Options de personnalisation supplémentaires pour les factures de QuickBooks 2014 - les nuls

Les outils de personnalisation de QuickBooks simplifient facilement les nouveaux utilisateurs de QuickBooks. Mais généralement, la façon de commencer une personnalisation est de jouer avec ce que QuickBooks appelle ses options de personnalisation supplémentaires.

1Cliquez sur l'onglet Mise en forme de la fenêtre Créer une facture, puis sur le bouton Personnaliser la disposition des données.

QuickBooks affiche la boîte de dialogue Personnalisation supplémentaire. Cette boîte de dialogue vous permet de contrôler à la fois les informations qui apparaissent sur vos factures et la manière dont les factures sont imprimées. Vous ne pouvez pas utiliser la boîte de dialogue Personnalisation supplémentaire si vous utilisez l'un des modèles de facture par défaut, uniquement si vous utilisez une copie.

En conséquence, QuickBooks peut vous inviter à faire une copie d'un modèle de facture lorsque vous cliquez sur le bouton Personnalisation supplémentaire.

2Spécifiez les informations d'en-tête.

L'onglet En-tête de la boîte de dialogue Personnalisation supplémentaire vous permet de spécifier les informations qui vont dans la partie supérieure de la fenêtre Créer des factures et dans la partie supérieure d'un formulaire de facture imprimé. Cette information, appelée en-tête, fournit le numéro de facture, la date de la facture et les informations de facturation et d'expédition.

Vous pouvez également choisir le libellé des informations en renseignant ou en modifiant le contenu des zones de texte. Par exemple, les cases à cocher Titre par défaut vous permettent de spécifier si le titre du formulaire doit apparaître dans la version d'écran de la facture (à l'intérieur de la fenêtre Créer des factures) et dans la version imprimée de la facture.

La zone de texte Titre par défaut vous permet de spécifier le titre du formulaire. De la même manière, les cases à cocher Date vous permettent de spécifier si la date doit apparaître à la fois sur l'écran et sur les versions imprimées de la facture, et quelle étiquette doit être utilisée pour décrire la date de la facture. La figure utilise le texte descriptif intelligent Invoice comme titre du formulaire de facture.

Au fur et à mesure de ces personnalisations, QuickBooks met à jour la boîte Aperçu, affichée dans la moitié droite de la boîte de dialogue Personnalisation supplémentaire, afin que vous puissiez voir à quoi ressemblent vos modifications.

3Spécifiez les informations sur les colonnes.

Les colonnes d'une facture décrivent en détail les articles pour lesquels une facture est facturée. Par exemple, les colonnes des factures de produits décrivent les produits spécifiques, y compris le prix et la quantité; ils décrivent également les articles facturés. Les colonnes d'une facture de service décrivent les services spécifiques facturés.

Comme vous pouvez le deviner en regardant attentivement la figure, l'onglet Colonnes de la boîte de dialogue Personnalisation supplémentaire ressemble à l'onglet En-tête. Vous utilisez les cases à cocher Écran et Imprimer pour indiquer si une information particulière au niveau des colonnes doit apparaître en tant que colonne dans la fenêtre Créer des factures ou dans la facture créée.

De même, vous utilisez les zones de texte Titre pour fournir les libellés descriptifs utilisés par QuickBooks dans la fenêtre Créer des factures et dans le formulaire de facture imprimé.

La seule option inhabituelle affichée dans l'onglet Colonnes est les zones de texte Commande. Les boîtes de commande vous permettent d'indiquer la commande (de gauche à droite) dans laquelle les colonnes doivent apparaître. Si le numéro ou le code de l'article apparaît dans la première colonne à gauche, par exemple, vous entrez la valeur 1 dans la zone Ordre de la ligne Article.

4Spécifiez les informations des colonnes prog.

Les colonnes ?? prog ?? la partie d'une facture fournit des informations pertinentes aux situations dans lesquelles vous utilisez des facturations progressives. Vous pouvez cliquer sur l'onglet Prog Cols de la boîte de dialogue Additional Customization pour ajouter et supprimer des informations telles que le montant commandé, le montant précédemment facturé et tout montant en rupture de stock.

Les onglets En-tête, Colonnes et Prog Cols vous permettent d'apporter des modifications à vos formulaires de facture, mais ne vous inquiétez pas trop lorsque vous apportez des modifications parfaites pour la première fois. Vous pouvez facilement voir exactement à quoi ressemblent vos modifications en utilisant la zone de prévisualisation (si votre vue est meilleure que la mienne) ou en cliquant sur OK, puis en examinant attentivement la nouvelle version de la fenêtre Créer des factures.

Si vous réalisez que vous avez commis une erreur - vous avez peut-être mal utilisé le texte descriptif ou que vous avez mal commandé les colonnes - vous pouvez à nouveau personnaliser votre facture et ainsi corriger vos erreurs antérieures.

5Spécifiez les informations de pied de page.

L'onglet Pied de page de la boîte de dialogue Personnalisation supplémentaire vous permet de spécifier les informations qui apparaissent dans la fenêtre Créer des factures sous la zone des colonnes et dans la facture imprimée réelle sous la zone des colonnes.

Les informations de pied de page comprennent un message client, le total de la facture, les informations de paiement et de crédit, un champ dû au solde et (facultativement) une zone de texte plus longue. Vous travaillez avec l'onglet Pied de page de la même manière que vous travaillez avec d'autres onglets.

Si vous souhaitez afficher un peu d'information, cochez la case Écran et la case à cocher Imprimer. Pour modifier le texte utilisé par QuickBooks, modifiez le contenu de la zone de texte Titre.

6Spécifiez les informations d'impression.

L'onglet Imprimer de la boîte de dialogue Personnalisation supplémentaire vous permet d'exercer un peu de contrôle sur la façon dont QuickBooks imprime les factures qui utilisent le modèle que vous avez personnalisé.

Par exemple, les boutons radio en haut de l'onglet vous permettent de spécifier que lors de l'impression de ce modèle de facture particulier, QuickBooks doit utiliser les paramètres habituels de l'ancienne imprimante de facture ou d'autres paramètres d'impression spéciaux. Les paramètres d'impression vous permettent également de dire à QuickBooks comment numéroter les pages d'une facture de plusieurs pages.

Vous pouvez rétablir les paramètres par défaut de tous les paramètres de facture personnalisés en cliquant sur le bouton Par défaut. Lorsque vous faites cela, cependant, vous supprimez les modifications ou les personnalisations que vous avez apportées.