Comment enregistrer les transactions dans QuickBooks - Les nuls

Vous pouvez utiliser la fenêtre Enregistrer dans QuickBooks pour enregistrer vos transactions bancaires. La fenêtre de registre ressemble au registre papier régulier que vous utilisez pour garder la trace des transactions ou d'un compte bancaire. QuickBooks vous permet d'entrer des transactions directement dans un registre de compte.

1Pour afficher un compte, sélectionnez la commande Banking → Use Register.

Parfois, lorsque vous choisissez la commande Banking → Use Register, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Use Register. La boîte de dialogue Utiliser le registre vous demande de sélectionner le compte bancaire que vous souhaitez afficher dans un registre.

2Pour sélectionner le compte que vous souhaitez utiliser, ouvrez la liste déroulante Sélectionner un compte, sélectionnez le compte bancaire, puis cliquez sur OK.

QuickBooks affiche la fenêtre de registre.

Si QuickBooks affiche le registre d'un compte autre que celui que vous souhaitez voir, sélectionnez Banque → Utiliser à nouveau. La boîte de dialogue Utiliser le registre devrait apparaître.

La boîte de dialogue Utiliser le registre vous permet en fait de sélectionner n'importe quel compte. Vous pouvez également sélectionner un compte non bancaire.

3Utilisez la colonne Date du registre pour enregistrer la date du dépôt, du paiement ou du transfert.

Vous pouvez entrer une date en utilisant le format de date mm / jj / aaaa. Vous pouvez également cliquer sur le petit bouton de calendrier situé à droite du champ Date pour afficher le mois indiquant la date, puis cliquer sur le bouton du jour correspondant à la date que vous souhaitez entrer.

4 (Facultatif) Attribuez un numéro de transaction.

Utilisez la colonne Numéro pour identifier la transaction de manière unique. Dans le cas de transactions par chèque, par exemple, utilisez le champ Numéro pour enregistrer le numéro de chèque. Pour les transferts et les dépôts, vous n'avez peut-être pas besoin d'enregistrer un numéro.

5Utilisez le champ Bénéficiaire pour enregistrer le bénéficiaire d'un chèque, le client payant un acompte ou un autre élément d'information dans le cas d'une transaction de transfert.

Notez que vous pouvez sélectionner un client, un fournisseur ou un nom existant dans l'une des listes QuickBooks en cliquant sur le bouton flèche vers le bas à l'extrémité droite du champ Bénéficiaire. Lorsque vous faites cela, QuickBooks affiche une liste de noms. Cliquez sur celui que vous voulez sélectionner.

6Fournissez le montant de la transaction.

Utilisez la colonne Paiement si vous décrivez une transaction de chèque ou un virement qui transfère de l'argent du compte. Utilisez la colonne Dépôt si vous décrivez un dépôt dans le compte ou transférez dans le compte. Entrez le montant de la transaction dans la colonne appropriée - Paiement ou Dépôt - en utilisant les dollars et les cents.

7 Identifiez le compte.

Pour les transactions par chèque, utilisez le champ Compte pour identifier la dépense payée par un chèque ou l'achat d'un chèque.Pour les opérations de dépôt, vous utilisez le champ Compte pour identifier le compte de revenus des ventes que le dépôt représente. Pour les transactions de transfert, utilisez le champ Compte pour identifier l'autre compte bancaire impliqué dans la transaction.

Vous pouvez entrer le nom du compte dans la zone Compte ou vous pouvez ouvrir la liste déroulante Compte et sélectionner le compte souhaité.

8 (Facultatif) Fournissez une description de mémo.

Si vous le souhaitez, utilisez le champ Mémo pour fournir une brève description du paiement, du dépôt ou de la transaction de transfert.

9 (Facultatif) Fractionnez la transaction.

Si une transaction doit être affectée à plusieurs comptes, cliquez sur le bouton Partages. QuickBooks affiche ensuite la zone Divisions dans la fenêtre de registre. La zone Divisions vous permet de diviser une transaction entre plusieurs comptes. Par exemple, un chèque qui paie à la fois les fournitures de bureau et les frais de réparation d'ordinateurs peut être réparti entre ces deux comptes de dépenses.

De même, une transaction de dépôt représentant à la fois les revenus de produits et les revenus de services peut être répartie entre ces deux comptes. Après avoir terminé avec la zone Splits, cliquez sur le bouton Fermer.

Vous pouvez effacer le détail des divisions en cliquant sur le bouton Effacer. Vous pouvez également demander à QuickBooks de recalculer le montant du paiement ou du dépôt en utilisant les données de la transaction fractionnée simplement en cliquant sur le bouton Recalculer.

La zone Divisions vous permet également de faire quelque chose qui n'est pas possible dans le registre standard: Vous pouvez utiliser la zone Divisions pour enregistrer les informations sur le client et le travail, les informations de classe et les informations de facturation. Pour ce faire, utilisez la colonne Client: Travail, la colonne Facturable et la colonne Classe.

10Pour enregistrer une transaction dans le registre, cliquez sur le bouton Enregistrer.

QuickBooks recalcule le solde du compte et ajuste le solde final de la nouvelle transaction.