Table des matières:
- 1Insérez un disque / disque vierge dans le lecteur approprié.
- 2Si vous stockez des données pour plusieurs sociétés, assurez-vous que la société dont vous voulez sauvegarder les données est la société active.
- 3Choisissez Fichier → Société de sauvegarde → Créer une sauvegarde locale pour lancer l'opération de sauvegarde.
- 4Dites QuickBooks où vous voulez sauvegarder le fichier de données QuickBooks.
- 5Décrivez comment QuickBooks doit sauvegarder votre fichier de données.
- 6 Déterminez quand QuickBooks doit sauvegarder votre fichier de données.
- 7Confirmez l'emplacement et le nom du fichier de sauvegarde.
- 8Cliquez sur Enregistrer.
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Vous êtes occupé. Vous n'avez pas le temps de vous amuser avec QuickBooks. Vous voulez juste faire un travail passable de sauvegarde, et vous avez décidé à quelle fréquence vous prévoyez de le faire. Cela ressemble à votre situation? Ensuite, procédez comme suit:
1Insérez un disque / disque vierge dans le lecteur approprié.
Vous pouvez sauvegarder sur n'importe quel disque amovible, y compris les périphériques de mémoire flash, les disques durs portables et les CD inscriptibles. Cependant, notez qu'Intuit (le fabricant de QuickBooks) vous recommande de ne pas utiliser la commande de sauvegarde QuickBooks pour déplacer un fichier de sauvegarde sur un CD.
Intuit recommande plutôt de sauvegarder le fichier sur votre disque dur, puis d'utiliser la commande Windows File Copy pour graver le fichier sur le disque. Cette approche de contournement a tendance à résoudre certains des problèmes d'écriture de CD rencontrés lors d'une sauvegarde directe sur un CD de QuickBooks.
Vous pouvez sauvegarder sur n'importe quel disque fixe, tel que votre disque dur ou un disque réseau, mais l'avantage d'un disque amovible est que vous pouvez le stocker dans un autre emplacement. En guise de compromis, vous pouvez également utiliser un disque réseau. Vous ne voulez généralement pas utiliser votre disque dur (bien que ce soit mieux que rien) parce que l'une des catastrophes qui pourraient arriver à vos données QuickBooks est une panne de disque dur.
Vous pouvez également sauvegarder vos fichiers QuickBooks dans une zone de stockage en ligne.
2Si vous stockez des données pour plusieurs sociétés, assurez-vous que la société dont vous voulez sauvegarder les données est la société active.
Pour savoir si la bonne société est active, il suffit de regarder la barre de titre de la fenêtre de l'application QuickBooks, qui nomme la société active. (Si vous ne vous souvenez pas avoir configuré plusieurs fichiers, ne vous inquiétez pas, vous n'avez probablement qu'un seul fichier - le cas habituel.)
3Choisissez Fichier → Société de sauvegarde → Créer une sauvegarde locale pour lancer l'opération de sauvegarde.
QuickBooks affiche la boîte de dialogue Créer une sauvegarde.
Si vous utilisez QuickBooks en mode multi-utilisateur, vous devez passer en mode mono-utilisateur avant de sauvegarder votre fichier. Pour ce faire, choisissez Fichier → Passer en mode mono-utilisateur.
4Dites QuickBooks où vous voulez sauvegarder le fichier de données QuickBooks.
Lorsque QuickBooks affiche la boîte de dialogue Créer une sauvegarde, spécifiez l'emplacement de la sauvegarde en sélectionnant le bouton radio Sauvegarde en ligne ou Sauvegarde locale.
Pour sauvegarder votre fichier QuickBooks localement, sélectionnez l'option Sauvegarde locale.
5Décrivez comment QuickBooks doit sauvegarder votre fichier de données.
Avec la première boîte de dialogue Créer une sauvegarde toujours affichée, cliquez sur le bouton Options. QuickBooks affiche la boîte de dialogue Options de sauvegarde, à partir de laquelle vous spécifiez comment et quand QuickBooks sauvegarde votre fichier de données:
Choisissez un emplacement par défaut. Spécifiez l'emplacement du fichier de sauvegarde. Vous pouvez le faire en entrant le chemin d'accès du dossier de sauvegarde dans la zone Dites-nous où enregistrer vos copies de sauvegarde (hard) ou en cliquant sur le bouton Parcourir puis en utilisant la boîte de dialogue Rechercher un dossier que Windows affiche pour sélectionner un emplacement de sauvegarde par défaut.
Affinez l'opération de sauvegarde. La boîte de dialogue Options de sauvegarde fournit quelques cases à cocher que vous pouvez utiliser pour affiner l'ancienne opération de sauvegarde QuickBooks. La case à cocher Ajouter la date et l'heure de la sauvegarde au nom de fichier, si elle est sélectionnée, fait exactement ce qu'elle indique. La case à cocher Limiter le nombre de copies de sauvegarde dans ce dossier à [X] indique à QuickBooks de limiter le nombre de copies de sauvegarde de votre fichier QuickBooks qu'il stocke dans le dossier de sauvegarde. Le nombre par défaut de copies de sauvegarde conservées est de trois; cela devrait être bien.
Spécifiez la règle de rappel de sauvegarde. Vous pouvez cocher la case Rappeler à sauvegarder lorsque je ferme mon fichier de société toutes les [X] heures pour indiquer à QuickBooks qu'il devrait vous rappeler de sauvegarder régulièrement. Par défaut, QuickBooks vous rappelle toutes les quatre fois que vous fermez un fichier de données, mais vous pouvez remplacer la valeur dans la zone de texte pour spécifier une autre fréquence de rappel de sauvegarde.
Sélectionnez une option de vérification des données. QuickBooks propose trois options de vérification des données: Vérification complète (sûre mais lente), Vérification plus rapide (rapide mais pas aussi complète) et Pas de vérification (vous épargnant un peu de temps maintenant au risque d'énormes problèmes plus tard). L'option Vérification complète est ce que recommande QuickBooks.
Lorsque vous avez terminé avec la boîte de dialogue Options de sauvegarde, cliquez sur OK, puis sur Suivant. QuickBooks affiche la deuxième boîte de dialogue Créer une sauvegarde.
6 Déterminez quand QuickBooks doit sauvegarder votre fichier de données.
La deuxième boîte de dialogue Assistant de sauvegarde fournit des boutons d'option que vous utilisez pour programmer quand vous voulez sauvegarder. Par exemple, pour indiquer que vous souhaitez sauvegarder sur place, sélectionnez le bouton radio Enregistrer maintenant.
Remarque: La toute première fois que vous sauvegardez votre fichier QuickBooks à l'aide de la commande Créer une sauvegarde, QuickBooks ne vous demande pas quand il doit sauvegarder votre fichier de données. QuickBooks sauvegarde juste le fichier de données, en sautant cette étape.
7Confirmez l'emplacement et le nom du fichier de sauvegarde.
Une fois la deuxième boîte de dialogue Assistant de sauvegarde affichée, cliquez sur Suivant. QuickBooks affiche la boîte de dialogue Enregistrer une copie de sauvegarde.
Par mesure de sécurité, vérifiez que l'emplacement du nom de fichier et du dossier affiché dans la boîte de dialogue Enregistrer la copie de sauvegarde est correct. Si l'emplacement du dossier n'est pas correct, sélectionnez un nouvel emplacement de dossier dans la liste déroulante Enregistrer dans. Si le nom de fichier n'est pas correct, modifiez le nom affiché dans la zone de texte Nom de fichier.
8Cliquez sur Enregistrer.
QuickBooks sauvegarde votre fichier de données et affiche une boîte de message qui vous indique qu'il a sauvegardé votre fichier. Le message indique également le nom du fichier de sauvegarde et l'emplacement du dossier.
