Table des matières:
- Paramètres
- Vos activités affichées sur la page d'accueil
- Gestion des activités
- Annonces
- Création rapide
- La barre de navigation
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Lorsque vous démarrez Microsoft CRM, la première chose que vous rencontrez est la page d'accueil. La page d'accueil n'est pas seulement le premier endroit où vous atterrissez, c'est l'endroit où vous pouvez toujours revenir si vous vous retrouvez confus dans une mer d'écrans. La figure 1 montre une page d'accueil typique avec ses différentes sections.
Paramètres
Le panneau situé à gauche de l'écran principal de la page d'accueil comprend deux fonctions - Accueil et Paramètres. La première fonction, Home, vous amène à la page d'accueil elle-même. Si vous êtes déjà positionné sur la page d'accueil, la sélection de l'option Accueil ne vous achètera rien. La deuxième fonction, Paramètres, vous permet d'effectuer un large éventail de personnalisations.
Vous pouvez choisir parmi six catégories de paramètres de base, comme indiqué dans la Figure 2. Les catégories sont les suivantes:
- Paramètres de l'unité commerciale: Créer des utilisateurs et des équipes et affecter la sécurité.
- Gestionnaire de modèles: Créez et gérez des modèles pour les e-mails, les contrats et la base de connaissances.
- Gestionnaire de sujet: Gérez toutes les informations de votre base de connaissances.
- Sales Territory Manager: Affectez des membres d'équipe aux territoires et gérez ces territoires.
- Annonces: Créer et modifier des annonces internes.
- Catalogue de produits: Gérez un catalogue de produits qui s'intègre aux devis et à la facturation.
Vos activités affichées sur la page d'accueil
Par défaut, votre page d'accueil est définie à la date actuelle et affiche les activités en retard, les activités que vous devez effectuer aujourd'hui et les activités prévues pour demain.
Toutes les activités affichées sont classées par
- Objet
- Priorité
- Type
- Date
Chaque colonne peut être triée séparément en cliquant sur son en-tête de colonne. Cette fonctionnalité de tri est vraiment un commutateur à bascule, vous permettant de trier alternativement dans l'ordre croissant ou décroissant.
Vous pouvez consulter vos activités pour une autre date en cliquant sur le bouton Calendrier situé à droite de la date du jour. La sélection du bouton Calendrier entraîne l'apparition d'un calendrier mensuel. Pour sélectionner une date différente dans le même mois civil, cliquez simplement (une seule fois) sur la date souhaitée. Vous pouvez sélectionner un mois complètement différent en cliquant sur les flèches droite ou gauche dans l'affichage du calendrier.
Si vous sélectionnez une date autre que la date du jour, vous ne voyez plus les dernières échéances ni les activités de demain. Pour toute date autre que la date d'aujourd'hui, vous ne pouvez voir que l'action de ce jour particulier.
Un double-clic sur une date du calendrier vous amène immédiatement à la première activité prévue pour vous ce jour-là.
Gestion des activités
La partie centrale de la page d'accueil est appelée Vue d'informations. La vue d'informations contient la liste de vos activités, et vers le côté droit de la fenêtre se trouve une série d'icônes qui vous permettent de créer rapidement de nouvelles activités.
Affichage et modification des activités
Pour afficher ou modifier une activité spécifique, cliquez sur sa fiche au milieu de la fenêtre Affichage des informations. L'activité s'ouvre dans une nouvelle fenêtre, vous permettant de l'examiner et / ou de faire les changements nécessaires. Pour réviser un rendez-vous, procédez comme suit:
1. Cliquez n'importe où sur la liste des rendez-vous dans la vue Infos.
Une fenêtre apparaît avec les détails du rendez-vous.
2. Mettez en surbrillance et modifiez l'un des champs disponibles.
3. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer vers le coin supérieur gauche de la fenêtre.
Vous revenez à la page d'accueil.
Création d'activités
Vous pouvez créer des activités de plusieurs façons, mais la page d'accueil vous permet de le faire rapidement et facilement. Vers le côté droit de la vue d'informations, vous voyez six icônes liées à l'activité. En cliquant sur l'une de ces icônes, vous créez une activité pour vous-même ou pour quelqu'un d'autre dans votre équipe. Pour planifier une activité, procédez comme suit:
1. Sous Créer une activité sur la page d'accueil, cliquez sur l'icône appropriée pour l'activité que vous souhaitez créer.
Une fenêtre apparaît, vous permettant d'entrer les informations pertinentes.
2. Entrez tous les champs nécessaires.
3. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer vers le coin supérieur gauche de la fenêtre.
Vous revenez à la page d'accueil.
Si vous créez ou modifiez une activité et que vous pensez qu'elle doit s'afficher dans la vue Infos, mais que vous ne la trouvez pas, cliquez sur l'icône Actualiser située à gauche de la section Créer une activité. La vue d'informations est réaffichée avec les données actuelles. Parfois, cette astuce fonctionne. À d'autres moments, cela ne semble pas fonctionner, mais le problème réside généralement dans l'interface entre le clavier et la chaise.
Annonces
La zone Annonces de la page d'accueil se trouve dans le tiers inférieur de la fenêtre. C'est là que les membres de votre équipe peuvent poster des messages à tout le monde sur les événements ou les problèmes de l'entreprise. Par exemple, vous pouvez utiliser cette section pour envoyer un rappel sur un changement de prix à venir ou sur un horaire de vacances révisé. La figure 3 illustre une publication d'annonce type, y compris un lien hypertexte vers un site Web contenant des informations supplémentaires.
Si une annonce est trop longue ou si plusieurs annonces actives s'affichent, vous pouvez utiliser la barre de défilement située sur le côté droit de la fenêtre pour examiner tous les documents publiés.
Dans le coin inférieur droit de la fenêtre Annonces, vous trouverez l'option Afficher toutes les annonces. En sélectionnant cette option, vous accédez à une fenêtre en plein écran qui affiche vos annonces plus facilement si vous en avez plusieurs. Vous revenez à votre page d'accueil en sélectionnant cette option dans la barre de navigation ou en sélectionnant l'option Retour à la page d'accueil dans le coin inférieur droit.
Une annonce peut contenir un lien vers du contenu publié sur un site Web.Si tel est le cas, cliquez sur le lien hypertexte dans la fenêtre Annonces pour accéder directement à cette publication. Lorsque vous fermez ce site, vous revenez automatiquement à votre page d'accueil ou à la fenêtre d'affichage des annonces.
Création rapide
La zone Création rapide vous permet de créer facilement de nouveaux comptes, contacts, prospects ou opportunités.
Les champs Business requis et Business Recommended apparaissent dans pratiquement tous les types d'enregistrements. La fonction Création rapide vous amène à une fenêtre qui vous permet d'entrer uniquement les champs spécifiques qui sont des champs obligatoires. Création rapide vous oblige à entrer seulement deux champs pour créer un compte: dans le cas de la création de compte, seulement les champs Nom du compte et Propriétaire. Ces champs obligatoires ont toujours leurs étiquettes de champs affichées en rouge. Cet ensemble limité de champs est ce qui rend Quick Create rapide, mais il vous incombe de revenir plus tard et de remplir autant d'informations que possible.
La barre de navigation
La barre de navigation, illustrée à la figure 4, est le moyen le plus rapide et le plus simple de passer de la page d'accueil à l'un des autres modules.
Même si vous vous rendez dans l'un des autres modules, la barre de navigation est toujours disponible et vous pouvez l'utiliser pour revenir à la page d'accueil à tout moment. Pour ceux qui viennent de s'impliquer dans une application CRM ou ceux qui viennent d'un système plus simple, il est parfois trop facile de se perdre dans ce qui peut sembler être une myriade d'écrans similaires. Le bouton Page d'accueil sur la barre de navigation est toujours là pour vous, comme une traînée de chapelure qui vous mène à la maison.
Microsoft CRM n'enregistre pas automatiquement les données pour vous. Vous devez vous rappeler de cliquer sur le bouton Enregistrer lorsque vous avez terminé d'entrer des informations. Donc, même si vous êtes soudainement un peu perdu, n'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer avant de cliquer sur le bouton Page d'accueil.
