Vidéo: Webinaire - Comment réussir son projet de CRM avec Teamleader 2025
La plupart du temps, les éléments de campagne figurant sur une facture sont des éléments que vous décrivez dans la liste Elément, puis quantifiez directement dans la facture. Cependant, dans certaines entreprises de services, vous pouvez vendre plusieurs unités du même article. Si vous souhaitez enregistrer les activités de service au fur et à mesure qu'elles se produisent, choisissez la commande Clients → Entrer l'heure → Heure / Entrer une seule activité.
QuickBooks affiche la fenêtre Heure / Entrer une seule activité.
Pour chronométrer ou enregistrer une seule activité, enregistrez la date de l'activité dans la zone Date. Utilisez la zone Nom pour identifier la personne qui exécute le service. Dans la zone Customer: Job, identifiez le client ou le travail pour lequel le service est en cours d'exécution.
Sélectionnez l'élément de service approprié dans la liste déroulante Article de service et (si vous effectuez le suivi d'un employé) l'élément de paie approprié dans la liste déroulante Élément de paie. Si vous effectuez le suivi des classes, de manière prévisible, vous pouvez également utiliser la liste déroulante Classe pour classer l'activité.
Utilisez la zone Notes pour enregistrer une description brève et appropriée du service. Cette description apparaît dans la facture, soyez donc attentif à ce que vous écrivez.
Après avoir décrit ou fourni ces informations générales sur le service, vous avez deux façons d'enregistrer le temps passé sur le service:
-
Enregistrer l'heure manuellement: vous pouvez enregistrer manuellement le temps passé sur une activité en utilisant la case Durée entrez l'heure. Si vous avez passé 10 minutes, par exemple, entrez 0: 10 dans la zone Durée. Si vous avez passé 3 heures et 40 minutes, entrez 3: 40 dans la zone Durée.
-
Demandez à QuickBooks d'enregistrer l'heure: Vous pouvez également demander à QuickBooks d'enregistrer le temps que vous avez passé sur l'activité. Cliquez simplement sur le bouton Démarrer dans la zone Durée lorsque vous démarrez l'activité, puis cliquez sur le bouton Arrêter lorsque vous arrêtez l'activité. Si vous souhaitez mettre en pause la minuterie (pendant que vous prenez un appel téléphonique, par exemple), cliquez sur le bouton Pause.
Après avoir décrit l'activité que vous effectuez dans la fenêtre Heure / Entrer une seule activité, cliquez sur le bouton Enregistrer & Nouveau ou Enregistrer et fermer pour enregistrer les informations sur l'activité.
Vérifiez que la case à cocher Billable (dans le coin supérieur droit de la fenêtre Time / Enter Single Activity) est sélectionnée. En cochant la case Facturable, vous indiquez à QuickBooks qu'il doit conserver cette fiche d'activité facturable pour inclusion ultérieure dans une facture.
Vous pouvez utiliser les boutons Précédent et Suivant, qui s'affichent en haut de la fenêtre Heure / Entrer une seule activité, pour faire défiler vos enregistrements de la synchronisation des activités.Notez également qu'un bouton Orthographe est également disponible. Cliquez sur le bouton Orthographe pour vérifier l'orthographe de la description des notes que vous entrez - ce qui est une bonne idée, car cette information apparaîtra plus tard dans une facture.
Pour ajouter du temps et des coûts facturables à une facture, créez la facture de la manière habituelle. Après avoir identifié le client (et si vous avez entré l'heure pour le client), et si vous avez suivi le temps ou les coûts pour le client, QuickBooks affiche une boîte de message vous demandant si vous voulez facturer le temps ou les coûts.
Si vous indiquez "oui", QuickBooks affiche la boîte de dialogue Choisir les heures et les coûts facturables.
L'onglet Heure de la boîte de dialogue Choisir les heures et les coûts facturables affiche chacune des heures que vous avez enregistrées pour un client. Pour ajouter ces heures à la facture, cliquez sur la colonne Utiliser pour l'heure. (La colonne Utiliser est la colonne la plus à gauche, affichant une coche.)
Ou, si vous voulez sélectionner toutes les heures, cliquez sur le bouton Sélectionner tout. Puis cliquez sur OK. QuickBooks ajoute chacune de ces heures facturables à la facture sous forme de lignes distinctes. La figure suivante montre comment les informations de temps facturables apparaissent dans la fenêtre Créer des factures.
