Facturation électronique dans Sage Timeslips - mannequins

les entreprises - principalement les avocats qui travaillent avec des compagnies d'assurance - doivent soumettre aux cabinets d'audit des factures électroniques pour services rendus. En utilisant l'add-on Sage Timeslips Electronic Billing, qui prend en charge divers formats de facturation électronique utilisés par la plupart des grands cabinets d'audit, vous pouvez suivre votre temps, préparer une facture dans le bon format électronique, puis l'exporter vers l'audit. raffermir.

Visitez le site Web de Sage Timeslips pour en savoir plus sur les formats de livraison de factures électroniques que Timeslips peut prendre en charge.

Configuration de la facturation électronique

Pour utiliser le module complémentaire Sage Timeslips Electronic Billing, vous devez le configurer en suivant les instructions fournies avec le module complémentaire. Ensuite, vous pouvez produire des factures dans le format approprié pour le cabinet d'audit avec lequel vous travaillez. N'oubliez pas que chaque cabinet d'audit dispose de paramètres et de formats de fichiers uniques.

De plus, vous devez identifier les clients pour lesquels vous utilisez la transmission électronique. Commencez par choisir Noms → Info client. Dans la fenêtre Liste des clients qui s'affiche, double-cliquez sur un client pour lequel la distribution électronique s'applique. Cliquez ensuite sur l'onglet Arrangement 2 de la fenêtre Informations sur le client et définissez le champ Livraison électronique sur le cabinet d'audit approprié.

Dans la plupart des cas, vous devez également ajouter des champs personnalisés et les affecter aux clients qui utilisent l'entreprise destinataire.

Le module de facturation électronique vous fait gagner du temps et vous permet d'ajouter des ensembles prédéfinis de champs personnalisés associés à des cabinets d'audit spécifiques.

Pour certains cabinets d'audit, vous devez utiliser le jeu de codes de contentieux des tâches de l'American Bar Association (ABA) ou le système de gestion unifié basé sur les tâches pour identifier les tâches, les dépenses et les références. Si vous avez créé votre base de données Timeslips en utilisant le style de base de données Legal with ABA Litigation Codes, ces codes existent déjà dans votre base de données. Si vous avez utilisé un autre modèle pour créer votre base de données Timeslips, vous devez entrer les codes des tâches, des dépenses et des références dans le champ Surnom 2 de la tâche, de la dépense et du pseudonyme de référence et utiliser le champ Surnom 1 pour entrer un descriptif. nom que vous reconnaîtrez facilement lorsque vous créez des feuillets.

Dans le jeu de codes sur le règlement des litiges relatifs aux tâches de l'American Bar Association et le système uniforme de gestion des tâches, les codes commencent par les lettres A, E, ou L. Affectez les codes commençant par A aux tâches, les codes commençant par E aux dépenses, et les codes commençant par L aux références.

Examen du processus de facturation électronique

Le processus de livraison de factures électroniques dans Sage Timeslips est similaire au processus de génération d'autres factures.Vous placez vos factures au stade de la preuve, puis les examinez et effectuez des modifications. Mais lorsque vous êtes prêt à envoyer les factures, vous les exportez et envoyez les fichiers à un cabinet d'audit pour examen.

Dans la partie inférieure du menu Factures, sélectionnez la société de livraison ou d'audit de factures électroniques appropriée, puis cliquez sur Exporter. Timeslips vous demande un dossier dans lequel enregistrer les factures exportées. Une fois l'exportation terminée, vous pouvez envoyer les factures au cabinet d'audit.

Dans la plupart des cas, lorsque l'exportation est terminée, Sage Timeslips déplace les factures de la phase de vérification à la phase de vérification. Cependant, pour certains cabinets d'audit, Timeslips approuve les factures.

Les Timeslips traitent les factures à l'étape de la vérification de la même façon que les factures à l'étape de l'épreuve: Les feuilles de temps bloquent les factures pendant que le cabinet d'audit les examine. Lorsque l'entreprise vous contacte avec son évaluation, vous approuvez les factures qui ne nécessitent aucun changement et vous effacez les factures qui nécessitent des modifications depuis la phase de vérification en sélectionnant Factures → Approuver ou Effacer les factures vérifiées → Approuver ou Effacer les factures. faire les changements nécessaires. Ensuite, vous imprimez à nouveau les factures et répétez le processus.

Si Timeslips approuve les factures que vous envoyez au cabinet d'audit et que le cabinet d'audit a besoin de modifications, vous pouvez effacer les factures sélectionnées de l'onglet Annuler de la fenêtre Étapes, les modifier, les imprimer à nouveau et répéter l'impression processus.

Il est possible qu'un cabinet d'audit n'évalue pas votre facture avant d'être prêt à en soumettre une autre. Dans ce cas, approuvez la facture que vous avez déjà soumise et, si le cabinet d'audit a besoin de modifications, essayez de l'annuler. Si vous ne pouvez pas annuler la facture, vous devez saisir une transaction de crédit des comptes débiteurs pour la facture originale, saisir de nouveau les données apparaissant sur cette facture et générer une nouvelle facture à envoyer au cabinet d'audit.

Fractionner les factures électroniques

Si vous utilisez la fonction Factures fractionnées dans Timeslips, qui vous permet d'établir des règles pour répartir ou répartir les frais sur une facture entre les chronométreurs, sachez que différentes sociétés d'audit gèrent la facturation scindée dans différents façons. Certains le permettent mais l'ignorent, d'autres l'autorisent et l'utilisent, d'autres encore ne le supportent pas.