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Si vous décidez d'autoriser plusieurs utilisateurs à accéder au fichier de données QuickBooks, vous pouvez activer la fonctionnalité Piste d'audit de QuickBooks. La fonction Audit Trail vous permet de conserver un enregistrement de qui effectue les modifications dans le fichier de données QuickBooks. Si plusieurs personnes modifient les informations dans QuickBooks, en d'autres termes si plusieurs utilisateurs travaillent avec le fichier de données QuickBooks, cochez la case Utiliser le journal d'audit. Sachez que l'utilisation de la piste d'audit ralentit un peu QuickBooks. Pour cette dégradation des performances, cependant, vous obtenez un enregistrement permanent de qui fait quoi dans QuickBooks.
Si vous archivez un fichier de société et que vous souhaitez que le fichier de société soit condensé, QuickBooks efface la piste d'audit avant la date "transactions clôturées supprimées le ou avant". En d'autres termes, pour la période pendant laquelle QuickBooks supprime les anciennes transactions fermées, il supprime également la trace d'audit de ces transactions.
Pour activer la fonctionnalité d'audit de QuickBooks, procédez comme suit:
1. Choisissez la commande Préférences du menu Edition.
QuickBooks affiche la boîte de dialogue Préférences.
2. Indiquez que vous souhaitez modifier une préférence comptable pour le fichier de données de l'entreprise.
Pour indiquer que vous souhaitez utiliser les préférences de comptabilisation, utilisez la barre d'icônes située à gauche de la boîte de dialogue Préférences pour sélectionner le jeu de préférences de comptabilité. (L'icône Préférences de comptabilité apparaît en haut de la liste.) Après cela, cliquez sur l'onglet Préférences de la société.
3. Indiquez que vous souhaitez utiliser une piste d'audit.
Pour indiquer à QuickBooks que vous souhaitez utiliser une piste d'audit, cochez la case Utiliser un suivi d'audit, puis cliquez sur OK. À partir de ce moment, QuickBooks tient un registre des utilisateurs qui apportent des modifications à votre comptabilité.
Pour produire un rapport Audit Trail, choisissez simplement la commande Accountant and Taxes du menu Reports, puis sélectionnez la commande Audit Trail dans le sous-menu.
