Table des matières:
- En utilisant l'approche de raccourci: Création rapide
- Enregistrements de compte et leurs quatre sections
- Configuration des sous-comptes
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Les comptes sont des sociétés. Les sous-comptes peuvent être des divisions de la société principale ou peuvent être des emplacements physiques distincts de la même société. Tout ce que vous ajoutez dans Microsoft CRM, vous pouvez modifier. Tout ce que vous ajoutez peut être supprimé, mais il est préférable de désactiver un compte plutôt que de le supprimer. Si vous désactivez, vous pouvez toujours ressusciter les informations si vous découvrez plus tard que vous en avez besoin. La suppression est pour toujours.
En utilisant l'approche de raccourci: Création rapide
Création rapide, accessible dans la partie inférieure gauche de la page d'accueil de CRM, vous permet d'entrer un nouveau compte, contact, prospect ou opportunité aussi vite que possible. Création rapide est l'approche de l'homme paresseux à l'entrée de données. La fonction Création rapide atteint sa vitesse en éliminant tout autre élément que Champs Business Required . Ce sont les étiquettes de champ qui apparaissent en rouge sur l'écran. Les champs Business Obligatoire sont des champs obligatoires dont le système a besoin pour enregistrer et récupérer correctement les enregistrements ultérieurement.
Dans la fenêtre Création rapide, vous pouvez choisir de créer plusieurs types d'enregistrements en accédant à la liste de sélection dans la fenêtre. Pour commencer à ajouter un nouveau compte via la fonction Création rapide, procédez comme suit:
1. Ouvrir Quick Create.
2. Choisissez Comptes dans la fenêtre Création rapide.
3. Cliquez sur le bouton OK dans la même fenêtre.
La fenêtre Créer un compte apparaît, comme le montre la Figure 1.
4. Dans le champ Nom du compte de la boîte de dialogue Création rapide, entrez le nom de la société dont vous créez l'enregistrement.
En tant qu'utilisateur, votre nom apparaît en tant que propriétaire par défaut.
5. Sélectionnez l'option Enregistrer ou l'option Enregistrer et ouvrir.
La sélection de Enregistrer enregistre l'enregistrement que vous venez de spécifier et vous amène à une autre boîte de dialogue Création rapide vierge, vous permettant de créer un autre enregistrement de compte. La fonction Enregistrer est efficace si vous avez plus que quelques enregistrements à saisir tous en même temps. La fonction Enregistrer et ouvrir stocke également l'enregistrement que vous venez de créer, mais il vous amène immédiatement à l'ensemble complet des écrans et des champs d'enregistrement de compte pour que vous puissiez effectuer une tâche plus complète de saisie d'informations pour cet enregistrement.
Malgré vos meilleures intentions de revenir plus tard et de remplir le reste de l'information, vous pouvez remettre à plus tard. Pensez à utiliser l'option Enregistrer et Ouvrir. Même si vous démarrez avec l'option Création rapide, en sélectionnant Enregistrer et Ouvrir lorsque vous avez terminé d'entrer tous les champs requis, vous accédez à la fenêtre Détails.C'est le lieu où il faut être.
Enregistrements de compte et leurs quatre sections
Chaque enregistrement de compte comporte en réalité quatre fenêtres associées: Général, Détails, Administration et Informations sur le compte. Vous pouvez accéder à ces fenêtres ou créer un nouveau compte en accédant à la grille de la liste des comptes et en sélectionnant Nouveau compte dans la barre d'actions. Cette méthode, par opposition à la création rapide, est la méthode à part entière de saisie de données pour démarrer un nouvel enregistrement de compte.
La figure 2 montre l'onglet Général de la fenêtre Compte.
L'onglet Général contient la plupart des informations de contact essentielles pour votre compte, y compris le champ obligatoire: Nom du compte. La plupart des champs de l'onglet Général sont explicites, mais les trois autres onglets méritent une petite discussion:
- L'onglet Détails contient principalement des informations financières, telles que le revenu annuel et le symbole boursier si la société est cotée en bourse. Cela fournit des informations démographiques potentiellement utiles sur le compte, en supposant qu'un membre de votre organisation effectue la recherche pour renseigner l'information et la tenir à jour.
- L'onglet Administration contient des informations de comptabilité, utilisées à des fins de facturation.
- L'onglet Informations sur le compte contient des informations démographiques, et pas beaucoup à ce sujet. C'est un bon endroit pour ajouter des champs personnalisés supplémentaires qui sont importants pour votre organisation. Des champs personnalisés peuvent être ajoutés à l'un de ces quatre domaines, mais il y a beaucoup de biens immobiliers disponibles dans la sous-section Informations sur le compte.
Configuration des sous-comptes
Les enregistrements de compte peuvent être parents d'autres enregistrements de compte. Un enregistrement enfant peut également être appelé sous-compte . Généralement, vous utiliseriez le système de sous-compte pour subordonner un enregistrement à un autre. Un bon exemple se produit lorsque vous traitez avec une entreprise qui a plusieurs emplacements. Le siège social serait le compte parent, et chaque emplacement régional serait un sous-compte. En associant les comptes de cette manière, vous pouvez utiliser le système de reporting pour consolider, sous-total ou le revenu total pour tous les comptes associés.
La fenêtre Général, qui est la première et la fenêtre par défaut lorsque vous créez un nouvel enregistrement de compte, contient le champ qui relie un compte à un autre. Ce champ est intitulé Compte parent et possède une liste de sélection contenant tous les autres comptes existants du système. Il n'y a pratiquement aucune limite au nombre de niveaux de compétences parentales possibles. En d'autres termes, chaque compte parent peut avoir plusieurs enfants, petits-enfants et arrière-petits-enfants.
Au fur et à mesure que vous créez cette structure, la meilleure approche consiste à cartographier les relations entre les comptes et à commencer par le haut. Entrez d'abord le compte parent, puis entrez les enfants.
