10 Clés pour utiliser la technologie pour gérer les dossiers des petites entreprises - mannequins

Les propriétaires de petites entreprises partout dans le monde ont adopté la technologie pour gérer leurs dossiers, qu'il s'agisse de fixer des rendez-vous, de créer de la correspondance ou d'enregistrer des opérations commerciales., traitement de la paie, suivi de l'inventaire ou plus encore. Bien que les entreprises ne soient pas «sans papier», elles ont reconnu les avantages de l'utilisation de la technologie pour rester organisées. Si vous êtes encore enchaîné à l'utilisation du papier, il est peut-être temps pour vous d'utiliser les dix touches suivantes pour repacer le papier avec des fichiers électroniques.

Utilisez Outlook pour garder une trace des rendez-vous, des tâches et des projets

Le calendrier papier qui vous suit est utile, mais avez-vous essayé d'utiliser la fonction Calendrier dans un logiciel? Avec un calendrier informatisé, vous pouvez entrer un rendez-vous une fois et le configurer pour qu'il se répète tous les jours, toutes les semaines, toutes les deux semaines ou tous les mois et vous pouvez définir des rappels automatiques, tâches que vous ne pouvez pas faire sur votre calendrier papier. Voici un autre bonus: Avec un logiciel tel que Outlook, tous les membres de votre personnel peuvent partager des calendriers.

Numérisez les cartes de visite et transférez leurs informations dans les listes de contacts Outlook

Vous en avez assez de devoir parcourir votre Rolodex ou une énorme pile de cartes de visite pour trouver un numéro de téléphone ou une adresse e-mail ? Eh bien, vous pouvez vous éloigner de la version de ce cauchemar que vous affrontez. Comment? Exécutez chaque carte de visite via un scanner qui inclut un logiciel pour convertir les informations sur la carte dans la liste des contacts dans Outlook. Ensuite, vous pouvez trouver les informations que vous recherchez avec une opération de recherche.

Convertir des documents en Adobe. fichiers PDF

MS Word a une option pour enregistrer les fichiers en tant que. pdfs. Le processus est indolore. Avec un document Word ouvert, choisissez FileSave AsSave comme type, et cliquez sur la flèche déroulante à l'extrême droite. Faites défiler la liste, sélectionnez PDF, puis cliquez sur Enregistrer (en regard de Annuler au bas de la boîte).

Quel est le problème avec les fichiers PDF? Vous n'avez plus à vous soucier de savoir si quelqu'un a la bonne version du logiciel pour lire votre fichier. Tout ordinateur avec Adobe Reader peut ouvrir tout. fichier PDF.

Vous pouvez également numériser des lettres, des factures, des annonces (tous les documents qui correspondent à votre scanner) et les enregistrer en tant que fichiers PDF. Assurez-vous simplement de régler le scanner sur. type de fichier pdf avant de numériser le document.

Créer des masters de documents fréquemment utilisés

Lorsque vous utilisez fréquemment la même lettre mais avec des modifications mineures, conservez-en un fichier maître sur votre ordinateur.Ensuite, lorsque vous avez besoin du document, ouvrez votre document maître, apportez les modifications et imprimez le document. N'oubliez pas de sauvegarder le fichier avec un nom de fichier différent afin que le maître ne soit pas modifié.

Utilisez un logiciel de comptabilité pour créer des factures et des bons de commande

Vous n'avez plus besoin de feuilleter des classeurs remplis de factures ou de bons de commande. Utilisez un logiciel de comptabilité tel que QuickBooks ou Sage 50 pour créer ces documents. Il se peut que vous deviez imprimer et poster des documents à un client, mais le fichier actuel restera - pas dans les classeurs à espace restreint - mais sur votre ordinateur où la recherche d'une facture consiste à taper quelques frappes.

Automatiser les fiches de temps, les facturations de projet et le traitement de la paie

Vous pouvez remplacer le poinçonnage et le traitement des fiches de temps par le pointage électronique et le traitement de la paie. Pensez au temps gagné et aux erreurs évitées. Un employeur dit que son entreprise a réduit le traitement de la paie de 6 heures à 45 minutes en utilisant un logiciel de carte de pointage. Maintenant c'est un exploit majeur.

Et si la fiabilité est un problème pour votre entreprise, vous pouvez acheter un logiciel qui oblige chaque employé à placer un doigt sur un scanner au début et à la fin des heures de travail! Cette empreinte digitale ressemble à un film de science-fiction, n'est-ce pas?

Suivre l'inventaire par voie électronique

Si votre petite entreprise implique un inventaire, l'utilisation de la technologie est la seule solution. Le logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) permet à votre entreprise de conserver un historique précis des stocks, de remplir les commandes plus rapidement, d'expédier les commandes de façon transparente et de facturer avec exactitude tout ce qui est suivi par ordinateur. Vous pouvez gérer tous ces processus, en utilisant des étiquettes et des chiffres sur votre écran d'ordinateur.

Enregistrez les achats et les détails sur les actifs dans une feuille de calcul ou une base de données

Lorsque vous achetez du matériel ou d'autres biens, enregistrez les détails de l'achat et du produit dans une feuille de calcul ou une base de données. Avec toutes les informations à portée de main, vous pouvez contacter le fournisseur en cas de problème ou saisir rapidement vos actifs pour obtenir un état financier ou répondre à une demande d'informations sur les actifs auprès de la banque.

Faites du temps d'impôt un jeu d'enfant

Lorsque la totalité ou la totalité de vos enregistrements sont sur l'ordinateur, la préparation des taxes est beaucoup plus simple et précise que le transfert de données papier vers l'ordinateur.

Avec toutes vos factures ou bons de commande dans un logiciel de comptabilité, il vous suffit d'exécuter un rapport et -voila! -le logiciel vous donne le total des factures ou bons de commande pour l'année. Il en va de même pour la paie, les stocks et les actifs. Vous pouvez récupérer tout ce que vous avez systématiquement stocké sur l'ordinateur lorsque vous en avez besoin.

Sauvegarder les fichiers

Un avantage supplémentaire de l'utilisation de la technologie pour gérer vos enregistrements de petites entreprises est que vous pouvez les sauvegarder - les enregistrer sur un ordinateur dans un autre emplacement ou un lecteur flash, par exemple.

Pourquoi est-ce si important? L'actif informatique le plus précieux est les données qu'il contient. Conservez une copie supplémentaire de ces données afin de ne jamais faire face à la consternation des enregistrements perdus.On vous prévient rarement que le cambrioleur va voler votre ordinateur, qu'un feu va le faire fondre ou qu'il va simplement mourir.