ÉTablir la zone de critères dans une fonction de base de données Excel - mannequins

Les critères d'une fonction de base de données ne font pas partie des arguments de la base de données mais se trouvent quelque part dans la feuille de calcul. fonction. La zone de critères peut contenir un critère unique ou contenir deux critères ou plus. Chaque critère individuel est structuré comme suit:

• Dans une cellule, entrez le nom du champ (en-tête) de la colonne de la base de données à laquelle le critère s'appliquera.

• Dans la cellule ci-dessous, entrez la valeur que les données de champ doivent remplir.

La figure montre la base de données des étudiants avec une zone de critères à droite de la base de données. Il y a des endroits où mettre des critères pour la classe, l'enseignant et la note finale. Dans l'exemple, un critère a été défini pour le champ Classe. Ce critère force la fonction de base de données à traiter uniquement les enregistrements (lignes) où la classe est la comptabilité 101. Notez, cependant, qu'un critère peut être défini pour plusieurs champs. Dans cet exemple, les critères de l'enseignant et de la note finale ont été laissés en blanc afin qu'ils n'affectent pas les résultats.

Sélection des critères à utiliser avec une fonction de base de données.

La fonction DAVERAGE a été entrée dans la cellule F8 et utilise cette plage de critères. Les trois arguments sont en place. Le nom Students indique la fonction où se trouve la base de données, le champ Final Grade (colonne) où la fonction trouve des valeurs pour calculer la moyenne et les critères sont définis sur la plage de feuille de calcul avec des critères indiquant à la fonction d'utiliser uniquement les enregistrements. la classe est Accounting 101 - en d'autres termes, F2: H3. L'entrée dans la cellule F8 ressemble à ceci:

= DAVERAGE (Etudiants, "Final Grade", F2: H3)

Pourquoi cette fonction se réfère à F2: H3 comme critère lorsque le seul critère défini est situé dans la plage F2: F3? C'est une question de commodité. Étant donné que les cellules G3 et H3 de la plage de critères sont vides, les champs Enseignant et Dernière note sont ignorés par une fonction de base de données qui utilise cette plage de critères. Cependant, si vous voulez entrer un critère pour l'un de ces champs, entrez-le simplement dans la cellule appropriée; il n'est pas nécessaire de modifier les arguments de la fonction de base de données. Qu'en est-il de l'attribution d'un nom à la zone de critères et de l'utilisation du nom comme troisième argument de la fonction de base de données? Cela fonctionne parfaitement bien aussi.

Que vous utilisiez une zone nommée pour vos critères ou que vous saisissiez simplement l'adresse de plage, vous devez spécifier une zone qui inclut tous les critères, mais pas n'inclut aucune ligne ou colonne vide. Si vous le faites, les résultats de la fonction de base de données seront incorrects.

Voici comment vous entrez l'une des fonctions de la base de données. Cet exemple utilise la fonction DSUM, mais les instructions sont les mêmes pour toutes les fonctions de la base de données; utilisez simplement celui qui effectue le calcul désiré. Procédez comme suit:

1. Importez ou créez une base de données d'informations dans une feuille de calcul.

   Les informations doivent être en lignes et colonnes contiguës. Assurez-vous d'utiliser les en-têtes de champ.

2. Facultativement, utilisez la boîte de dialogue Nouveau nom pour donner un nom à la base de données.

3. Sélectionnez une partie de la feuille de calcul comme zone de critères, puis ajoutez des en-têtes à cette zone qui correspondent aux en-têtes de la base de données.

   Vous devez fournir des en-têtes de critères uniquement pour les champs de base de données auxquels les critères sont appliqués. Par exemple, votre zone de base de données peut contenir dix champs, mais vous devez définir des critères pour trois champs. Par conséquent, la zone de critères peut avoir trois colonnes.

4. Positionnez le curseur dans la cellule où vous voulez que les résultats apparaissent.

   Cette cellule ne doit pas se trouver dans la zone de la base de données ou dans la zone des critères.

5. Type = DSUM (pour commencer l'entrée de la fonction.

6. Entrez la plage de la base de données ou un nom, s'il est défini.

7. Tapez une virgule (,)

8. Entrez l'une des valeurs suivantes: > Le nom d'en-tête, entre guillemets, du champ de base de données que la fonction doit traiter

   • Le numéro de colonne

   • Tapez une virgule (,).

9. Entrez la plage de critères.

10. Saisissez un) et appuyez sur Entrée.