Comment payer des factures avec QuickBooks 2014 - les nuls

Si vous utilisez QuickBooks pour suivre les factures vous devez, vous n'utilisez pas la fenêtre Écrire les chèques pour enregistrer les factures que vous voulez payer. Au contraire, vous demandez à QuickBooks d'afficher une liste de ces factures impayées que vous avez déjà enregistrées - et ensuite vous choisissez quelles factures QuickBooks devrait payer et le compte bancaire sur lequel QuickBooks devrait écrire le chèque.

Suivez ces étapes pour payer les factures de cette manière:

1Choisissez la commande Fournisseurs → Payer les factures.

QuickBooks affiche la fenêtre Payer les factures. Vous utilisez la fenêtre Payer les factures pour décrire le paiement que vous souhaitez effectuer.

2Décrivez les factures que vous voulez payer.

Utilisez les boutons d'option Afficher les factures en haut de la fenêtre Payer les factures pour identifier ce que vous voulez voir. Sélectionnez le bouton radio Due On ou Before pour n'afficher que les factures arrivées à échéance avant la date spécifiée.

Pour spécifier la date, entrez la date dans la zone Due On ou Before. Pour voir une liste de toutes les factures que vous devez payer, sélectionnez le bouton radio Afficher toutes les factures.

Vous pouvez utiliser la liste déroulante Trier par pour sélectionner la commande utilisée par QuickBooks pour répertorier vos factures. Par exemple, vous pouvez trier les factures en fonction de la date d'échéance, de la date d'actualisation, du fournisseur et du montant dû.

3Sélectionnez les factures que vous souhaitez payer.

Pour sélectionner les factures que vous voulez payer, cliquez sur la colonne de vérification. (La colonne de contrôle est la colonne la plus à gauche dans la liste des factures impayées, elle est dirigée par une coche.) Lorsque vous cliquez sur la colonne de vérification, QuickBooks marque la facture avec une coche. La coche indique à QuickBooks que vous voulez payer cette facture.

Pour désélectionner une facture, cliquez à nouveau sur la colonne de vérification. QuickBooks supprime la coche.

4 (Facultatif) Passez en revue une facture spécifique.

Vous pouvez consulter des informations détaillées sur une facture spécifique en cliquant d'abord sur la facture pour la mettre en surbrillance dans la liste, puis en cliquant sur le bouton Aller à la facture. Lorsque vous faites cela, QuickBooks ouvre la fenêtre Enter Bills, affichant les informations de facturation. Pour fermer la fenêtre Enter Bills, cliquez sur le bouton Fermer.

5Réglez la réduction.

Si vous cliquez sur le bouton Définir rabais, QuickBooks affiche l'onglet Remise de la boîte de dialogue Remise et crédits. Vous pouvez utiliser l'onglet Remise pour entrer un montant de réduction pour la facture. Si vous entrez un montant de réduction pour la facture, vous entrez également le compte de réduction. C'est le compte qui est crédité pour la réduction - la réduction - dans le bon montant.

6Réglez le crédit et cliquez sur Terminé.

Si vous cliquez sur le bouton Définir les crédits de la fenêtre Payer des factures, QuickBooks affiche l'onglet Crédits de la boîte de dialogue Remise et crédits.L'onglet Crédits répertorie les notes de crédit de ce fournisseur. Pour appliquer un avoir au montant dû à un fournisseur, cliquez sur le bouton Définir les crédits. QuickBooks marque les crédits appliqués en plaçant une coche dans la colonne marquée.

Lorsque vous avez terminé votre travail avec la boîte de dialogue Remise et crédits, cliquez sur le bouton Terminé pour fermer la boîte de dialogue et revenir à la fenêtre Payer les factures.

Cliquez sur le bouton Effacer dans la boîte de dialogue Remise et crédits pour effacer les crédits appliqués affichés dans l'onglet Crédits.

7Utilisez la liste déroulante Compte de paiement pour sélectionner le compte bancaire à utiliser pour effectuer les paiements.

Le solde de fin du compte bancaire affiche la liste déroulante Compte.

8Utilisez la liste déroulante Méthode de paiement pour sélectionner la méthode de paiement.

Si vous souhaitez payer vos factures par chèque, par exemple, sélectionnez Vérifier. En supposant que vous allez imprimer les chèques dans QuickBooks, sélectionnez le bouton radio À imprimer; Sinon, sélectionnez le bouton radio Attribuer numéro de chèque pour que QuickBooks attribue le numéro de chèque consécutif suivant.

Vous pouvez également payer des factures par d'autres moyens, par exemple par carte de crédit et par paiement en ligne (si vous êtes configuré pour le paiement en ligne ou les services bancaires en ligne).

9 Utilisez la case Date de paiement pour enregistrer la date de paiement.

Cette entrée interagit avec l'entrée Méthode de paiement. La date de paiement que vous définissez, par exemple, affecte le moment où un paiement en ligne est effectué. La date de paiement correspond également à la date indiquée sur les chèques imprimés.

10Une fois que vous avez sélectionné les factures que vous souhaitez payer et que vous avez indiqué comment vous souhaitez les payer, cliquez sur Payer les factures sélectionnées.

QuickBooks enregistre les transactions de paiement dans le compte bancaire pour payer les factures sélectionnées et ferme la fenêtre des factures payables.

11Complétez votre tâche.

Vous devez toujours imprimer les chèques non imprimés nécessaires pour payer vos factures si vous utilisez des chèques pour payer les factures. Vous devez également transmettre toutes les instructions de paiement en ligne nécessaires pour payer les factures, si c'est ainsi que vous avez choisi de payer les factures. Si vous voulez faire des chèques à la main, vous devez évidemment écrire à la main les chèques, puis les poster.

En d'autres termes, tout ce que fait QuickBooks à ce stade est d'enregistrer les transactions de paiement dans le fichier de données QuickBooks. Vous devez imprimer les chèques, envoyer les instructions de paiement en ligne ou écrire les chèques à la main!