Comment ajouter des fournisseurs à votre liste des fournisseurs QuickBooks 2015 - des mannequins

L'ajout de fournisseurs à votre liste de fournisseurs QuickBooks 2015 fonctionne de la même manière que l'ajout de clients à votre liste de clients. Il suffit de suivre ces étapes simples pour effectuer le travail:

1. Choisissez Vendors → Vendor Center ou cliquez sur l'icône Vendors en haut de l'écran.

   QuickBooks affiche la fenêtre Vendor Center. En plus de répertorier vos fournisseurs, il répertorie toutes les agences de taxe de vente que vous avez identifiées dans le cadre de la configuration des éléments de taxe de vente.

2. Cliquez sur le bouton Nouveau fournisseur, puis choisissez la commande Nouveau fournisseur dans le menu qui s'affiche.

   QuickBooks affiche l'onglet Infos adresse de la fenêtre Nouveau fournisseur. Vous utilisez cette fenêtre pour décrire les fournisseurs et toutes leurs petites idiosyncrasies.

   Si vous cliquez sur le bouton Nouveau fournisseur et que vous choisissez la commande Ajouter plusieurs fournisseurs, QuickBooks affiche une feuille de calcul que vous pouvez utiliser pour décrire plusieurs fournisseurs à la fois.

   

3. Entrez le nom du vendeur.

   Le curseur se trouve déjà dans la zone de texte Nom du fournisseur. Tout ce que vous avez à faire est de taper le nom du fournisseur comme vous voulez qu'il apparaisse dans la liste des fournisseurs. Si vous souhaitez répertorier vos fournisseurs par nom d'entreprise, entrez le nom de l'entreprise. Pour les lister par le prénom ou le nom du représentant, entrez un de ces noms.

   La liste va trier, par ordre alphabétique ou numérique, par les informations que vous entrez dans ce champ, et non par les informations ci-dessous.

4. (Facultatif) Entrez le nom de votre contact.

   Remplissez les zones de texte Nom complet avec le prénom, l'initiale et le nom de famille du contact client. Vous pouvez également fournir un titre pour la personne à contacter.

5. (Facultatif) Entrez le numéro de téléphone et l'adresse e-mail du fournisseur et, le cas échéant, le numéro de fax et les adresses du site Web.

   Vous pouvez modifier les étiquettes utilisées pour les cases du numéro de téléphone en choisissant une autre description dans leur liste déroulante. Et notez que la fenêtre possède également une zone de texte Autre 1 afin que vous puissiez enregistrer d'autres informations tangentielles. Peut-être le poids du contact.

6. Entrez l'adresse à laquelle vous êtes censé poster des chèques.

   Vous pouvez utiliser les zones de texte Détails de l'adresse facturés et expédiés à partir de pour fournir les informations sur les adresses du fournisseur. QuickBooks copie les noms de société et de contact sur la première ligne de l'adresse. Vous devez donc saisir uniquement l'adresse, la ville, l'état et le code postal. Pour passer de la fin d'une ligne au début de la suivante, appuyez sur Entrée.

7. (Facultatif) Vérifiez les informations de l'onglet Paramètres de paiement par défaut.

   Cliquez sur l'onglet Paramètres de paiement pour accéder à un ensemble de cases vous permettant d'enregistrer le numéro de compte du fournisseur, les conditions de paiement du fournisseur, le nom à imprimer sur le chèque et la limite de crédit.

   Un numéro de compte est requis si vous souhaitez utiliser la fonction de paiement de factures en ligne de QuickBooks pour payer le fournisseur. QuickBooks transfère le numéro de compte dans le champ mémo du contrôle de paiement.

8. (Facultatif) Vérifiez les paramètres de taxe par défaut.

   Vous pouvez cliquer sur l'onglet Paramètres fiscaux pour accéder à un ensemble de cases vous permettant d'enregistrer le numéro d'identification fiscale du fournisseur et d'indiquer si le fournisseur doit recevoir une déclaration d'impôt 1099 à la fin de l'année.

9. (Facultatif) Fournissez les comptes par défaut à utiliser avec un fournisseur.

   Vous pouvez cliquer sur l'onglet Paramètres du compte pour afficher une courte liste de comptes que QuickBooks utilisera pour remplir les champs du numéro de compte lorsque vous saisissez une facture du fournisseur.

   

10. (Facultatif) Cliquez sur l'onglet Infos supplémentaires et catégorisez le fournisseur.

    L'onglet Informations supplémentaires fournit initialement une liste déroulante Type de fournisseur que vous pouvez utiliser pour classer le fournisseur en tant que consultant, fournisseur de services, fournisseur ou agence fiscale. Vous pouvez toutefois ajouter des champs personnalisés à l'onglet en utilisant le bouton Définir les champs.

11. Tapez 0 (zéro) dans la zone de texte Solde d'ouverture.

    Vous ne voulez généralement pas entrer le montant que vous devez au vendeur; vous le faites plus tard, lorsque vous payez vos factures. Toutefois, si vous utilisez la comptabilité d'exercice pour vos dépenses (ce qui signifie simplement que votre système comptable compte les factures comme des dépenses lorsque vous recevez la facture et non lorsque vous payez la facture), vous devez indiquer QuickBooks ce que vous devez des fournisseurs à la date de conversion.

    Vous pouvez le faire le plus facilement en saisissant les soldes d'ouverture des fournisseurs dans la zone Solde d'ouverture lorsque vous configurez un fournisseur dans la liste Fournisseur.

12. Entrez la date de conversion dans le champ Date de début.

    Ce que vous faites ici, en passant, est de fournir la date à laquelle la valeur affichée dans la zone de texte Solde d'ouverture est correcte.

    QuickBooks propose un onglet Préfixe de compte dans la fenêtre Nouveau fournisseur. Utilisez cet onglet pour spécifier un ensemble de comptes de dépenses que QuickBooks proposera chaque fois que vous indiquerez que vous écrivez un chèque, que vous saisissez une facture ou que vous indiquez des frais de carte de crédit pour le fournisseur.

13. Enregistrez les informations sur le fournisseur en cliquant sur OK.

    Cette étape ajoute le fournisseur à la liste et vous renvoie à la fenêtre Vendor Center.

Pour ajouter un grand nombre de fournisseurs à la liste Fournisseur en même temps, affichez la fenêtre Centre des fournisseurs, cliquez sur le bouton Nouveau fournisseur, puis choisissez l'option Ajouter plusieurs fournisseurs. QuickBooks affiche la feuille de travail Ajouter / Modifier plusieurs entrées de liste, qui vous permet de collecter et d'éditer toutes les informations que les fenêtres normales du fournisseur font.

Vous pouvez, si vous le souhaitez, utiliser cette fenêtre pour copier et coller les informations sur les fournisseurs à partir d'un classeur Microsoft Excel.