Convertir des fichiers Word ou Excel en PDF - des mannequins

Adobe Acrobat Creative Suite 5 inclut des outils qui facilitent convertir les fichiers Microsoft Word et Excel en PDF. Lorsque vous installez Acrobat sur votre ordinateur, il recherche les programmes Microsoft Office. Si Acrobat localise Word, Excel, PowerPoint ou Outlook, il installe un complément, le PDF Maker, à ces programmes qui permettent de convertir les documents Microsoft Office en PDF en un seul clic.

Bien que Microsoft Word et Excel soient des standards répandus sur de nombreux ordinateurs d'entreprise, ils ne sont pas toujours le meilleur choix pour la distribution de documents.

Le formatage des documents Microsoft Word et des feuilles de calcul Excel change en fonction des polices disponibles sur l'ordinateur des utilisateurs ou même de l'imprimante avec laquelle ils impriment, tandis que les fichiers PDF conservent un aspect cohérent sur différents types d'ordinateurs.

De plus, les fichiers Microsoft Word et Excel peuvent être facilement modifiés et les utilisateurs peuvent également copier et extraire des informations de ces fichiers avec peu de limitations, tandis que les fichiers PDF sont plus difficiles à copier et peuvent être sécurisés avec des options de sécurité robustes.

La conversion d'un fichier Word ou Excel en fichier PDF surmonte ces limitations et est assez simple. Choisissez parmi deux méthodes:

• Dans Microsoft Word ou Excel, assurez-vous que le document que vous voulez convertir en fichier PDF est ouvert, puis cliquez sur le bouton Créer un fichier PDF dans la barre d'outils principale pour convertir le document.

• Avec Office 2003 ou version antérieure, choisissez Adobe PDF → Convertir en Adobe PDF.

Quelle que soit la méthode choisie, vous devez spécifier l'emplacement du fichier PDF créé et nommer le fichier, sauf si vous avez modifié les préférences PDF Maker.

Dans Office 2007, cliquez sur le bouton Préférences de l'onglet Acrobat ou, dans les versions antérieures d'Office, choisissez Acrobat → Modifier les paramètres de conversion. Dans la boîte de dialogue Adobe PDF Maker, désélectionnez l'option Demander le nom de fichier PDF afin que les fichiers PDF soient générés en une seule étape, sans entrer le nom du fichier PDF.

Vous pouvez ajouter des fonctionnalités aux documents PDF que vous créez. Cliquez sur l'onglet Préférence si vous travaillez dans Office 2007 ou choisissez Acrobat → Modifier les paramètres de conversion dans les versions antérieures d'Office. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, vérifiez les paramètres suivants:

• Joindre le fichier source : entraîne l'incorporation du document Office d'origine dans le fichier PDF en pièce jointe. Lorsque le fichier PDF est distribué, le fichier source d'origine est inclus dans le fichier PDF.

• Créer des signets : ajoute des signets interactifs qui facilitent la navigation dans le fichier PDF.Les signets sont ajoutés en fonction des styles Microsoft Word, tels que le texte intitulé Titre 1. Les signets apparaissent dans le panneau Signets lors de l'affichage du PDF.

• Ajouter des liens : convertit automatiquement les liens Word, tels que les adresses Web, en liens PDF que vous pouvez utiliser lors de l'affichage du fichier dans Acrobat ou Adobe Reader. Dans la boîte de dialogue Préférences de PDF Maker, cliquez sur l'onglet Word pour accéder à des options de liens supplémentaires pouvant être intégrées dans des fichiers PDF créés à partir de Word.