La fonction de fichier condensé QuickBooks 2012 - les nuls

La fonction Condenser de QuickBooks 2015 fait deux choses: d'abord, il crée une copie d'archivage du fichier de données et traite ce fichier de données pour qu'il soit plus petit. consultez l'explication ci-dessous:

• La commande QuickBooks Condense crée une copie permanente du fichier de données QuickBooks (ceci s'appelle une copie d'archive du fichier.) Une copie d'archivage du fichier un instantané du fichier de l'entreprise tel qu'il existe à un moment donné.

  Si quelqu'un a plus tard une question - peut-être votre comptable ou un auditeur fédéral ou d'état - vous pouvez utilisez la copie archivistique du fichier de données pour montrer à quoi ressemblait le fichier de la compagnie à un moment donné.

• Le processus Condense réduit le fichier de données en résumant de nombreuses transactions fermées et détaillées en utilisant de grosses entrées de journal de monstre. Parce que la condensation et l'archivage peuvent être un peu déroutants, voici un bref résumé de l'exa Que se passe-t-il lorsque vous condensez le fichier d'entreprise QuickBooks? Voici ce que fait généralement QuickBooks pendant le processus:

Enregistre une copie d'archive de vos fichiers d'entreprise

• : lorsque vous condensez le fichier d'entreprise QuickBooks, QuickBooks enregistre une copie d'archivage de ce fichier. Supprime les anciennes transactions fermées

• : dans le cadre du processus Condense, QuickBooks vous permet de supprimer les anciennes transactions fermées de la version actuelle du fichier de société QuickBooks. N'oubliez pas que l'archivage crée une copie d'archivage du fichier de société QuickBooks. Vous avez toujours, cependant, la version de travail du fichier de société QuickBooks. C'est cette version courante du fichier de compagnie QuickBooks qui est nettoyée, ou condensée, par la suppression des anciennes transactions fermées.

  Les transactions fermées

  sont des transactions que QuickBooks n'a plus besoin de suivre en détail. Par exemple, une ancienne facture client - après qu'elle a été payée - est une transaction fermée. Un ancien chèque écrit à un vendeur - après que la banque a été libérée - est une transaction fermée. Résume les anciennes transactions fermées

• : Comme les anciennes transactions fermées sont supprimées du fichier de données QuickBooks, la compression crée généralement des entrées de journal mensuelles récapitulatives pour les anciennes transactions fermées et place ces transactions récapitulatives dans la version de travail actuelle. du fichier de données QuickBooks. Ces écritures récapitulatives mensuelles vous permettent de continuer à préparer vos états financiers mensuels. Par exemple, même si l'archivage supprime toutes les anciennes transactions fermées de janvier 2010, par exemple, vous pouvez toujours produire des états financiers mensuels pour janvier 2010 en 2013.Pour produire des états financiers mensuels pour janvier 2010, QuickBooks utilise les entrées de journal mensuelles sommaires.

  Efface la trace d'audit:

• Un effet presque caché du nettoyage des fichiers de données QuickBooks concerne la piste d'audit. Si vous nettoyez un fichier de société et indiquez que le fichier de société doit être condensé, QuickBooks efface la piste d'audit avant la date "transactions supprimées fermées le ou avant". En d'autres termes, pour la période pendant laquelle QuickBooks supprime les anciennes transactions fermées, il supprime également la trace d'audit de ces transactions.

  Le processus

Condense file signifie généralement la création d'une copie du fichier de données QuickBooks que vous enregistrez et rangez quelque part et la création d'une version réduite du fichier de l'entreprise. Cependant, la commande que vous utilisez pour condenser le fichier de société QuickBooks vous permet également de créer des fichiers de société presque vides. La plupart des gens n'auraient jamais besoin d'utiliser cette option. il n'y a qu'une seule catégorie d'utilisateurs de QuickBooks qui peut vouloir créer des fichiers d'entreprise presque vides. Les CPA et les consultants (qui souhaitent réutiliser un fichier de société pour une autre unité commerciale ou un autre client) peuvent souhaiter utiliser cette commande pour créer des fichiers de données d'entreprise dont la plupart des listes sont déjà configurées.