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Vous pouvez spécifier comment QuickBooks fonctionne pour vous en définissant des préférences. En fait, une grande partie de ce que vous faites lorsque vous exécutez QuickBooks 2011 EasyStep Interview (lorsque vous configurez QuickBooks) fournit des informations que QuickBooks utilise pour définir vos préférences.
Par exemple, si vous indiquez que vous facturez des taxes de vente aux clients, l'entrevue EasyStep décrit comment la taxe de vente devrait fonctionner pour votre entreprise en utilisant les préférences de taxe de vente.
L'onglet Mes Préférences du jeu Préférences de comptabilité offre une seule option: Vous pouvez indiquer à QuickBooks que vous souhaitez qu'il remplisse automatiquement les informations lors de l'enregistrement d'une entrée de journal générale.
L'onglet Préférences de la société propose les cinq cases à cocher de la comptabilité générale ainsi que les paramètres de date de clôture.
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Utiliser les numéros de compte: La case à cocher Utiliser les numéros de compte, si elle est sélectionnée, vous permet d'entrer un numéro de compte pour une transaction.
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Require Accounts: La case à cocher Require Accounts, si elle est sélectionnée, indique à QuickBooks que vous devez spécifier un compte pour une transaction.
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Utiliser le suivi des cours: La case à cocher Utiliser le suivi des cours vous permet d'indiquer à QuickBooks que vous souhaitez utiliser non seulement des comptes pour suivre vos informations financières, mais également des cours. Vous pouvez effectuer le suivi des dépenses en utilisant des catégories telles que les salaires, le loyer et les fournitures. Les classes vous permettent donc de suivre ces informations dans une autre dimension.
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Attribuer automatiquement le numéro d'entrée au journal général: Cette case à cocher indique à QuickBooks d'attribuer des numéros aux entrées de journal générales que vous entrez à l'aide de la commande Créer une entrée de journal. Vous voulez laisser cette case cochée.
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Avertir lors de la comptabilisation d'une transaction sur les bénéfices non répartis: Cette case à cocher indique à QuickBooks d'afficher un message d'avertissement lorsque vous ou quelqu'un d'autre tente de débiter ou de créditer directement son compte de bénéfices non répartis.
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Avertissements de date: Les champs Avertissement de date indiquent à QuickBooks de vous avertir lorsque vous ou quelqu'un d'autre saisissez une transaction dont la date est trop éloignée dans le passé ou trop éloignée dans le futur. Vous voulez également spécifier combien de jours est trop loin dans le passé ou trop loin dans le futur.
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Paramètres Date de clôture: Le champ Date de clôture vous permet d'identifier une date avant laquelle votre fichier de données QuickBooks ne peut pas être modifié. En d'autres termes, si vous définissez la date de clôture au 31 décembre 2010, vous indiquez à QuickBooks que vous ne souhaitez pas que des modifications soient apportées au fichier de données QuickBooks avant cette date.
Les versions antérieures de QuickBooks vous permettent également d'activer et de désactiver une fonctionnalité de piste d'audit à l'aide de l'onglet Préférences de la société des Préférences de comptabilisation.Cependant, depuis 2007, QuickBooks fournit une piste de vérification toujours active, , de sorte que vous ne voyez plus de case à cocher Audit Trail dans les préférences de comptabilité. Une piste d'audit, en passant, conserve simplement une liste de qui fait quelles modifications aux transactions. Les comptables, de manière prévisible, adorent les pistes de vérification. Les pistes d'audit permettent à quelqu'un, tel que votre CPA, de venir après le fait et de comprendre pourquoi un solde de compte est ce qu'il est.
