8 Situations difficiles (et que faire ensuite) - des mannequins

Il y a des réalités souvent lourdes de la vie comptable que vous pouvez éviter si vous utilisez MYOB: Des entreprises multiples réunies en une seule entreprise (souvent en difficulté), le chaos laissés par les comptables précédents, dette due à l'administration fiscale, budgets qui ne se réalisent jamais, et bien plus encore.

Face à ce genre de situations délicates, vous pouvez compter sur un mélange de conseils techniques MYOB, de savoir-faire en matière de tenue de livres et de penchants de chevalier ardent pour le sauvetage.

Traiter avec deux entreprises ou plus, toutes réunies en une

Vous êtes-vous déjà demandé comment votre entreprise gagne de l'argent? Peut-être que vous faites beaucoup de différents types de travail, et même si vous pensez que tout ce travail n'est pas rentable, vous ne savez pas ce qui est rentable et ce qui ne l'est pas. Heureusement, vos journées de réflexion peuvent maintenant être terminées, car avec les rapports sur les emplois et les catégories, vous pouvez découvrir ce que vous faites correctement et ce que vous faites mal.

MYOB vous propose deux façons d'analyser vos revenus et vos dépenses:

La première méthode consiste à utiliser les fonctions du poste pour suivre la rentabilité de chaque emploi que votre entreprise entreprend, qu'il s'agisse de contrats, d'étapes projet, ou travailler pour des clients spécifiques.

La deuxième façon d'analyser la rentabilité consiste à diviser votre entreprise en centres de profit, en utilisant les fonctions de catégories. Catégories fonctionnent souvent bien si vous avez une entreprise qui a plusieurs endroits différents, ou exploite des comptes bancaires différents pour les différentes divisions.

	Jobs	Catégories
Tr ansactions	Vous pouvez attribuer une seule transaction à plusieurs jobs	Vous ne pouvez pas allouer une seule transaction à plus de une catégorie
Bilans	Vous ne pouvez pas imprimer un bilan pour chaque travail	Vous pouvez imprimer un bilan pour chaque catégorie
Budgets	Vous pouvez créer des budgets pour des travaux individuels	Vous ne pouvez pas créer de budgets pour les catégories
Atouts	Vous ne pouvez pas suivre le mouvement des actifs pour chaque travail	Vous pouvez suivre le mouvement des actifs pour chaque travail
Avertissements	Vous pouvez définir vos préférences afin que vous receviez un avertissement si vous oubliez d'ajouter un code de travail à une ligne d'une transaction	Vous ne pouvez pas définir vos préférences afin d'obtenir un avertissement si vous oubliez d'ajouter un code de catégorie à une transaction < Commandes
Vous ne pouvez pas définir vos préférences pour qu'une transaction ne soit enregistrée que si chaque ligne a un code de travail	Vous pouvez définir vos préférences pour qu'une transaction ne soit enregistrée que si elle comporte un code de catégorie < En-têtes	Vous pouvez avoir des travaux d'en-tête et de détail
Vous ne pouvez pas avoir d'en-tête et de catégories détaillées	Lier aux clients	Vous pouvez lier des travaux à des clients spécifiques aux clients
Lier aux dépenses	Vous pouvez lier les dépenses aux tâches pour qu'elles puissent être remboursées lors de la facturation des clients	Vous ne pouvez pas lier les catégories aux dépenses pour la facturation
Vous vous sentez confus?Vous pouvez utiliser des emplois pour analyser la rentabilité de différents centres de coûts, projets ou entreprises, mais utiliser des catégories pour suivre la rentabilité d'entreprises ou d'emplacements distincts.	Fabriquer un sac à main en soie à partir d'une oreille de truie	Avez-vous hérité d'un travail de comptabilité de quelqu'un qui était un accapareur compulsif et qui a exprimé cette caractéristique en créant une liste de comptes MYOB qui inclut tous les comptes possibles?

Vous êtes peut-être même arrivé à l'étape suivante et avez décidé de supprimer tous les comptes dont vous n'avez plus besoin. C'est le moment où vous pouvez avoir des problèmes: Chaque fois que vous allez supprimer un compte, MYOB refuse de jouer, en disant que le compte contient des informations historiques.

Dans cette situation, le moyen de se débarrasser d'un compte indésirable est de le combiner avec un compte que vous voulez. Pour combiner deux comptes, accédez à votre liste de comptes, sélectionnez le compte que vous souhaitez conserver (MYOB appelle ceci votre compte principal), puis cliquez sur Combiner les comptes. Dans la fenêtre Combiner les comptes qui apparaît, sélectionnez le compte que vous souhaitez fusionner (appelé votre compte secondaire) et cliquez sur Combiner les comptes une fois de plus. Cliquez sur OK pour continuer. Terminé!

Suivi des revenus et des dépenses des immeubles locatifs

Possédez-vous un investissement locatif ainsi qu'une entreprise? Si vous voulez garder la trace de tout dans un seul fichier MYOB, alors vous pouvez.

Accédez à votre liste de comptes et regardez en haut. Pouvez-vous voir l'onglet intitulé Autres revenus et l'onglet Autres dépenses? Vous pouvez utiliser ces classifications pour suivre les revenus de location et les dépenses de location. De cette façon, vous pouvez toujours séparer les revenus et les dépenses d'entreprise de votre investissement immobilier.

Traitement des actions et des dividendes

Vous voulez savoir comment enregistrer l'achat d'actions et le revenu des dividendes dans MYOB? La réponse est courte et douce. Ne fais pas ça. Pour ce faire, c'est comme essayer d'abattre un arbre à l'aide d'un canif.

Au lieu de cela, créditez les dividendes sur votre compte personnel et achetez de nouvelles actions à partir de votre compte personnel. Utilisez un livre manuscrit simple ou une feuille de calcul pour garder une trace de ces transactions et fournir un résumé à votre comptable à la fin de chaque année.

S'endetter avec l'ATO

C'est l'état délicat où vous trouvez que vous ne pouvez pas payer votre relevé d'activité à temps et que vous finissez par devoir de l'argent à l'Australian Taxation Office.

Dans cette situation, l'ATO vous envoie chaque mois une déclaration indiquant combien vous devez. Pour que vos comptes aient un sens, vous devez inclure cette responsabilité dans vos comptes. Voici comment:

Accédez à votre liste de comptes et créez un nouveau compte de passif appelé «Argent dû à ATO».

En tant que Type de compte, sélectionnez Carte de crédit.

Allez à Dépenser de l'argent et enregistrez le paiement de votre relevé d'activité comme si vous le payiez intégralement.

L'idée générale est que vous divisez votre paiement entre votre compte de TPS, votre compte de TPS payée et, si vous avez des employés, votre compte de retenue par répartition.

Avant de cliquer sur Enregistrer, sélectionnez Argent dû à ATO comme compte bancaire dans le coin supérieur gauche.
L'enregistrement d'une transaction de cette manière efface vos comptes GST et PAYG aux montants corrects et affiche la responsabilité ATO correctement.

Chaque fois que vous effectuez un paiement sur cette dette, enregistrez ce paiement dans Dépenses monétaires et allouez ce paiement à votre compte Argent dû à un compte ATO.
Rapprocher ce compte de la même manière que vous réconcilieriez tout autre compte bancaire.

Vous devez rapprocher ce compte chaque fois que le bureau des impôts vous envoie une déclaration.
Garder les budgets sur la bonne voie
Les budgets sont autant un test de personnalité que des exercices d'arithmétique et de planification. Voici quelques conseils pour aider vos budgets à atteindre la cible:

Considérez la personne (que ce soit vous ou quelqu'un d'autre) qui compose les chiffres. Sont-ils optimistes ou pessimistes? En fonction de la réponse à cette question, ajustez vos chiffres en conséquence.

Les vendeurs sont optimistes (ils ne survivraient pas dans leur travail autrement). Prenez leurs projections de ventes avec une pincée de sel.

Si vous avez beaucoup de gens qui travaillent dans votre entreprise, demandez-leur leur avis sur les chiffres du budget. Plus tout le monde est impliqué, plus le budget est réaliste et réalisable.

Dès que le premier mois s'est écoulé, comparez les budgets aux coûts réels, en utilisant le rapport d'analyse du budget des bénéfices et pertes de MYOB. Faites-le tous les mois pour maîtriser l'art du regard de boule de cristal.
Toujours tenir compte des dépenses imprévues, surtout si vous faites un budget pour une nouvelle entreprise. Les choses coûtent toujours plus que vous ne le pensez.
Réfléchissez bien au calendrier des paiements irréguliers, tels que les factures d'électricité trimestrielles, les mois comptant cinq semaines de paie et les primes d'assurance annuelles.
Travailler avec des revues générales
Les revues générales sont généralement le domaine des comptables, mais si vous êtes sérieux dans ce jeu MYOB, quelqu'un ou quelqu'un d'autre peut vous demander tôt ou tard d'enregistrer un journal général. Peut-être que vous ajustez pour la dépréciation, enregistrant un ajustement de fin d'année, ou réaffectant des dépenses d'un compte à un autre.
Voici quelques conseils généraux sur la façon de gérer cette situation particulièrement délicate:

Allez au centre de commande des comptes et cliquez sur Enregistrer une entrée de journal.

Faites une pause pendant un moment et réfléchissez bien à la date.

Les revues générales sont généralement des ajustements d'une sorte ou d'une autre et, le plus souvent, une date autre que la date proposée pour le système devrait être indiquée. Date de la revue pour correspondre à la période pour laquelle l'ajustement est fait - si vous faites une entrée de dépréciation pour Novembre, la date du journal date de Novembre.

Enregistrez un mémo détaillé.
Expliquez ce que vous faites et pourquoi.

Débitez un compte ou des comptes et créditez un compte ou plusieurs comptes.
Pour chaque ligne, vous pouvez saisir un montant dans la colonne Débit ou dans la colonne Crédit, mais pas dans les deux. Cependant, vous pouvez ajouter autant de lignes que vous le souhaitez.

Pensez aux codes de taxe pour chaque ligne.
La plupart des revues générales n'affectent pas la TPS, de sorte que le code fiscal habituel est N-T.Cependant, si vous n'êtes pas sûr, demandez à votre comptable.

Vérifiez que le total des débits correspond au total des crédits.
Ils le font? Ensuite, le montant Hors de l'équilibre situé en bas doit apparaître comme zéro

Cliquez sur Enregistrer pour terminer votre journal.
L'acte est fait.

Gestion des transactions étrangères
MYOB AccountRight n'inclut pas actuellement les fonctionnalités de devise étrangère. Quelles sont les solutions à ce dilemme?

Si vous exportez des marchandises à l'étranger, mais que vos ventes sont en dollars australiens, même si vous exportez des marchandises à l'étranger, vous n'avez pas besoin de devises étrangères.

De même, si vous achetez des marchandises d'outre-mer en dollars australiens, vous n'avez pas besoin de devises étrangères. Par exemple, si vous achetez quelque chose en utilisant votre carte de crédit australienne, même si le prix indiqué était en dollars américains, lorsque le montant apparaît sur votre relevé bancaire, ce montant aura déjà été converti en dollars australiens.

Si vous n'avez pas encore acheté MYOB, vous pouvez toujours opter pour l'ancienne version MYOB Premier Classic, qui incluait les devises étrangères. Le principal inconvénient est que cette version n'inclut pas les flux bancaires ni les fonctionnalités cloud.