les reçus de tout l'argent entrant dans l'entreprise avant de commencer à courir après le client pour le paiement.

Gardez un œil sur les flux de trésorerie attendus dans l'entreprise

Le tableau de bord Xero home contient le tableau de bord Factures dues à vous, qui résume les informations actuelles sur les comptes clients et inclut un graphique. Vous pouvez cliquer rapidement pour vérifier la valeur des factures impayées, des factures en cours et des brouillons, et faire un zoom avant pour voir les détails dans le tableau de bord Ventes. Une fois sur le tableau de bord des ventes, vous pouvez cliquer sur la case dans la colonne Date prévue et ajouter des notes et mettre à jour la date prévue de la facture.

Personnaliser les factures Xero

Les factures Xero doivent être personnalisées pour inclure vos coordonnées bancaires et les conditions de paiement. Cela le rend facile pour les clients de vous payer. Les détails de votre passerelle de paiement peuvent également être ajoutés à la facture via le thème de l'image de marque de la facture. Imprimez une copie de votre facture et vérifiez visuellement qu'il est facile pour les clients d'établir comment ils doivent payer l'entreprise.

Envoyer rapidement les factures Xero

Les factures peuvent être envoyées par courrier électronique à partir de la zone de vente Xero (ou de tout appareil mobile), ce qui vous permet d'économiser le coût d'un tampon et le temps nécessaire au traitement des factures habituelles. souvent quelques jours si vous aviez utilisé la boîte aux lettres.

Lors de l'envoi d'une facture via Xero, vous avez la possibilité de l'envoyer en format PDF via le réseau Xero et en tant que lien en ligne. Un client peut télécharger le PDF, couper un arbre, l'imprimer et le classer - boo! Ou ils peuvent enregistrer le PDF sur leur ordinateur, en s'assurant qu'ils ont un système de sauvegarde régulier en place.

S'il s'agit d'un utilisateur Xero ultra-cool comme vous, il peut minimiser la saisie de données en se connectant à votre système Xero et en recevant la facture directement dans son compte en tant que facture préliminaire. Le client peut cliquer sur un lien hypertexte, généré automatiquement dans la facture que vous lui avez envoyée, et consulter la facture en ligne.Quand ils cliquent sur le lien, la coche verte contre la facture sur votre tableau de bord s'assombrit pour que vous sachiez qu'ils l'ont vu. Délicieux, hé?

Utiliser la technologie mobile

Installez l'application Xero sur votre iPhone et adoptez le cloud en facturant pendant que vous êtes sur la route. Plus la facture est émise rapidement, plus elle est payée rapidement et plus les espèces sont rapidement encaissées par la banque.

Envoyer des relevés Xero à la fin du mois

En quelques clics via le tableau de bord Xero Sales, vous pouvez facilement envoyer des relevés d'activité et des impayés résumant les factures client aux clients dont les soldes sont en souffrance.

Examiner votre rapport sur les créances vieillies

Le rapport sur les créances vieillies peut être consulté dans le tableau de bord des rapports de Xero et répertorie toutes les créances par client et par mois. Vous pouvez cliquer sur les données pour découvrir plus de détails sur la facture et le client.

Consulter le rapport sur la position de trésorerie

Dans le rapport de synthèse de Xero, vous pouvez accéder à un rapport sur la position de trésorerie. Le premier bloc d'informations dans ce rapport est un simple aperçu de la situation de trésorerie de l'entreprise: encaissement, liquidités dépensées, excédent de trésorerie (déficit) et solde bancaire de clôture.

Les variances positives sont surlignées en vert et les variances négatives surlignées en rouge. Il s'agit d'un aperçu de haut niveau de la position de trésorerie de l'entreprise, et il peut vous inciter à approfondir les détails si nécessaire.

Le rapport sur la position de trésorerie vous aide également à comprendre les détails du mouvement de trésorerie net de l'entreprise. En vous tenant au courant des mouvements d'argent de votre entreprise, vous êtes mieux placé pour prendre des décisions proactives, par exemple retarder vos dépenses si vos liquidités sont lentes.

Surveillez également le graphique à barres Total Cash In et Out du tableau de bord, qui met en évidence les mouvements de trésorerie des six derniers mois.

Adoptez la nature collaborative du cloud

Donnez à un membre de l'équipe virtuelle ou à un consultant l'accès à votre fichier Xero et ils peuvent rechercher les factures en suspens et mettre à jour les enregistrements client à distance.

Investissez dans une solution complémentaire pour collecter la dette

Ne laissez pas les clients vous traiter comme une banque. Investissez dans l'une des solutions complémentaires de suivi de la dette de Xero comme Debtor Daddy, Satago, Chaser ou Late Fee Manager. Ceux-ci offrent une variété de fonctionnalités, y compris des rappels de courtoisie avant l'échéance d'une facture, des rappels automatiques par courriel suite à des retards de paiement et la possibilité d'envoyer des messages texte, des frais de retard, des frais de service ou des intérêts sur les factures.