Vidéo: Enregistrer une facture d'achat simple 2024
Lorsque vous recevez des articles d'un fournisseur, vous pouvez enregistrer le reçu dans QuickBooks. Vous le faites généralement lorsque vous souhaitez enregistrer la réception d'un article avant même de recevoir une facture pour l'article. Par exemple, dans toute entreprise avec des stocks, vous voulez savoir exactement combien de stock vous avez dans votre entrepôt ou dans votre magasin.
Vous ne voulez pas attendre pour ajuster vos enregistrements d'inventaire pour ces achats jusqu'à ce que vous receviez la facture du fournisseur. Dans ce scénario, vous enregistrez lorsque vous recevez des éléments.
Pour enregistrer les réceptions d'articles, procédez comme suit:
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Choisissez la commande Fournisseurs → Réception d'articles.
QuickBooks affiche la fenêtre Créer un récépissé.
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Sélectionnez le fournisseur auprès duquel vous recevez des articles dans la liste déroulante Fournisseur.
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Sélectionnez les commandes d'achat pour lesquelles vous recevez des articles.
S'il existe des commandes d'achat ouvertes pour le fournisseur, QuickBooks affiche une boîte de message vous demandant si vous souhaitez recevoir des articles par rapport à l'un des bons de commande ouverts. Si les éléments que vous recevez sont des éléments que vous avez configurés dans une commande, cliquez sur Oui.
Lorsque QuickBooks affiche la boîte de dialogue Ouvrir les commandes d'achat - la boîte de dialogue répertorie uniquement les commandes d'achat ouvertes - sélectionnez celle qui a ordonné les articles que vous recevez actuellement, puis cliquez sur OK. QuickBooks remplit l'onglet Éléments de la fenêtre Créer un récépissé d'article en utilisant les informations de la commande d'achat.
Cette saisie automatique des informations de commande d'achat devrait vous faire gagner du temps si les articles que vous recevez correspondent aux articles de la commande d'achat.
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Confirmer la date de réception.
Utilisez le champ Date pour confirmer la date de réception. Comme avec le champ Date dans d'autres endroits dans QuickBooks, entrez la date au format mm / jj / aaaa. Ou cliquez sur le bouton Calendrier situé à droite du champ Date et choisissez la date dans le calendrier contextuel affiché par QuickBooks.
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Utilisez la case Total pour identifier la valeur totale de la commande reçue, si disponible.
QuickBooks calcule ce total pour vous en ajoutant les coûts des articles individuels, de sorte que vous pouvez attendre plus tard.
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(Facultatif) Entrez un numéro de référence.
Vous pouvez utiliser la Réf. Numéro de champ pour fournir un numéro de référence. Par exemple, vous voudrez peut-être référencer le numéro de commande du fournisseur.
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(Facultatif) Fournissez une description dans la zone de texte Mémo.
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Décrivez les articles reçus.
Utilisez l'onglet Eléments pour identifier les éléments que vous avez reçus. L'onglet Articles de la fenêtre Créer des reçus d'articles ressemble à l'onglet Articles de la fenêtre Créer un ordre d'achat et fonctionne de la même manière.
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Décrivez les dépenses connexes.
L'onglet Dépenses de la fenêtre Créer un récépissé d'article fonctionne comme l'onglet Dépenses de la fenêtre Contrôles en écriture.
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Cliquez sur le bouton Sauvegarder & Fermer ou Enregistrer & Nouveau pour enregistrer l'article de reçu.
Si vous cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer, QuickBooks enregistre les informations de réception de vos articles et ferme la fenêtre Créer des reçus d'articles. Si vous cliquez sur le bouton Enregistrer & Nouveau, QuickBooks enregistre les informations de réception d'article et réaffiche une nouvelle version nettoyée et nettoyée de la fenêtre Créer des reçus d'articles. Vous pouvez ensuite utiliser la fenêtre pour décrire les réceptions d'autres ensembles d'éléments.
