Comment ajouter des utilisateurs dans QuickBooks Enterprise Solutions - dummies

Si plus d'une personne utilise QuickBooks, vous devez configurer des utilisateurs supplémentaires. Pour ajouter des utilisateurs dans QuickBooks Enterprise Solutions, procédez comme suit:

1. Choisissez la commande Société → Utilisateurs → Configurer les utilisateurs et les rôles.

   QuickBooks affiche la boîte de dialogue User and Roles. La boîte de dialogue Utilisateurs et rôles identifie les utilisateurs pour lesquels l'accès QuickBooks a été configuré et les rôles que QuickBooks peut remplir lors de l'utilisation de QuickBooks. La liste des utilisateurs, qui s'affiche dans l'onglet Liste des utilisateurs de la boîte de dialogue, identifie également les personnes actuellement connectées au système.

2. Dites à QuickBooks que vous voulez ajouter un utilisateur en cliquant sur le bouton Nouveau.

   Lorsque vous cliquez sur ce bouton, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Nouvel utilisateur.

3. Identifiez l'utilisateur et indiquez un mot de passe.

   Vous devez attribuer un nom d'utilisateur à chaque utilisateur pour lequel vous définissez un nom d'utilisateur. Pour ce faire, entrez un nom court (peut-être le prénom de l'utilisateur) dans la zone Nom d'utilisateur. Après avoir identifié l'utilisateur, entrez le mot de passe de l'utilisateur dans la zone de texte Mot de passe et dans la zone de texte Confirmer le mot de passe.

4. Identifier le (s) rôle (s) de l'utilisateur.

   Utilisez la zone de liste Available Roles pour sélectionner les rôles (ou fonctions) que l'utilisateur doit remplir. Ajoutez ensuite le rôle sélectionné à la liste des rôles assignés de l'utilisateur en cliquant sur le bouton Ajouter. Pour supprimer un rôle d'un utilisateur, sélectionnez le rôle dans la zone de liste Rôles attribués, puis cliquez sur Supprimer.

   La zone de description située en bas de la boîte de dialogue Nouvel utilisateur décrit le rôle de manière plus détaillée, y compris le type d'utilisateur QuickBooks auquel le rôle sélectionné est généralement attribué.

5. (Facultatif) Modifiez les rôles si nécessaire.

   Vous pouvez affiner les rôles que vous (avec l'aide de QuickBooks) assignez. Pour ce faire, sélectionnez l'onglet Rôles de la boîte de dialogue Utilisateurs et rôles, cliquez sur le rôle que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur le bouton Modifier.

   Lorsque QuickBooks affiche la boîte de dialogue Modifier le rôle, sélectionnez une activité ou une zone de comptabilisation dans la liste Zone et activités, puis utilisez les boutons Niveau d'accès à la zone pour spécifier ce qu'un utilisateur avec le rôle sélectionné peut faire. Vous pouvez indiquer que l'utilisateur ne doit pas avoir accès en sélectionnant le bouton radio Aucun.

   Vous pouvez indiquer que l'utilisateur doit avoir un accès complet en sélectionnant le bouton d'option Complet. Si l'utilisateur doit avoir un accès partiel, sélectionnez le bouton Partiel, puis cochez ou décochez (le cas échéant) les cases Créer, Modifier, Supprimer, Imprimer et Afficher la balance. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications apportées aux rôles et revenir à la boîte de dialogue Utilisateurs et rôles.

   Vous pouvez voir l'accès initial d'un rôle en sélectionnant l'une des entrées dans la liste des zones et des activités. QuickBooks utilise les boutons et les zones du niveau d'accès à la zone pour afficher les paramètres actuels du rôle.

   En règle générale, en ce qui concerne les contrôles comptables, vous souhaitez fournir un accès minimal. Si une personne n'a pas besoin d'accéder au fichier de données QuickBooks pour les tâches quotidiennes, vous devez sélectionner le bouton Aucun.

   Si quelqu'un a besoin d'un peu d'accès - peut-être pour préparer des devis ou des factures, vous donnez cet accès et rien de plus.

   Plus vous donnez à vos employés, à vos sous-traitants ou à vos comptables une plus grande marge de manœuvre dans votre système comptable, plus grand est le risque que quelqu'un puisse intentionnellement ou involontairement introduire des erreurs dans le système. En outre, plus les droits et l'accès que vous accordez sont importants, plus il est facile pour quelqu'un de vous voler.

6. (Facultatif) Vérifiez vos autorisations d'utilisateur.

   Après avoir configuré un utilisateur, vous devez (juste pour être prudent) vérifier les autorisations que vous avez données à l'utilisateur. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet Liste d'utilisateurs de la boîte de dialogue Utilisateurs et rôles, sélectionnez l'utilisateur, puis cliquez sur le bouton Afficher les autorisations.

   Lorsque QuickBooks affiche la boîte de dialogue Afficher les autorisations, sélectionnez l'utilisateur, puis cliquez sur le bouton Afficher pour afficher la fenêtre Afficher les autorisations, qui affiche une liste très détaillée de ce que l'utilisateur peut faire et ne pas faire.

7. (Facultatif) Vérifiez vos modifications de rôle.

   Si vous apportez des modifications aux autorisations d'un rôle, vous souhaiterez probablement également examiner ces modifications. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet Liste des rôles de la boîte de dialogue Utilisateurs et rôles, sélectionnez le rôle, puis cliquez sur le bouton Afficher les autorisations. QuickBooks affiche une autre version de la boîte de dialogue Afficher les autorisations qui répertorie les rôles que vous et QuickBooks avez définis.

   Sélectionnez le rôle que vous souhaitez examiner, puis cliquez sur le bouton Afficher les autorisations. QuickBooks affiche une autre version de la fenêtre Afficher les autorisations, avec une liste détaillée de ce que quelqu'un avec le rôle peut et ne peut pas faire.

8. Après avoir examiné les autorisations d'utilisateur et de rôle, cliquez sur Fermer pour fermer toutes les fenêtres ouvertes, puis sur le bouton Annuler ou Fermer pour fermer toutes les boîtes de dialogue ouvertes.

   À partir de ce moment, le nouvel utilisateur peut utiliser QuickBooks; Cependant, ses droits sont limités à ce que vous avez spécifié.

   Les comptables veulent souvent voir les droits de certains utilisateurs. Cela est particulièrement vrai si vous êtes audité par votre CPA dans le cadre des fermetures annuelles. (Vous pouvez être audité si la banque veut des états financiers vérifiés, par exemple.)

   La fenêtre Afficher les autorisations de QuickBooks est un moyen facile de voir ces données en ligne, et si vous voulez imprimer une copie des permissions, tout ce dont vous avez besoin. faire est de cliquer sur le bouton Imprimer de la fenêtre.