Importer des données dans MYOB - des nuls

Saviez-vous que vous pouvez importer des données dans MYOB à partir d'autres applications? Par exemple, vous avez peut-être une liste de noms et d'adresses de clients ailleurs sur votre ordinateur (peut-être dans un fichier Word, un fichier de base de données ou dans Excel) et vous souhaitez importer ces informations dans MYOB. Voici comment importer les détails d'un client ou d'un fournisseur en un clin d'œil.

Organisation de vos données

La première étape de l'importation de données consiste à manipuler la liste de vos clients ou fournisseurs dans un format compréhensible par MYOB.

1. Si vos coordonnées client ou fournisseur sont actuellement dans un traitement de texte ou une base de données, essayez d'obtenir ces informations dans une feuille de calcul avant d'essayer d'importer les informations dans MYOB.

   Par exemple, si vos données sont stockées dans une base de données telle que Microsoft Access, vous pouvez généralement enregistrer ces données dans un format qui peut être ouvert dans Excel.

2. À l'aide d'un logiciel de tableur tel qu'Excel, organisez les informations dans des colonnes.

   Rangez vos données de sorte que tous les noms soient listés les uns après les autres, toutes les adresses sont listées les unes après les autres et ainsi de suite. Avec les adresses, séparez la rue, la ville, l'état et le code postal en quatre colonnes distinctes.

3. Insérez une ligne tout en haut de votre liste (si vous ne l'avez pas déjà fait) qui marque les colonnes.

   Par exemple, Nom, Téléphone 1, Téléphone 2, Contact et ainsi de suite. Cette ligne est appelée votre ligne d'en-tête.

4. Enregistrez cette feuille de calcul en tant que fichier délimité par des tabulations.

   Par exemple, dans Excel, allez dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous, puis sélectionnez Délimité par tabulation comme type de fichier. Le format de fichier délimité par des tabulations facilite la lecture du logiciel MYOB.

Importation de vos données

Maintenant que vos données sont organisées, vous êtes prêt à importer ces informations dans MYOB. Tenez-vous bien, voici:

1. Dans le menu Fichier de MYOB, sélectionnez Assistant Import / Export.

2. Sélectionnez Importer les données et cliquez sur Suivant.

3. Sélectionnez Cartes comme type de données, et Cartes client ou Cartes fournisseur comme type de cartes.

4. Cliquez sur Parcourir, naviguez jusqu'au dossier dans lequel vous avez enregistré vos données et sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer. Cliquez sur Suivant.

5. Fiddle avec les paramètres et cliquez sur Next.

   Les choses deviennent assez techniques à ce stade. Mais ne crains jamais! Dites à MYOB que vos données sont séparées par des onglets, que la première ligne contient des en-têtes, que si des données existent déjà, vous souhaitez les mettre à jour et faire correspondre les cartes en utilisant le nom de famille. (La capture d'écran ci-dessous montre à quoi ressemblent ces paramètres.)

   

6. Cliquez sur Correspondance automatique pour que MYOB corresponde automatiquement aux champs, puis cliquez sur Suivant.

   Vous pouvez également faire correspondre les champs manuellement en mettant d'abord en surbrillance le champ d'importation situé à gauche, puis en cliquant sur le champ d'importation correspondant sur la droite.Faites ceci un par un jusqu'à ce que chaque champ sur la gauche soit associé à un champ sur la droite.

7. Lorsque vous y êtes invité, effectuez une sauvegarde de votre fichier.

   Pourquoi s'embêter à reculer? Si vous gâchez vraiment votre importation (ce qui arrive parfois la première fois), vous pouvez restaurer votre sauvegarde et recommencer.

8. Cliquez sur Importer, et émerveillez-vous lorsque le plaisir commence.

   Parfois, importer prend beaucoup de temps, parfois seulement quelques secondes. Cependant, l'importation est terminée lorsqu'un message délicieux s'affiche pour vous informer de votre succès (ou de votre échec). Si votre importation a échoué, lisez attentivement le message!

Dépannage si les choses tournent mal

L'importation des détails de la carte dans votre fichier de société MYOB devrait être facile, mais beaucoup de gremlins peuvent envoyer un message d'erreur à votre façon. Si vous recevez un message après avoir importé des données indiquant que l'importation comportait des erreurs ou des avertissements, suivez l'invite pour afficher le journal des erreurs.

• Si l'importation a ignoré un enregistrement, cela signifie que quelque chose était si mauvais que MYOB a complètement ignoré ce client ou fournisseur.

• Si vous obtenez un message d'avertissement, cela signifie qu'un problème mineur est survenu et MYOB a rejeté une partie des détails d'un client ou d'un fournisseur (par exemple, MYOB a peut-être ajouté le nom du client, mais pas l'adresse ou le numéro de téléphone).

Le journal des erreurs affiche une liste de tous les enregistrements présentant un problème, avec un code d'erreur affiché au début de chacun. Au début, ces codes d'erreur ressemblent à du jargon inintelligible (Error -7, par exemple, ne signifie pas grand chose pour les non-initiés). Cependant, le haut de ce rapport fournit une liste de ce que chaque message d'erreur signifie.

Après avoir identifié les enregistrements qui n'ont pas été importés correctement et pourquoi, vous pouvez effectuer l'un des deux mouvements suivants. Si seulement quelques cartes sont affectées, ouvrez votre fichier d'entreprise et corrigez ces cartes une par une. D'un autre côté, si la majorité de l'importation n'a pas fonctionné, la meilleure solution consiste à restaurer votre sauvegarde, à corriger le fichier d'importation et à réessayer.