Vidéo: Ajouter photos, actes et documents dans votre généalogie 2024
Dans ACT! 2008, l'ajout d'un fichier à l'onglet Documents est facile et vaut vraiment la peine. L'onglet Documents, que vous pouvez trouver dans les fenêtres Contacts, Groupes ou Sociétés, vous permet de joindre ou de créer un raccourci vers tous vos fichiers liés au contact, au groupe ou à la société en cours. Vous pouvez ajouter ou créer un raccourci vers une proposition créée dans Excel, un contrat créé dans Word ou même un fichier PDF que vous avez scanné sur votre ordinateur.
Procédez comme suit pour ajouter un document à l'onglet Documents:
1. Affichez le contact, le groupe ou l'enregistrement de société auquel vous souhaitez ajouter un document.
2. Cliquez sur l'onglet Documents.
3. Cliquez sur le bouton Ajouter un document dans la barre d'icônes de l'onglet Documents.
Vous avez deux choix ici:
• Fichier: En choisissant cette option, vous êtes en train de cloner le fichier original et de l'ajouter à votre ACT! base de données. Après avoir ajouté un document à l'onglet Documents, vous pouvez ouvrir le fichier directement depuis ACT! pour afficher, modifier ou imprimer. Supprimer un fichier de l'onglet Documents ne supprime pas le document d'origine de votre ordinateur et vice versa. Rappelez-vous: Comme le fichier que vous ajoutez à l'onglet Documents est un clone de l'original, les modifications apportées au document d'origine n'apparaissent pas dans le document cloné de l'onglet Documents. faire au document cloné apparaissent dans l'original. Envisagez de supprimer le document original pour éviter toute confusion.
• Raccourci: Crée un raccourci reliant le document original au lieu de le copier. L'emplacement du document d'origine s'affiche dans l'onglet Documents.
Le chemin Mes documents est spécifique à la machine et à l'utilisateur. L'achat d'un nouvel ordinateur ou la modification des informations sur l'utilisateur dans votre ordinateur existant rend votre ou vos raccourcis invalides. Envisagez de créer un nouveau dossier Windows, tel que les documents ACT, qui peuvent être recréés sur un nouvel ordinateur et être affichés par différents utilisateurs. En outre, les utilisateurs de base de données distants qui n'ont pas accès à ces dossiers ne peuvent pas afficher le document.
Selon votre choix, la boîte de dialogue Joindre un fichier ou Attacher un raccourci s'ouvre.
4. Accédez au document que vous souhaitez ajouter, sélectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir.
AGISSEZ! ajoute le document à votre ACT! base de données et affiche la taille, le type et la date de dernière modification dans l'onglet Documents. Les fichiers joints affichent le nom du document. Les raccourcis attachés affichent le chemin d'accès au fichier.
Les documents que vous ajoutez à l'onglet Documents deviennent une partie de votre base de données, de sorte que les utilisateurs de synchronisation à distance peuvent désormais accéder à ces documents.Vous pouvez également ajouter un fichier à l'onglet Documents à partir de l'Explorateur Windows ou du Poste de travail en faisant glisser l'icône du document vers l'onglet Documents.
