Conseils pour travailler avec les règles MYOB et les flux bancaires - des mannequins

Une des grandes choses à propos de MYOB AccountRight est que vous pouvez configurer des règles bancaires pour allouer des transactions automatiquement. Voici quelques conseils pour créer des règles qui fonctionnent correctement, à chaque fois.

• Gardez les conditions de règles aussi simples que possible. Par exemple, peut-être un paiement récent à votre mécanicien se présente comme «EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU». Bien sûr, vous pouvez créer une règle qui indique à MYOB d'allouer toute transaction avec ces mots exacts aux frais de véhicule à moteur, mais prenez plutôt un moment pour simplifier les conditions de la règle. Par exemple, créez une règle qui indique à MYOB d'allouer toute transaction avec les mots «BAY AUTOMOTIVE» aux frais de véhicule à moteur. De cette façon, si vous payez par carte de crédit plutôt que par EFTPOS la prochaine fois, ou si le mécanicien modifie sa facilité de commerçant afin que le texte du relevé bancaire montre différemment, la règle est plus susceptible de rester correcte.

• Conservez les noms des règles informatifs et faciles à identifier. MYOB utilise par défaut la description complète du texte de votre relevé bancaire comme nom de la règle. En utilisant l'exemple ci-dessus, le nom de la règle devient 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. N'acceptez pas cette valeur par défaut, mais modifiez toujours les noms de règle pour faciliter la recherche de vos règles dans le futur. Par exemple, un bon nom de règle pour cette transaction est probablement «Bay Automotive Vehicle Repairs», car ce nom inclut à la fois le texte de l'extrait de compte pertinent et le type de dépense.

• Lorsque vous créez une règle, allez toujours dans Options avancées et entrez le nom du fournisseur ou du client dans le coin inférieur droit. Bien que la sélection d'une carte ne soit pas obligatoire, n'oubliez pas qu'à moins de sélectionner une carte, vous ne pourrez plus rechercher toutes les transactions pour ce client ou fournisseur à l'avenir. Cette absence d'historique détaillé des transactions peut être pénible, alors prenez le temps d'ajouter cette information chaque fois que vous créez une nouvelle règle.

  Lorsque vous utilisez les services bancaires par Internet pour effectuer des paiements électroniques aux fournisseurs, réfléchissez bien à la façon dont la description apparaîtra sur votre relevé bancaire. Demandez-vous, allez-vous être en mesure de créer une règle basée sur cette description? La réponse à cette question dépend à la fois de votre banque et si le nom du bénéficiaire apparaît toujours sur votre relevé. Une astuce consiste à enregistrer les détails du fournisseur et les descriptions de paiement dans vos opérations bancaires sur Internet afin que le même texte apparaisse à chaque fois. De cette façon, vous pouvez créer une règle basée sur ce texte spécifique.

• Gardez un œil sur les règles en double. Parcourez votre liste de règles de temps en temps et vérifiez de nouveau comment vous avez défini vos conditions.Si vous pouvez voir deux règles qui ont les mêmes conditions, soit supprimer l'une des règles ou modifier les conditions de la règle.

• Obtenez MYOB pour diviser les pourcentages personnels automatiquement. Pour les dépenses que vous répartissez régulièrement entre les entreprises et les particuliers (par exemple, vous allouez toujours 75% de l'essence aux entreprises et 25% aux dépenses personnelles), utilisez les options avancées pour créer une règle qui divise automatiquement cette activité.

• Dans la fenêtre Flux de banque, placez votre souris sur l'icône Règle appliquée avant de cliquer sur Approuver. De cette façon, MYOB affiche à quel compte la transaction va être affectée, et vous pouvez vérifier que la règle fonctionne correctement.

• Ne créez pas de règle à condition que toute transaction contenant le mot «BP» soit affectée à l'essence. Pourquoi pas? Parce que si vous le faites, chaque transaction BPAY, que ce soit pour l'électricité, le téléphone ou la taxe, sera allouée à l'essence, simplement parce que «BPAY» contient les lettres «BP».

• Si vous avez un volume important de transactions, pensez à spécifier le nom de la règle dans le champ Mémo lors de la création d'une règle. Par exemple, si vous créez une règle à condition que chaque transaction contenant les mots «Katoomba Au» soit affectée aux réparations de véhicules automobiles (Katoomba Au étant en l'occurrence Katoomba Automotive), une astuce consiste à aller à Options avancées et en tant que mémo pour cette règle, saisissez "Transaction créée à l'aide de la règle automobile Katoomba". Ainsi, si vous examinez des transactions à la fin du trimestre ou à la fin de l'année et que vous constatez que les transactions ont été mal réparties, vous savez quelle règle a causé des problèmes.

Utilisées correctement, les règles bancaires permettent d'économiser jusqu'à 90% du temps de saisie des données et d'éliminer pratiquement le besoin de réconciliations bancaires fastidieuses.