Comment condenser votre fichier de données QuickBooks 2012 - mannequins

La commande Condenser de QuickBooks 2012 crée une copie permanente, appelée copie d'archivage, du fichier de données QuickBooks. Une copie archivistique du fichier de la société correspond à un instantané du fichier de la société tel qu'il existe à un moment donné.

Si quelqu'un a plus tard une question - peut-être votre comptable ou un auditeur fédéral ou d'État - vous pouvez utiliser la copie archivistique du fichier de données pour montrer à quoi ressemblait le fichier de la société à un moment donné

Après avoir compris ce qu'est l'archivage, c'est assez simple. Pour condenser le fichier de société QuickBooks, procédez comme suit:

1. Choisissez la commande Fichier → Utilitaires → Données condensées.

   QuickBooks affiche la première boîte de dialogue Condenser Data, comme indiqué dans l'illustration ci-dessous.

   

2. Sélectionnez le bouton radio Transactions avant une date spécifique.

   Cette option indique à QuickBooks que vous voulez faire deux choses: Créer une copie d'archivage du fichier de données QuickBooks et réduire la taille du fichier de l'entreprise de travail afin qu'elle ne soit pas trop grande. QuickBooks réduit la taille de la version de travail du fichier de données de l'entreprise en supprimant les anciennes transactions fermées si vous choisissez à l'étape 3 de supprimer les transactions.

3. Spécifiez la date de suppression des transactions antérieures.

   Pour spécifier la date avant laquelle les transactions fermées doivent être supprimées, entrez la date dans la zone de date fournie. Si vous souhaitez condenser le fichier en supprimant des transactions au plus tard le 31 décembre 2009, par exemple, entrez 12/31/2009 dans la zone de date.

   Notez, cependant, que vous n'avez pas besoin de vous sentir obligé de supprimer un tas de transactions fermées. Vous supprimez les transactions fermées uniquement si votre fichier de société QuickBooks devient trop volumineux. Vous pouvez facilement travailler avec un fichier de société QuickBooks de 25, 50 ou même 100 Mo (mégaoctets).

   Cliquez sur Suivant lorsque vous avez fini de spécifier les transactions que QuickBooks doit supprimer. QuickBooks affiche la deuxième boîte de dialogue Condenser Data, comme indiqué dans l'illustration suivante.

   

4. Précisez comment et si QuickBooks doit résumer les transactions qu'il supprimera.

   Utilisez la deuxième boîte de dialogue Données condensées pour indiquer comment QuickBooks doit résumer les transactions qu'il supprimera. Vous pouvez demander à QuickBooks de récapituler les transactions à l'aide d'une entrée de journal unique ou d'une écriture de journal mensuelle, ce que vous faites en sélectionnant le bouton d'option approprié.

   Vous pouvez également sélectionner le bouton Ne pas créer de résumé pour indiquer que vous ne souhaitez pas que QuickBooks crée une entrée de journal récapitulatif pour remplacer les transactions supprimées.Cliquez sur Suivant lorsque vous avez terminé. QuickBooks affiche la troisième boîte de dialogue Condense Data (non illustrée), qui vous demande comment les transactions d'inventaire doivent être condensées.

5. Spécifiez comment les transactions d'inventaire doivent être condensées.

   Si votre fichier QuickBooks inclut des transactions d'inventaire, QuickBooks vous recommande de supprimer les anciennes transactions d'inventaire. Lorsque QuickBooks affiche la troisième boîte de dialogue Condenser les données, vous pouvez indiquer à QuickBooks de le faire en sélectionnant le bouton d'option Supprimer les transactions d'inventaire. Cliquez sur Suivant pour passer à la quatrième boîte de dialogue Données condensées (non affichée), qui vous demande quelles transactions doivent être considérées comme fermées.

6. Spécifiez quelles transactions doivent être considérées comme fermées.

   Lorsque vous cliquez sur Suivant pour aller au-delà de la boîte de dialogue Condenser les données sur les transactions d'inventaire, QuickBooks vous demande un peu plus d'informations sur ce qui constitue exactement une transaction "fermée" ou "ancienne" à supprimer.

   Vous cochez les cases pour indiquer si les transactions antérieures à la date de suppression doivent être supprimées même si elles ne sont pas supprimées, si elles sont marquées comme étant à imprimer, marquées comme À envoyer, et ainsi de suite. Ensuite, vous cliquez sur Suivant pour passer à la cinquième boîte de dialogue Condenser les données.

   

7. Spécifiez tout nettoyage de liste qui doit avoir lieu.

   Utilisez la quatrième boîte de dialogue Condense Data pour indiquer à QuickBooks qu'il doit également nettoyer certaines listes. Vous pouvez cocher les cases de la boîte de dialogue Condenser les données. En nettoyant votre liste en supprimant les éléments de liste inutilisés, vous réduisez non seulement la taille du fichier de l'entreprise, mais vous facilitez également l'utilisation de la liste.

8. Cliquez sur Suivant.

   QuickBooks affiche la cinquième page de la boîte de dialogue Condenser Data, comme indiqué dans l'illustration suivante.

   

9. Confirmez votre opération de condensation et d'archivage.

   Une fois que vous avez décrit comment QuickBooks doit archiver et condenser le fichier de l'entreprise, QuickBooks affiche la cinquième boîte de dialogue Condenser les données. Cette boîte de dialogue vous demande de confirmer votre décision d'archiver et de condenser le fichier de données. Utilisez cette boîte de dialogue pour confirmer le fait que vous souhaitez archiver et condenser les données.

10. Cliquez sur Commencer le condensé.

    QuickBooks commence le processus de condensation du fichier de données.

11. Sauvegardez le fichier de données lorsque vous y êtes invité.

    Au tout début du processus de condensation, QuickBooks vous invite à sauvegarder le fichier de la société QuickBooks. La sauvegarde du fichier de la société QuickBooks dans le cadre d'une opération de condensation fonctionne de la même manière que la sauvegarde du fichier de la société QuickBooks à tout autre moment.

    Après avoir sauvegardé le fichier de la société QuickBooks, QuickBooks enregistre une copie d'archive du fichier de la société, puis nettoie la version de travail du fichier de l'entreprise en utilisant vos instructions. Encore une fois, comme indiqué dans les étapes précédentes, le processus de nettoyage peut prendre quelques minutes ou plusieurs heures si votre fichier est très volumineux.