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La Liste des fournisseurs de QuickBooks 2011 tient compte de vos fournisseurs, contenant des informations importantes et utiles telles que l'adresse du fournisseur, la personne à contacter, les numéros de téléphone, etc. Si vous devez souvent acheter des fournitures auprès de fournisseurs externes, laisser QuickBooks conserver leurs informations peut vous faire économiser du temps et de l'argent.
Pour ajouter un fournisseur à votre liste de fournisseurs, procédez comme suit:
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Sélectionnez Fournisseurs → Centre du fournisseur.
QuickBooks affiche la fenêtre Vendor Center.
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Cliquez sur le bouton Nouveau fournisseur.
QuickBooks affiche la fenêtre Nouveau fournisseur.
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Attribuez un nom au fournisseur dans la zone Nom du fournisseur.
Vous utilisez ce nom pour vous référer au fournisseur dans QuickBooks. Pour cette raison, une abréviation est correcte. Vous voulez juste quelque chose de facile à saisir et facile à retenir.
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Remplissez autant d'informations de base que vous en avez besoin:
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Si vous payez votre fournisseur dans une devise différente de votre devise habituelle, sélectionnez cette devise dans la liste déroulante Devise boîte.
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Habituellement, vous devez ignorer les champs Solde d'ouverture et À partir de. Vous entrerez cette information dans une écriture plus tard.
Bien que la règle habituelle est que vous ne souhaitiez pas définir un solde d'ouverture pour un fournisseur, cette règle comporte une exception importante. Vous consignez votre solde créditeur à la date de conversion en établissant un solde d'ouverture pour chaque fournisseur à la date de conversion. La somme de ces soldes d'ouverture est ce que QuickBooks utilise pour déterminer le total de vos comptes créditeurs à la date de conversion.
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Fournit les informations sur l'adresse du fournisseur.
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Cliquez sur l'onglet Infos supplémentaires et fournissez toute information supplémentaire nécessaire.
Si vous cliquez sur l'onglet Infos supplémentaires, QuickBooks affiche une poignée d'autres boîtes que vous pouvez utiliser pour collecter et stocker des informations facultatives. Parmi ces boîtes, le plus important est probablement le numéro d'identification fiscale. Vous aurez besoin de ce numéro plus tard si vous devez envoyer au fournisseur un formulaire 1099 pour lui signaler les paiements.
Un bon guide si vous payez un fournisseur pour la première fois est d'obtenir son numéro d'identification fiscale. Si quelqu'un ne vous donne pas son numéro d'identification fiscale, c'est probablement un signe de quelque chose d'anormal.
Si vous cliquez sur l'onglet Préfixe du compte (le troisième onglet disponible dans la boîte de dialogue Nouveau fournisseur), QuickBooks affiche des boîtes que vous pouvez utiliser pour répertorier les comptes que QuickBooks doit remplir automatiquement lorsque vous enregistrez un chèque. fournisseur ou lorsque vous enregistrez une facture d'un fournisseur. Par exemple, si le chèque au locateur paie toujours le loyer et les frais de services publics, vous pouvez demander à QuickBooks de «pré-remplir» ces deux comptes chaque fois que vous indiquez que vous écrivez un chèque ou enregistrez une facture du propriétaire.
