Comment enregistrer et imprimer des chèques dans QuickBooks 2012 - des nuls

Évidemment, toute entreprise écrit des chèques - pour payer des factures et payer des employés. QuickBooks 2012 comprend une commande et une fenêtre spécialement pour l'enregistrement et éventuellement l'impression des chèques.

1Choisissez la commande Banking → Write Checks.

QuickBooks affiche la fenêtre Write Checks.

2Utilisez la liste déroulante Compte bancaire.

Sélectionnez le bon compte sur lequel écrire un chèque.

3Utilisez le champ N ° (numéro de chèque) pour identifier le numéro de chèque.

Si vous ne connaissez pas encore le numéro de chèque parce que vous n'avez pas imprimé le chèque, laissez le champ N ° vide. Activez ensuite la case à cocher À imprimer, qui apparaît à peu près au milieu de la fenêtre Vérifications en écriture.

4Utilisez le champ Date pour enregistrer la date d'écriture ou d'écriture du chèque.

Vous pouvez entrer la date de vérification au format mm / jj / aaaa. Vous pouvez également entrer des dates simplement comme mmdd ou m / dd, et QuickBooks les transforme en mm / jj / aaaa. Ainsi, les 3/17, 0317 et 17/03/2012 sont tous des moyens valides d'entrer la même date, si l'année en cours est 2012.

Vous pouvez également cliquer sur le petit bouton de calendrier qui apparaît à droite de la Date champ. Lorsque vous cliquez sur le bouton de calendrier, QuickBooks affiche un calendrier contextuel. Pour sélectionner un jour affiché dans le calendrier, cliquez sur le jour.

5Utilisez le champ Payer dans l'ordre de pour identifier la personne ou l'entreprise que vous payez avec le chèque.

Si le chèque que vous enregistrez est le premier chèque que vous avez fait au bénéficiaire, vous devez taper le nom du bénéficiaire dans le champ Payer à l'ordre de. Si vous avez déjà payé le bénéficiaire, vous pouvez cliquer sur le bouton fléché situé à l'extrémité droite du champ Payer à l'ordre.

Lorsque vous le faites, QuickBooks affiche la liste des bénéficiaires précédents. Vous pouvez sélectionner un bénéficiaire dans cette liste en cliquant sur son nom.

6Déplacez le curseur de sélection sur le champ $ (ou montant) et tapez le montant de la vérification.

QuickBooks écrit le montant du chèque sur la ligne sous le champ Payer à l'ordre de.

7Distribuez le montant du chèque aux comptes de dépenses ou d'actifs appropriés.

Si le chèque paie pour une dépense particulière ou achète un actif particulier, cliquez sur l'onglet Dépenses. Utilisez ensuite les lignes ou les lignes de l'onglet Dépenses pour identifier le compte et le montant payé par le chèque.

Si vous catégorisez la dépense comme celle encourue pour un client ou un travail particulier, vous pouvez utiliser la colonne Facturable (indiquée par une icône) pour indiquer si cet article doit être facturé ultérieurement au client.

8Décrivez les articles que le chèque achète.

Voici l'onglet Items de la fenêtre Write Checks. Vous utilisez l'onglet Éléments lorsque vous écrivez une vérification pour acheter des éléments affichés et décrits dans votre liste d'éléments.

Pour utiliser l'onglet Articles, identifiez l'article acheté en entrant le code ou le nom de l'article dans la colonne Article. Facultativement, modifiez la description de l'élément affichée dans la colonne Description. Utilisez ensuite les colonnes Qté, Coût et Montant pour décrire le nombre d'articles et le coût total des articles achetés.

9Pour imprimer un chèque, cliquez sur le bouton Imprimer.

Vous pouvez également imprimer les chèques d'un lot après avoir enregistré le dernier chèque que vous souhaitez imprimer. Cliquez ensuite sur la flèche vers le bas à droite du bouton Imprimer. Lorsque QuickBooks affiche le menu Imprimer, choisissez sa commande Imprimer lot. QuickBooks affiche la boîte de dialogue Sélectionner les chèques à imprimer.

10Sélectionnez les chèques que vous souhaitez imprimer en cliquant dessus.

Utilisez la zone Premier numéro de chèque pour identifier le numéro du premier chèque à utiliser pour l'impression. Puis cliquez sur OK. Lorsque QuickBooks affiche la boîte de dialogue Imprimer les chèques, utilisez la zone Vérifier le style pour identifier le type de chèque sur lequel vous imprimez. Si vous utilisez des chèques standard ou de style portefeuille, vous devez également indiquer le nombre de chèques. Puis cliquez sur le bouton Imprimer.

11Après avoir décrit le chèque et les raisons pour lesquelles vous l'avez fait, cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer ou sur le bouton Enregistrer et nouveau.

Le bouton Enregistrer & Fermer enregistre la vérification et ferme également la fenêtre Write Checks. Cliquez sur le bouton Enregistrer & Nouveau pour enregistrer la vérification, puis réaffichez la fenêtre Écrire les vérifications afin de pouvoir enregistrer une autre vérification. Si vous ne souhaitez pas enregistrer la vérification, cliquez sur le bouton Effacer.