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L'onglet Préférences d'entreprise de QuickBooks 2013 fournit les cinq cases à cocher de comptabilité générale suivantes, ainsi que les avertissements de date et les paramètres de date de clôture. (Les cases à cocher sont probablement explicites pour tous ceux qui ont fait un peu de comptabilité avec QuickBooks, mais pour les nouveaux utilisateurs de QuickBooks, voici une brève description de ce que chacun fait.)
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Utiliser les numéros de compte: La case à cocher Utiliser les numéros de compte, si elle est sélectionnée, vous permet d'entrer un numéro de compte pour une transaction. La case à cocher associée, Afficher le sous-compte le plus bas uniquement, indique à QuickBooks de n'afficher que le nom et le numéro de compte d'un sous-compte (si vous en utilisez un) au lieu de l'héritage complet du compte.
Si vous utilisez beaucoup de niveaux de sous-comptes, cette option peut vraiment nettoyer les vues, ce qui vous permet de savoir plus facilement quel compte vous regardez.
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Require Accounts: La case à cocher Require Accounts, si elle est sélectionnée, indique à QuickBooks que vous devez spécifier un compte pour une transaction. C'est logique. Si vous n'utilisez pas les comptes pour suivre les montants qui entrent et sortent de l'entreprise, vous ne faites pas vraiment de comptabilité. Il ne serait jamais logique de désélectionner la case à cocher Require Accounts.
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Utiliser le suivi des cours pour la transaction: La case à cocher Utiliser le suivi des cours vous permet de dire à QuickBooks que vous souhaitez utiliser non seulement des comptes pour suivre vos informations financières, mais aussi des cours. Les classes vous permettent de diviser les informations au niveau du compte d'une autre manière. Cela semble compliqué, mais c'est vraiment très simple.
La liste de comptes, par exemple, vous permet de suivre les revenus et les dépenses par catégories de revenus et de dépenses. Vous pouvez suivre les dépenses en utilisant des catégories telles que les salaires, le loyer et les fournitures. Les classes vous permettent donc de suivre ces informations dans une autre dimension.
Par exemple, vous pouvez diviser les dépenses salariales en salaires versés à deux endroits différents de votre entreprise. Un restaurateur avec deux restaurants peut vouloir faire cela. Notez que QuickBooks fournit également une boîte que vous pouvez cocher pour indiquer que QuickBooks devrait vous inviter à attribuer des classes.
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Affecter automatiquement le numéro d'entrée au journal général: Cette case à cocher indique à QuickBooks d'attribuer des numéros aux entrées de journal générales que vous saisissez à l'aide de la commande Créer une entrée de journal. Vous voulez laisser cette case cochée. En passant, les écritures de journal générales sont généralement saisies par votre CPA ou votre comptable professionnel.
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Avertir lors de la comptabilisation d'une transaction sur les bénéfices non répartis: Cette case à cocher indique à QuickBooks d'afficher un message d'avertissement lorsque vous ou quelqu'un d'autre tente de débiter ou de créditer directement son compte de bénéfices non répartis.(Normalement, vous ne voulez pas directement débiter ou créditer le compte des bénéfices non répartis, et seuls les comptables qualifiés entreraient des transactions directement dans les bénéfices non distribués.)
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Avertissements de date: Les zones Avertissements de date indiquent à QuickBooks vous avertir lorsque vous ou quelqu'un d'autre entre une transaction avec une date trop loin dans le passé ou trop loin dans le futur. Si vous cochez l'une des zones Avertissements de date, vous devez également spécifier combien de jours sont trop éloignés dans le passé ou trop éloignés dans le futur.
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Paramètres Date de clôture: Le champ Date de clôture vous permet d'identifier une date avant laquelle votre fichier de données QuickBooks ne peut pas être modifié. En d'autres termes, si vous définissez la date de clôture au 31 décembre 2011, vous indiquez à QuickBooks que vous ne souhaitez pas que des modifications soient apportées au fichier de données QuickBooks avant cette date.
Cela signifie que quelqu'un ne peut pas modifier une transaction datée avant votre date de clôture sans avoir reçu un message d'avertissement effrayant. Cela signifie également que quelqu'un ne peut pas entrer une transaction en utilisant une date avant cette date de clôture.
Vous pouvez cliquer sur le bouton Définir date / mot de passe pour afficher une boîte de dialogue qui vous permet de spécifier une date de clôture et de créer le mot de passe requis lorsque quelqu'un souhaite ajouter une ancienne transaction ou modifier une ancienne transaction.
Il y a bien longtemps, les versions antérieures de QuickBooks vous permettaient également d'activer et de désactiver une fonctionnalité de piste d'audit en utilisant l'onglet Préférences de la société des Préférences de comptabilité. Cependant, toutes les versions récentes de QuickBooks fournissent une piste de vérification toujours active, , de sorte que vous ne voyez plus de préférence de comptabilisation des cases à cocher Audit Trail.
Une piste d'audit, en passant, garde simplement une liste de qui fait quelles modifications aux transactions. Les comptables, de manière prévisible, adorent les pistes de vérification. Les pistes d'audit permettent à quelqu'un, tel que votre CPA, de venir après le fait et de comprendre pourquoi un solde de compte est ce qu'il est.
