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Après avoir enregistré votre budget dans QuickBooks, vous pouvez comparer vos résultats financiers réels aux montants budgétés en choisissant les commandes du sous-menu Budgets & Forecasts. Lorsque vous sélectionnez Rapports → Budgets et prévisions, QuickBooks fournit plusieurs rapports de budgétisation:
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Aperçu du budget: Ce rapport récapitule les montants budgétés. Vous pouvez l'utiliser pour regarder et vérifier vos erreurs.
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Budget par rapport à réel: Ce rapport vous permet de comparer les informations budgétées sur le compte de résultat avec les informations réelles sur le compte de résultat. Le rapport vous permet donc de comparer vos revenus et dépenses prévus aux revenus et dépenses réels.
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Rendement budgétaire en termes de pertes et profits: Ce rapport vous permet de comparer vos revenus, dépenses et bénéfices réels avec vos revenus, dépenses et bénéfices budgétés.
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Budget par rapport au graphique réel: Ce graphique n'est pas un rapport. C'est un tableau qui montre des informations budgétisées et réelles.
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Aperçu des prévisions: Ce rapport résume les prévisions de QuickBooks. Une prévision est essentiellement une prédiction de vos revenus et flux de trésorerie futurs. Vous utilisez les prévisions pour faire «et si» la planification.
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Prévision vs. Réel: Ce rapport compare une prévision avec ce qui s'est réellement passé.
Avec un budget de bon sens bien construit, vous pouvez rechercher des écarts entre votre budget et vos résultats financiers réels. Vous souhaitez utiliser votre budget pour repérer des situations dans lesquelles, par exemple, un poste de dépenses est trop faible, un poste d'actif est trop élevé ou un certain nombre de revenus est en retard par rapport à vos attentes. Les résultats inattendus suggèrent souvent des problèmes ou des opportunités. Pensez aux exemples de variance suivants et à ce que les écarts peuvent indiquer:
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Le revenu mensuel est de 40 000 $ au lieu de 50 000 $. Si les ventes ne représentent que 80% de ce que vous attendez, vous devez probablement action.
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Les soldes d'inventaire atteignent en moyenne 50 000 $ à la fin du mois plutôt que 100 000 $ à la fin du mois. Cela peut être bon ou mauvais. Cela peut indiquer que vous vendez des produits beaucoup plus rapidement que prévu (et, par conséquent, vous devriez augmenter vos investissements en stocks et vos achats d'inventaire). Avoir un faible investissement dans les stocks peut également signifier, cependant, que vous ne recevez tout simplement pas les matériaux de vos fournisseurs aussi rapidement que vous en avez besoin et, par conséquent, vous risquez fort de perdre des ventes en raison des stocks insuffisants.
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Les dépenses de recherche et développement s'élèvent à 50 000 dollars par an au lieu de 25 000 dollars par an. Les dépenses de recherche et développement qui sont deux fois plus élevées que prévu vous paraissent mauvaises. Cependant, doubler vos dépenses de recherche et développement peut être bon si vous investissez de façon inattendue dans un nouveau produit, une idée ou une technologie prometteuse.
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Les ventes à une catégorie particulière de clients sont supérieures de 50%. Supposons que vous utilisiez des classes pour suivre les ventes aux clients à l'intérieur du pays et à l'étranger. Si vous constatez que, de façon inattendue, les ventes à des clients à l'extérieur du pays dépassent de 50 p. 100 vos attentes, cet écart peut indiquer une occasion de vendre encore plus à l'extérieur du pays.
