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Le chronométrage ou l'enregistrement des activités individuelles est l'une des deux méthodes que QuickBooks 2012 fournit pour suivre le temps passé et qui sera facturé sur une facture en tant qu'élément. Si vous souhaitez enregistrer les activités de service au fur et à mesure qu'elles se produisent, choisissez la commande Clients → Entrer l'heure → Heure / Entrer une seule activité.
QuickBooks affiche la fenêtre Heure / Entrer une seule activité.
Pour chronométrer ou enregistrer une seule activité, enregistrez la date de l'activité dans la zone Date. Utilisez la zone Nom pour identifier la personne qui exécute le service. Dans la zone Customer: Job, identifiez le client ou le travail pour lequel le service est en cours d'exécution.
Sélectionnez l'élément de service approprié dans la liste déroulante Article de service et l'élément de paie approprié dans la liste déroulante Élément de paie. Si vous effectuez le suivi des classes, de manière prévisible, vous pouvez également utiliser la liste déroulante Classe pour classer l'activité.
La case Notes doit être utilisée pour enregistrer une brève description appropriée du service. Cette description apparaît sur la facture, alors réfléchissez à ce que vous écrivez.
Après avoir décrit ou fourni ces informations générales sur le service, vous pouvez enregistrer le temps passé sur le service de deux manières:
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Enregistrer manuellement l'heure: Vous pouvez enregistrer manuellement le temps passé sur une activité en utilisant Case Durée pour entrer l'heure. Si vous avez passé 10 minutes, par exemple, entrez 0: 10 dans la zone Durée. Si vous avez passé 3 heures et 40 minutes, entrez 3: 40 dans la zone Durée.
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Demandez à QuickBooks d'enregistrer l'heure: Vous pouvez également demander à QuickBooks d'enregistrer le temps que vous avez passé sur l'activité. Cliquez simplement sur le bouton Démarrer dans la zone Durée lorsque vous démarrez l'activité, puis cliquez sur le bouton Arrêter lorsque vous arrêtez l'activité. Si vous voulez mettre en pause la minuterie (pendant que vous prenez un appel téléphonique, par exemple), cliquez sur le bouton Pause.
Après avoir décrit l'activité que vous effectuez dans la fenêtre Heure / Entrer une seule activité, cliquez sur le bouton Enregistrer & Nouveau ou Enregistrer et fermer pour enregistrer les informations sur l'activité.
Vérifiez que la case à cocher Billable est sélectionnée. La case à cocher Billable apparaît dans le coin supérieur droit de la fenêtre Temps / Entrer une seule activité. En cochant la case Facturable, vous indiquez à QuickBooks qu'il doit conserver cette fiche d'activité facturable pour l'inclure ultérieurement sur une facture.
Vous pouvez utiliser les boutons Précédent et Suivant qui s'affichent en haut de la fenêtre Heure / Entrer une seule activité pour faire défiler vos enregistrements du calendrier des activités.Notez également que le bouton Orthographe est également disponible dans la fenêtre Heure / Entrer une seule activité.
Vous pouvez donc cliquer sur le bouton Orthographe pour épeler la description des notes que vous avez saisie, ce qui est une bonne idée car cette information apparaîtra plus tard sur une facture.
QuickBooks permet également à vos employés de saisir leur temps directement. Choisissez la commande Clients → Entrer heure → Laisser les employés entrer leur heure pour obtenir des informations sur le fonctionnement de ce service Web.
