Ajuster les comptages physiques et les valeurs d'inventaire dans QuickBooks 2014 - mannequins

Le rétrécissement de l'inventaire, l'altération et (malheureusement) le vol se combinent pour réduire l'inventaire que vous avez physiquement. Afin d'enregistrer ces réductions d'inventaire dans QuickBooks, vous comptez régulièrement votre inventaire et ensuite mettez à jour vos enregistrements QuickBooks avec les résultats de vos comptages physiques.

Vous savez probablement ce qui fonctionne le mieux dans votre entreprise. Cependant, afin d'enregistrer vos informations de compte physique dans QuickBooks, vous utilisez un outil spécial. Plus précisément, vous utilisez la commande Ajuster quantité / valeur en main.

Cette commande est disponible à deux endroits. Si vous affichez la liste des éléments, cliquez sur le bouton Activités (qui apparaît en bas de la fenêtre Liste des éléments) et choisissez la commande Ajuster quantité / valeur en main. Vous pouvez également sélectionner la commande Fournisseurs → Activités d'inventaire → Modifier la quantité / valeur en main. Choisir l'une ou l'autre commande affiche la fenêtre Ajuster la quantité / valeur en main.

Pour utiliser la fenêtre Ajuster la quantité / valeur en main, procédez comme suit:

1. Utilisez la liste déroulante Type d'ajustement pour indiquer ce que vous souhaitez ajuster.

   Vous pouvez ajuster la quantité ou la valeur de la quantité et de la valeur des articles que vous détenez dans l'inventaire. Sélectionnez simplement l'entrée appropriée dans la liste déroulante Type d'ajustement: Quantité, Valeur totale ou Quantité et Valeur totale.

2. Utilisez la case Date d'ajustement pour enregistrer la date de votre décompte physique.

   En d'autres termes, vous souhaitez ajuster vos quantités à partir du jour où vous avez pris ou complété le décompte d'inventaire physique.

3. Utilisez la liste déroulante Compte d'ajustement pour identifier le compte de dépenses que vous souhaitez utiliser pour suivre vos dépenses de rétrécissement de l'inventaire.

4. (Facultatif) Fournissez un numéro de référence (si vous utilisez des numéros) pour identifier de façon unique et significative la transaction.

5. (Facultatif) Identifiez le client: tâche et classe.

   Si c'est approprié (dans la plupart des cas, ce ne sera pas le cas), utilisez la liste déroulante Client: Travail pour identifier le client et le travail associé à ce rétrécissement de l'inventaire. De la même manière, si nécessaire, utilisez la zone Classe pour identifier la classe que vous souhaitez utiliser pour suivre ce rétrécissement d'inventaire.

6. Fournissez les bonnes quantités d'inventaire.

   Les colonnes Article, Description et Quantité en stock de la fenêtre Ajuster quantité / valeur en main identifient les articles en stock que vous détenez et la quantité actuelle compte.Utilisez la colonne Nouvelle quantité pour indiquer la quantité de comptage physique correcte de l'article. Après avoir saisi la nouvelle quantité, QuickBooks calcule la différence de quantité et affiche cette valeur dans la colonne Différence de quantité.

   Vous pouvez réellement entrer une valeur dans la colonne Nouvelle quantité ou dans la colonne Différence de quantité. QuickBooks calcule l'autre quantité en utilisant les informations sur la quantité actuelle que vous fournissez. Par exemple, si vous saisissez la nouvelle quantité, QuickBooks calcule la différence de quantité en soustrayant la nouvelle quantité de la quantité en cours. Si vous entrez la différence de quantité, QuickBooks calcule la nouvelle quantité en ajustant la quantité actuelle pour la différence de quantité.

7. Ajuster la valeur.

   Si vous avez sélectionné la valeur Total ou Quantité et la valeur totale dans la liste déroulante Type d'ajustement à l'étape 1, QuickBooks affiche une version étendue de la fenêtre Ajuster la quantité / valeur en main.

   

   Cette fenêtre vous permet d'entrer à la fois la quantité de comptage physique correcte et la valeur mise à jour pour l'article d'inventaire. Vous entrez évidemment la quantité de comptage physique dans la colonne Nouvelle quantité. Vous entrez la nouvelle valeur mise à jour dans la colonne Nouvelle valeur. Vous utilisez probablement cette version de la fenêtre Ajuster la quantité / valeur en main uniquement si vous utilisez une méthode d'évaluation des stocks moins coûteuse ou de marché.

   Par exemple, les normes de comptabilité financière et les règles de comptabilité fiscale vous permettent de réduire votre inventaire au plus bas de son coût initial ou de sa juste valeur marchande. Si vous le faites, vous entrez la nouvelle valeur d'inventaire dans la colonne Nouvelle valeur.

   Essentiellement, l'utilisation de la méthode d'évaluation de l'inventaire la moins coûteuse ou du marché signifie simplement que vous faites ce qu'il dit. Vous conservez votre inventaire à sa valeur d'origine ou, si sa valeur est inférieure à son coût d'origine, à sa nouvelle valeur. Évidemment, l'évaluation de la valeur de votre inventaire est un peu difficile. Mais si vous avez des questions, vous pouvez demander de l'aide à votre CPA.

   Une chose à garder à l'esprit, cependant, est que vous ne pouvez pas aller changer vos méthodes de comptabilité bon gré mal gré sans l'autorisation de l'Internal Revenue Service. Et changer votre méthode d'évaluation des stocks du coût, disons, au plus bas du coût ou du marché est un changement de méthode comptable.

8. Fournissez une description de mémo.

   Si vous souhaitez décrire l'ajustement de la quantité ou de la valeur, utilisez la case Mémo à cet effet. Par exemple, vous pouvez vouloir référencer les feuilles de calcul du nombre physique, les personnes effectuant le comptage physique ou la documentation qui explique l'ajustement de la valeur.

9. Sauvegardez le réglage.

   Après avoir utilisé la fenêtre Ajuster la quantité / valeur en main pour décrire les changements de quantité ou de valeur dans votre inventaire, cliquez sur le bouton Enregistrer & Fermer ou sur le bouton Enregistrer & Nouveau pour enregistrer la transaction de réglage.

   Comme vous le savez probablement à ce moment de votre vie, Enregistrer & Fermer enregistre la transaction et ferme la fenêtre. Save & New enregistre la transaction mais laisse la fenêtre ouverte au cas où vous souhaiteriez apporter des modifications supplémentaires.