GoldMine 8 For Dummies Cheat Sheet - les nuls

Par Joel Scott

Le logiciel professionnel GoldMine vous aide à organiser des contacts, à suivre des activités, à planifier des rendez-vous, à créer des rapports, et plus encore. Renforcez les compétences CRM (gestion de la relation client) en maîtrisant GoldMine 8: Apprenez à déplacer les onglets pour répondre à vos besoins, trouver des contacts (enregistrements) en un clin d'œil et lier vos enregistrements pour voir les relations entre vos contacts.

Comment déplacer des onglets dans GoldMine

Le logiciel CRM GoldMine 8 est livré avec 18 onglets définis, et vous en utiliserez plus que d'autres. Réorganisez les onglets GoldMine en les déplaçant vers le haut ou vers le bas, par ordre de préférence, d'importance ou de fréquence d'utilisation.

Toutefois, avant de commencer à déplacer vos onglets GoldMine, sachez que vous ne pouvez pas tous les afficher simultanément, sauf si vous cliquez sur la flèche vers le bas à gauche des onglets affichés. Vous voyez ensuite une liste déroulante de tous les onglets disponibles, et vous pouvez même naviguer vers chacune de ces zones en cliquant sur n'importe quel élément dans la liste déroulante.

Voici deux exemples d'onglets Goldmine pour considérer les candidats à la rétrogradation du premier au deuxième niveau:

• onglet Résumé. Pensez à rétrograder cet onglet au deuxième niveau et à le remplacer par l'onglet Liens. L'onglet Liens vous permet de garder une trace de tous les documents et fichiers associés à chaque enregistrement. Vous utiliserez probablement l'onglet Liens plus souvent que plusieurs des onglets d'origine affichés par défaut.

• Onglet Références. Bien que vous utilisiez l'onglet "Referrals", vous ne l'utiliserez probablement pas si souvent.

Suivez ces étapes pour rétrograder un onglet et en promouvoir un autre en même temps.

1. Cliquez sur la flèche vers le bas à gauche des onglets.

   Une liste déroulante apparaît.

2. Cliquez sur Personnaliser en bas de la liste.

   L'écran Afficher les onglets apparaît.

3. Mettez en surbrillance l'onglet que vous souhaitez promouvoir ou rétrograder.

   Vous n'avez pas besoin de cocher la case à gauche de la description de l'onglet. Sélectionnez le nom de l'onglet, puis cliquez sur le bouton Monter ou Descendre autant de fois que vous le souhaitez. Vous pouvez voir l'onglet sélectionné se déplacer vers le haut ou vers le bas lorsque vous cliquez.

4. Lorsque vous avez terminé de réorganiser tous vos onglets, cliquez sur OK.

   GoldMine vous renvoie à la zone de travail principale. Vos modifications ont pris effet.

Ces modifications s'appliquent uniquement à l'utilisateur actuellement connecté et n'affectent personne d'autre. Il n'y a pas de paramètre global ou d'entreprise pour cela.

Si l'un des onglets vous ennuie tellement que vous voulez simplement les éliminer, vous pouvez le faire à partir de votre écran Options en désélectionnant la case à côté de l'onglet que vous voulez supprimer.Si vous changez d'avis, cliquez sur le bouton Réinitialiser pour restaurer tous les paramètres par défaut d'origine.

2 façons de rechercher des enregistrements dans une base de données GoldMine

Lorsque vous utilisez le logiciel CRM GoldMine 8, la recherche d'un enregistrement peut être la tâche la plus fréquente que vous effectuez. Vous pouvez localiser n'importe quel enregistrement - quel que soit le nombre de vos données dans votre base de données GoldMine - en utilisant une simple recherche ou une recherche plus détaillée.

Avec un peu de pratique, vous gagnerez du temps et établirez des relations avec les clients lorsque vous utiliserez GoldMine. Par exemple, vous devrez rechercher des enregistrements pour planifier des activités, écrire des notes ou vérifier l'historique d'un client. Et chaque fois que le téléphone sonne, vous pouvez vérifier rapidement le dossier de l'appelant.

La manière semi-secrète et rapide de trouver un enregistrement GoldMine

Si vous gérez de nombreux appels téléphoniques tous les jours, certains peuvent provenir de personnes qui le savent clairement, mais vous ne pouvez pas vous rappeler qui il est. La dernière chose que vous voulez que le vendeur mystère-client-appelant sache, c'est que vous ne vous souvenez pas de lui. Avec GoldMine, vous pouvez rapidement et discrètement trouver le dossier d'un client pendant que vous dites bonjour et faire de petites conversations.

La plupart des champs de l'écran principal vous permettent de pointer votre souris sur une étiquette et de double-cliquer, ce qui ouvre une fenêtre de navigation. Par exemple, si vous double-cliquez sur l'étiquette Dernière, une fenêtre de navigation, comme celle ci-dessous, apparaît. Cette fenêtre de navigation s'appelle en fait le Centre de recherche.

Dans cet exemple de fenêtre de navigation, vous verrez que la lettre "g" se trouve dans le champ de recherche. GoldMine répertorie donc tous les comptes ayant un contact principal dont le nom de famille commence par cette lettre:

la fenêtre de navigation (Centre de recherche) apparaît, assurez-vous de double-cliquer sur le champ étiquette - et non sur la zone de texte dans laquelle vous entrez les données.

La méthode détaillée pour rechercher GoldMine

Le Centre de recherche GoldMine 8 vous permet de faire des recherches complexes, telles que la recherche sur plusieurs champs en même temps. Par exemple, vous pourriez vouloir trouver tous les comptes en Californie qui ont des numéros de fax. Vous étendez votre recherche d'une simple recherche sur un seul champ à plusieurs champs en cliquant sur le bouton Rechercher dans le coin supérieur gauche de l'écran GoldMine.

Lorsque la fenêtre Centre de recherche s'affiche, sélectionnez les champs à afficher en cliquant sur le bouton Colonnes dans l'angle supérieur droit du Centre de recherche. L'écran ci-dessous s'affiche:

Affinez les champs que vous voyez dans le Centre de recherche.

Vous pouvez ajouter ou supprimer des champs (colonnes) de l'affichage Centre de recherche en mettant en surbrillance le champ particulier et en sélectionnant les flèches gauche ou droite au milieu de l'écran pour ajouter ou supprimer la colonne.

Comment lier des enregistrements à l'aide de l'onglet Références GoldMine

L'onglet Références de l'écran principal de GoldMine 8 vous permet de lier un enregistrement à un autre ou un enregistrement à plusieurs autres. L'onglet Références de GoldMine est relationnel, , ce qui signifie qu'un élément de données est lié à plusieurs éléments d'autres données.

En reliant un enregistrement à un autre, vous pouvez rapidement voir quelle pourrait être la relation entre deux enregistrements ou plus.Supposons par exemple que votre comptable vous a référé 17 autres clients. Vous la remerciez et notez chacun des renvois dans le dossier GoldMine de votre comptable. Cela lui donne l'air beaucoup plus important, n'est-ce pas?

Une remarque importante est que l'onglet Referrals est bidirectionnel, donc après avoir lié A à B, B est lié à A. La relation fonctionne comme un commutateur à bascule. En double-cliquant sur une liste de références, l'enregistrement auquel la référence est liée s'affiche. Vous pouvez revenir directement à l'enregistrement d'origine en double-cliquant sur la liste de références.

Dans cette image, vous pouvez voir deux enregistrements liés l'un à l'autre dans l'onglet Références:

Même si vous n'avez pas besoin de suivre les prospects que vous avez distribués aux revendeurs, vous pouvez utiliser l'onglet Références pour une sorte d'activité connexe. Travailler avec un compte qui utilise un consultant (ou un comptable, ou un avocat) présente une opportunité d'employer l'onglet Parrainages. Une référence est particulièrement utile si ce même consultant apparaît dans d'autres comptes, et il est également pertinent si vous faites partie d'un système de distribution à plusieurs niveaux.

Pour créer un lien de parrainage, procédez comme suit:

1. Dans l'écran principal de GoldMine, cliquez sur l'onglet Références.

2. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la zone située sous l'onglet et choisissez Nouveau dans le menu contextuel.

   Une fenêtre affichant tous les enregistrements de votre base de données apparaît.

3. Double-cliquez sur l'enregistrement que vous voulez lier.

   La boîte de dialogue Propriétés de référence s'affiche, vous permettant d'entrer les informations de référence. Sur le côté gauche de la boîte de dialogue, vous voyez l'enregistrement d'origine et un champ Référence vide en dessous. Sur le côté droit de la boîte de dialogue se trouve la liste de l'enregistrement auquel la référence est placée. Vous utilisez les deux champs de référence (un pour chaque enregistrement) pour indiquer la relation entre les deux enregistrements.

Chacun de ces deux champs de référence peut avoir une liste de recherche. Si vous envisagez d'utiliser largement les références, vous devez configurer ces listes de recherche pour garantir la cohérence des relations que vous utilisez.