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Un problème chronique d'inventaire auquel de nombreux propriétaires d'entreprise et chefs d'entreprise doivent faire face est le rétrécissement des stocks. QuickBooks 2012 peut vous aider à faire face à ce problème. Il est très probable, parfois pour les raisons les plus innocentes, que vos registres d'inventaire surestiment le nombre de pièces.
Lorsque cela se produit, vous devez ajuster vos enregistrements. Essentiellement, vous voulez réduire à la fois la valeur monétaire de votre inventaire et la quantité de vos articles en stock.
Vous trouverez ci-dessous l'écriture que QuickBooks a créée pour vous permettre d'enregistrer cet événement. Cette écriture au journal débite un compte de dépenses approprié - dans l'entrée de journal 9, le compte de dépenses est charge de retrait - pour 100 $. Une entrée de journal doit également créditer le compte d'inventaire pour 100 $.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Rétrécissement | 100 | |
| Inventaire | 100 |
Dans QuickBooks, vous n'enregistrez pas d'écriture officielle comme celle présentée ici. Vous utilisez quelque chose appelé une feuille de calcul du nombre physique pour ajuster les quantités de vos articles en stock à ce qu'ils sont en réalité. Lorsque vous effectuez cet ajustement, QuickBooks crédite automatiquement le solde du compte d'inventaire et ajuste les quantités. QuickBooks vous demande également de fournir le compte de dépenses qu'il doit débiter pour le rétrécissement.
Autrefois, les entreprises comparaient leurs enregistrements comptables avec les dénombrements physiques des articles en stock seulement une fois par an. En fait, le dénombrement physique de l'inventaire annuel était un rituel douloureux que traversaient de nombreux distributeurs et détaillants.
Ces jours-ci, la plupart des entreprises ont constaté qu'il est beaucoup plus efficace d'étalonner les inventaires physiques tout au long de l'année. Cette approche, appelée cycle de comptage, signifie que vous comparez probablement vos enregistrements comptables avec les chiffres physiques de vos articles les plus précieux plusieurs fois par an.
Pour vos articles de valeur modérée, vous comparez probablement vos enregistrements de comptabilité d'inventaire avec les chiffres physiques une ou deux fois par an. Avec vos articles d'inventaire les moins chers, vous ne comparez probablement que de façon irrégulière les enregistrements d'inventaire avec les chiffres physiques, et vous pouvez accepter un certain degré d'imprécision.
Par exemple, plutôt que de compter les vis dans une poubelle, vous pouvez peser la poubelle et faire une estimation du nombre de vis. Dans tous les cas, vous voulez un système qui vous permet de comparer vos enregistrements comptables à vos comptes physiques.Le rétrécissement des stocks et la désuétude des stocks représentent les coûts réels de l'activité qui ne seront pas enregistrés dans vos documents comptables d'une autre manière.
